合同管理信息化研究

杨晓琴 黄瑞 葛洲坝集团试验检测有限公司

摘要：合同是企业一切业务与经济往来的依据，合同管理是企业经营管理的重要组成部分，其管理精细与否直接影响企业的效益。合同管理信息化是企业现代化管理的必然趋势，利用网络信息平台实现资源共享，以合同为主线，以结算及成本为中心，搭建以电子化办公为特点，可高效实现合同的全寿命、动态、精细管理，提高经营管理效率，保证企业效益。

关键词：合同管理；信息化；精细化

一、合同管理信息化平台的搭建

合同寿命周期大致分为订立、履行两个阶段，订立阶段工作包括招投标、合同谈判、合同评审、订立合同，履行阶段工作主要是依据合同保证项目质量、进度、成本、利润等目标的实现，以及合同变更索赔，尾工清算与竣工决算等工作。根据合同的寿命周期，合同管理信息化平台的搭建依据合同管理内容可形成初步信息化平台框架，如图1所示。

图1 合同管理信息化平台框架

凭借软件平台和网络平台，在对合同进行动态管理的同时，拓宽了合同履约信息收集与监督渠道，便于及时纠偏与反馈。信息化平台可大致分为四板块三层次的布局，其中合同订立管理与合同履约管理为信息化动态管理的核心板块，每个板块根据管理内容又分为子板块，子版块根据工作内容需要再设置功能性板块。系统实体将办公软件，譬如excel、word等软件完美嵌入，导入常用预算报价金额，编制常用资金动态分析公式等方便投标报价和效益控制，合同图片、扫描件等以附件的形式集成于系统，通过此系统可方便、快捷并系统化地对合同进行管理，通过对系统设置权限，相关人员可根据不同的检索方式挖掘所需数据，结合PDCA循环模式，对合同的整个寿命周期进行实施监控，

二、精益思想与合同信息化平台的融合

信息平台是硬件，管理思想是软件，精益管理思想与信息化管理思想是现代化企业管理的必然趋势，将合同管理精细化思想深入、切实的融合到合同管理的整个过程，需要从组织结构、制度、人员、技术等多方面着手。

2.1 合同订立精细化管理在信息化平台上的实现

作为精细化管理的原则之一就是职责细化、明确化，合同订立阶段，首先市场开发部指定项目牵头人，对招标文件、客户、竞争对手相关的信息进行收集与分析，对市场供求与价格以及项目业主的利益诉求进行调研，同时利用成本、利润测算模型对报价进行合理的调整和预测，信息收集、市场调研、数据分析尽可能采用标准化流程和分析方法，避免单凭经验做决策而造成的风险，牵头人要具备全面的工作经验，定期组织人员交流，充分沟通。

重视对预付款、投标保证金、履约保函的支付、扣回条件和比例的条款，此版块应由牵头人负责到底，财务人员进行监控，在合同订立前及时提交履约保函，防止也只没收投标保证金造成损失，合同订立后为避免资金占压增加财务成本，要及早索回投标保证金（或保函）。借助网络平台，多方参与更是方便了合同评审，结合前期收集的市场信息与招标文件要求分析合同条款，利于对合同履行风险控制。合同签订与信息录入板块，合同签订后对合同进行分类编号，对合同的基本信息进行建档，建立该合同台账，并上传合同原件，以方便相关人员查阅与下载。

2.2 合同目标管理与考核兑现精细化

管理制度细化和管理体系完善化是精细化的具体要求，合同订立之初要确认合同执行部门和项目负责人，将经营部门、项目管理部门、财务部门、风控部门、人资等相关部门纳入统一的信息化平台，各负其责，全面管理。细化职责分工，项目负责人对项目的进展情况定期进行更进，经营部门对合同的已完工程量的结算支付、项目成本进行监督与反馈，财务对资金到账、保证金扣回情况进行管理，项目管理部门对合同执行过程的质量、进度进行控制，安全、风险管理部门负责风险把控。

根据项目特点，对项目负责人制定科学、量化、系统化的岗位职责与考评标准，由经营管理部和财务管理部协作，结合项目周期、合同金额、工程进度、成本支出等因素，分项细化绩效考核目标，结合激励措施，调动人员的积极性，合理安排考评周期，对合同的履约过程实行PDCA循环监控，避免计划目标值与实际情况脱节等问题，保证考核测算与兑现公平、量化、标准化。

2.3 合同结算精细化管理在信息平台的实现

结算与资金支付管理是合同管理的基础，依据合同约定的支付条件，以合同为单元建立结算支付台账，在工程前期结合总工期与工程进度预测未来的结算节点，后期可依据前期实际结算的数据为支撑，预测可能的时间阶段和结算金额。对于合同有约定结算周期的可直接设定结算节点，利用信息化平台，提醒合同负责人定期办理结算，譬如按月结算，系统可设置每月为时间节点，提前提醒负责任人尽快核算已完工程量，可办理结算金额等消息，到期已办理结算，项目负责人可将结算依据传与经营人员，经营人员审核通过后，以结算明细的方式登入合同台账，财务人员随时对已办理结算的资金到账情况进行跟踪，一旦资金到账，相应的财务人员应将财务扣款明细、实际支付等信息录入系统。通过系统程序设置实现连续的结算链，此外，经营人员要定期与其他相关部门进行对账，核对现场实际工程量，全面了解合同结算情况。并与财务管理部对账，查缺补漏，对合同的收支平衡进行把控，控制合同实施的成本，保证合同的效益。对到期提醒项目负责人未及时办理结算的情况，经营人员要主动进行沟通，及时了解、解决结算遇到的问题。

系统可设置合同编号检索、主题词检索、时间、数据提取等端口，方便快捷实现对合同台账等信息的查询与检索，经营分析可设置专门的功能板块，通过提取相关的数据，编制程序实现本期数、上期累计数、本期累计数、剩余合同储备、同期类比数据、环比数据等简单直观的分析数据材料，为合同过程动态管理提供依据。

2.4 变更索赔管理

变更索赔管理是一个相对较为漫长的工作，可在信息化平台分类设计变更索赔信息存储区域，信息平台资源共享，相关人员可随时查阅信息，为变更索赔工作提供思路，经营人员可随时关注、整理变更索赔资料，一旦时机成熟，可由专人依据合同与收集信息据理力争完成变更索赔工作，改变以往变更证据不足等窘境。

2.5 合同清算与质保金退回管理

尾工清算、竣工决算、保证金退回通常是合同管理工作最为头痛的一件事，但凭借合同信息化动态、精细的过程动态管理系统，可大大减小此类工作的难度，通过长此以往的建立的合同信息集成平台，合同结算台账详细、系统，可在较短时间内、消耗较少的人力、物力成本实现清算工作，动态信息化管理系统更适用于工程量大、结算工期较长、后期人员调动频繁等特点的工程，这是合同信息化管理的一大亮点。

三、结语

合同管理信息化、精细化是现代企业管理的必然趋势，合同管理信息化平台的搭建具有可行性，对现实工作具有实质性的指导作用，可大大提高管理的效率，保证项目管理三大目标的顺利实施，实现企业效益。