蒋继雷 菏泽市人力资源和社会保障局

摘要：社会保险档案是“记录一生、管理一生、跟踪一生、服务一生”的惠民工程，做好社会保险档案管理工作一直是各项工作的重中之重。随着社会不断发展，科学技术日新月异，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，而做好社会保险档案管理的根本点就是紧跟社会形势，加强创新。本文通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，提出了一些社会保险档案管理工作的创新方法及拙见。希望通过本文的探究能够为我国社会保险档案管理工作事业的可持续发展给予一定的帮助。

关键词：社会保险；档案管理；问题；创新

一、社会保险档案管理工作的重要性

1.社会保险档案是维护参保人员合法权益的重要凭证

社会保险是一项全民关注的民生大事，它涉及面广，专业性强，工作环节多，业务管理繁杂，办理过程中产生的业务档案的数量也很庞大。社会保险档案是参保单位和参保人员参保缴费记录、社保关系转移、待遇享受情况等基本信息记录的重要材料，是核定参保人员享受社会保险待遇资格的重要依据，也是维护参保人合法权益的重要凭证。

2.社会保险档案管理工作的好坏影响到社会的和谐稳定

社会保险档案是民生档案的重要组成部分，涉及千家万户。社会保险档案管理工作的好坏，直接关系到成千上万参保群众的切身利益，如果经办机构对这些重要的档案保管不慎，势必会影响到参保人员的利益，进而影响整个社会的和谐稳定。面对新形势，我们要不断提高社会保险档案管理水平，为政府和广大参保人员提供优质的档案利用服务，使档案管理服务与各项经办管理服务整体推进、协调发展。

二、社会保险档案管理中存在的主要问题

1.意识淡薄，对社保档案管理不够重视

有些工作人员对社会保险档案的重要性认识程度不够，在工作中，仅考虑个人或科室平时工作的方便，经常将一些重要的档案资料随意存放在科室里，导致日常许多有价值的档案丢失或者损坏。随着我国社会保险覆盖范围越来越大，相应的社会保险档案数量急剧增加，而社会保险档案管理工作却未得到足够的重视，管理档案的硬件投入不足，使得社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。有的地方部门由于档案归档不及时，档案保存工作不到位，甚至出现丢失的现象。

2.专业人员难落实，整体业务水平不高

目前，社会保险部门档案机构现有的档案管理人员，一方面是知识结构单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低；另一方面社会保险档案专职人员难落实，缺少专职的档案管理人员，即使有，大多也是临时抽调，对档案管理工作知之甚少，业务不精通，严重影响社会保险档案的质量。现有档案管理人员出去交流学习的机会不多，致使档案管理工作许多的新的做法和经验得不到及时的学习和借鉴，许多档案管理人员的管理水平仍停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。目前，社会保险档案管理人员普遍存在着技能单一、知识老化、专业知识缺乏的现象，大部分档案管理人员专业理论水平和业务工作能力较弱，主动性和创新性不够，不适合现代化的档案管理要求^[1]。档案人员除了要有档案专业知识外，还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识，只有这样才能更好的服务。

3. 档案管理不健全，资料收集不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。失业、托管人员档案以及破产、关停并转企业退休人员档案管理不规范、不齐全，档案时刻面临着流失、失控现象^[2]。

4.存在多头管理，职责难分清的现象

目前我国社会保险档案管理是一个多部门管理档案的格局。由于社保档案涉及的面广，不一样的类别社保档案分别归属不一样的部门管理，管理部门采用不同的工作方式和管理方式，在管理职责上也没有明确的分工，这样多头管理，各有政策，各部门之间咨询沟通困难，造成了管理标准化的困难。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便，如在转移保险关系的时候，由于涉及部门较多，参保人员往往要在多个部门之间奔走，办事效率极低；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金^[3]。 

5.信息开发跟不上，浪费信息资源

从社会保险业务档案信息开发情况来看，虽然社会保险改革已搞了多年，但社会保险的档案管理却仍停留在初级管理阶段，不能有效地开发社会保险档案的信息资源，埋没了许多对推动社会保险改革有价值的信息。

三、新时期社会保险档案管理模式创新的设想

1.强化档案意识，培养档案管理专业人才

社保档案是社会保障工作活动中形成的真实记录，是维护人民群众合法权益的客观依据，也是社会保障工作可持续发展的内在需要。要通过会议、参观学习、典型事例等各种形式来加强档案业务的培训，使全体干部职工都能充分认识到社保档案与自己日常工作和生活密切相关，建立全员档案意识^[4]。要加强对档案管理人员的管理和考核，落实关于档案管理工作的法规、文件的学习，使档案管理员充分认识档案的重要性，增强做好档案工作的自觉性和责任感。同时，要加大对档案管理人员的培训力度，定期对档案管理人员进行业务培训，尤其是近年来随着信息技术、网络技术在档案管理中的应用，对档案管理人员提出了更高的要求。只有通过不断的学习和培训，才能培养出具有广博的知识并掌握现代网络技术的复合型人才，全面提高档案人员的业务水平，适应档案管理现代化发展的趋势，更好的服务大众。

2.完善档案管理制度，规范档案管理工作。

每一类档案都应该有相应的管理制度和一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。各社会保险经办机构要根据社保工作的实际，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。按着制度和明确的工作程序，对档案进行收集、分类、整理、保管、移交、存档等，实现各种门类、不同载体的档案及有关资料统一管理，集中保管，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。这样档案门类齐全，结构合理，不仅可以有效防止档案资料的流失，切实提高档案管理的质量和效率，而且能充分满足事业发展和人民群众利用需求，在社保事业和为老百姓服务方面发挥积极的作用。

3.加强档案信息化管理，充分发挥社保档案的服务功能

信息技术的不断发展为创新档案管理方式，实现智能、人性化管理提供了先决条件^[5]。社保纸质档案的查阅费时费力，非常不便，且在翻阅过程中容易造成破损、缺失等问题。为更好的保护纸质档案原件，方便参保人员和业务人员查询，提高工作效率和档案资料管理的安全性，应尽快加大了对社保档案管理的资金投入，完善各项软硬件设施，在专业人员的指导下，聘请专业的电子化扫描公司，对社保档案进行电子化扫描，将纸质档案转化成电子档案永久保存，实现传统的纸质文件向电子文件的转变。打造出一条便民惠民的快捷查询服务通道，极大地方便了老百姓的查询和利用。所有参保信息查询均可在档案查询软件上进行，为参保人提供了续保、转移、待遇核发等依据，维护参保人员的切身利益，提高经办效率。

4.加强信息资源传输网络化，实现信息资源共享 

档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。紧紧围绕信息化建设这个重点，创新思维，狠抓资源数据库建设，开发信息资源，建立有特色的数字化信息资源库，充分发挥社会保险业务档案的作用。一方面，社保档案记录着参保单位和参保个人的真实信息，通过对有关就业、失业等方面档案数据情况分析，可以为领导决策服务、为业务建设服务、为行政管理服务。分别在就业援助工作对策、强化职业技能培训、解决失业保险社会化发放制度接轨、解决享受低保、就业、灵活就业人员参加医疗保险方案等方面提出的积极建议，为党委、政府决策提供可靠的档案依据^[6]。另一方面要为企业参保人员补足职工工龄，为退休干部找回工资待遇，为老知青找回延续工龄，为广大企业职工找回参保依据、缴费年限的审核、养老保险转移、养老金待遇复核等等提供有效凭据。同时为政府制订、落实社保工作政策和决策提供了大量可靠的信息，充分发挥社保档案服务政府、服务民生的作用^[7]。

　总而言之，加强社会保险档案管理工作，是实现社会保险事业健康可持续发展的重要基础，在今后的的工作中，应该根据社会保险档案的特点和社会保障事业的发展，不断创新、与时俱进，适应新形势下的需要，不断改进和完善我国的社会保险档案工作，充分发挥其为现实服务的作用，推进社会保障事业的和谐发展。

参考文献：

[1]党立萍.事业单位档案管理创新与改革新思路研究[J].黑龙江史志.2014(07)

[2]姚丽,李晰彬.社会保障档案管理的思考[J].办公室业务.2014(01)

[3]钱均.社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究[J].办公室业务.2013(13)

[4]徐静.事业单位档案管理现状及其创新措施分析[A].经济生活——2012商会经济研讨会论文集（上）[C].2012

[5]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法[J].现代商业.2012(32)

[6]赵艳萍,伍明慧.做好新形势下社会保险档案管理工作的思考[J].哈尔滨职业技术学院学报.2008(03)

[7]翟丽华.加强社保档案管理的重要性及对策分析[J].科技创新与应用.2012(04)