朱蔚婷 广东电网有限责任公司珠海供电局

摘要：本文针对新形势下企业发票管理的难点、痛点问题，拟通过引入“互联网+”系统建设，提升发票管理的信息化水平，实现发票智能闭环管理，在技术上和管理上提出创新优化原有企业发票管理流程，在线监控票据，提高业务数据准确性、真实性，从而解决手工完成发票的分发、收集、核对等工作带来的人力开销,及管理操作上的延迟。票据管理智能化不仅提高工作效率，保证资金安全，提升风险管控能力。

关键词：发票；互联网；闭环

一、企业发票管理现状及存在问题

（一）发票的定义

发票是在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中由收款方填开提供给付款方凭其付款和提货或者接受服务的书面证明。同时也是确定纳税人发生纳税义务的原始依据，是企业财务收支的法定凭证，是税务稽查的重要依据。

电子发票是信息时代的产物，同纸质发票一样，采用税务局统一发放的形式给商家使用，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，分配给商家，在电子发票上附有电子税局的签名机制。与传统纸质发票相比，电子发票在保管、查询、调阅时更加方便，解决了纸质发票查询和保存不便的问题。

（二）供电企业发票管理现状

在“营改增”正式落地后，随着电子商务的快速发展以及信息技术的不断完善，推进了我国电子发票的加速发展，电子发票从电商、零售到金融保险，再到电信行业以及后来的包括酒店业、餐饮业在内的服务业等行业扩展。企业收到的进项发票范围增加，企业不但要接收较以往更多的需认证的纸质进项发票，日常报账业务中涉及的电子发票也越来越普遍，这些变化无形中增加了财务管理的难度。传统管理模式存在很多管理的问题已越来越不适应时代发展的需求，需要管理的大量发票同时存在管控困难：①发票数据需手工输入、手工盘点、手动传输移交，不仅出现遗漏丢失的现象还需大量人力。全面“营改增”的推广，企业收到的进项发票范围增加，收票、抵扣、入账、抵扣等都存在及时性、一致性的管理问题，任何环节的疏忽，都会间接增加资金的占用成本和财务风险。②增值税发票增多，人工监控发票有效时易出错，耗时长。在内部员工的办公桌上往往都有个票据夹，把各类发票等统统放在里面以备报销。一个采购或者修理项目，因产品质量，施工问题等原因推后结算而导致进项税发票过了认证期而不自知的，最终都将给公司带来不必要的经济损失。③纸质发票和电子发票的混合使用使管理难度加大。随着国家税务总局对电子发票的推广，用于职工报销的日常费用如通讯费、部分餐费均以电子发票进行报销入账，电子发票无纸化及可重复打印的特点对于而言却是一个烫手山芋，鉴于无纸化的电子发票可重复打印的特性，在纸质、打印效果上都会有所差异，这就相当于把原来发票的物理防伪性能都取消了，鉴别真伪的责任全都推给了财务人员。另外，电子发票可以重复打印的特性也使如何防范重复报销成为企业财务人员面临的问题，同一张电子发票在复印后和原发票几乎一模一样，如果用来重复报销，财务人员根本无法识别。对此，只能由财务人员在报账时把每张电子发票号码登记下来并形成一个共享的电子发票备查簿，以便于在确认发票的有效性时进行筛查。凡涉及电子发票的业务均需通过备查簿查证为未使用发票才可进行报账，这无疑增加了财务人员日常的工作量及审查压力。④进项发票认证不便。企业接收大量的进项发票，每张发票都需要认证，这个工作量相当大，对于各种收票不及时，票面数据与账面数据不一致等，给认证工作带来了很大的难度。因此，对发票管理提出新的挑战和革新，优化发票的管理模式成为的最新诉求。

二、发票智能闭环管理的设想

针对发票管理的难点、痛点，提出利用“互联网+”建设一套科学管理的系统，优化发票的管理模式，拟实现发票智能闭环管理。该系统的建设设想是通过建设“一个池”，“两个环”来实现发票闭环管理，其应用原理是：通过系统批量信息采集形成发票池，再分别以进项和销项发票各搭建一个环，以利用发票池的数据实现系统自动在收票前期检验去除重复报销、检验错票假票，数据自动引用、传输，增值税专用发票的快速认证，通过发票反查业务等相关查询分析，发票凭证移交轨迹管理，以及发票的申购、领用等闭环管理。

（一）发票智能闭环管理系统模型构建

1.“一个池”、“两个环”模型搭建

为了实现发票智能闭环管理，拟建立发票管理系统将发票各项管理工作纳入流程化管理，利用“互联网+”技术采用云部署或集中部署，发票数据形成一个发票池，实现发票数据的共享实现。搭建“两个环”将所有发票业务环节向线上迁移，既保证数据一致性的同时实现监督和自动辨别真伪，还能避免发票重复报销，提醒进项发票及时抵扣，减免人工对账的繁冗环节，员工可以从繁重的手动操作中解放处理，发票资料全面电子化处理，有助于提高企业本身的账务处理效率。从而提升企业运营效率，提高内控能力，降低风险和管理成本。

2.系统的网络部署

通过外网专线搭建发票池与税务系统的通道，直连税务局系统，每天定时自动采集供应商开具给本企业的增值税专用发票。通过内网专线搭建发票信息共享通道，将发票池数据与财务信息管理系统共享。企业所有的进项发票、销项发票纳入到统一的发票池中存放，实现发票数据的共享，做到一次录入，后续环节统一使用和关联，

3.“两个环”设计思路

“两个环”是指分别以进项发票为基础建立闭环管理链条，和销售发票为基础建立闭环管理链条。

（1）进项发票管理设计思路

建立一个系统实现发票的批量采集，收票前期检验去除重复报销、检验错票假票、提醒专项发票认证时效，通过发票反查业务等相关查询分析，增值税专用发票的进项税票快速对账，移交和认证。

图2-1进行发票闭环管理模型图

①发票采集

多样的进项发票快速采集途径，包括：手工录入、拍照扫描、PDF识别、清单导入、集成接收等，采集的数据形成发票池。集成接受主要是通过直连税务局系统，每天定时自动采集供应商开具给本企业的增值税专用发票，系统直接访问开票系统能及时可获取与本公司相关的发票状态、发票信息。

②填单环节

业务人员根据实物发票，通过扫描枪对报销单的发票二维码进行扫描，扫描结果自动写入业务报销单，同时采用消息提醒模式，告知发票是否即将到认证期，防止增值税专用发票过期不能抵扣所带给企业的经济损失。系统自动填写后便可传递，通过系统整体链接，可以实现流转、报销、入账的无缝衔接，无需人工介入就可以将发票数据传递至公司财务系统，进入报销审批环节、支付环节；业务人员通过扫描二维码获取发票信息并将发票信息与国税局采集的发票信息比对，识别名称和税号，自动验证发票真伪；系统可根据发票代发、发票号码、报销金额，对重复报销的发票进行自动校验，校验的原理是：发票池记录发票报销状态。例如：设置系统校验规则，发票被报销单引用后，发票池记录发票号码、发票代码、报销人、报销单号、报销日期等，如这张发票再次被扫描报销，进行警示：重复报销！提醒业务人员该发票已被报销处理了不能再重复引用。该环节有效的保证数据传递的真实性，保障发票的有效认证时间，解决电子发票可以多次打印，重复利用的问题。

③财务审核环节

设置金额效验规则，根据扫描写入的增值税发票税额，和报销单据的税额进行比对审核，对不符合的发票进行警示。系统辅助校验开票日期是否在报销区间内，辅助校验开票地点和出差地点是否吻合。该环节把识别真伪交给系统去完成，减轻财务人员审单的压力。

④认证环节

报销单据审核通过、付款完毕，发票池的专用发票自动标识为可抵扣状态，对于专票抵扣联移交，建立票证关联，通过系统选择本人制证的凭证关联的抵扣联形成移交清单进行在线移交申请，建立移交台账。税务专员收到实物抵扣联后确认签收，确认后实时传到税务局认证。财务结账后，生成对账模块，将记账凭证中的进项税与认证通过的发票，通过发票号码、发票代码，自动匹配，完成对账。系统监控各个环节抵扣联的状态，达到对业务流程的控制的作用。该环节很好的解决了进项发票认证任务繁重以及账务与实物认证票据差异的问题。

（2）销项发票管理设计思路

利用“互联网+” 搭建税局网络通道，税务人员通过与航信增值税开票系统集成，查询统计发票数据：如购票数据、领用数据、开票数据、红字发票数据、发票作废情况、库存数据。发票申购在线提交申请，无需往返奔波税务局；自动接收发票赋码数据，发票自动入库，省时省力；同一税号，各开票共用一个发票号段池，省去分配和收回繁琐工作。

图2-2销项发票闭环管理模型图

三、结论

针对发票管理的现状，提出发票闭环管理的设想，通过发票管理系统开，建立发票池，实现发票数据统一汇总，统一管理，集中存储，将发票各项管理工作纳入流程化管理，监督来自内部、外部的各种发票信息和需求，充分保证发票在各环节的实时性与数据的准确性，避免数据冗余和不一致，为企业决策提供依据。利用电子发票二维码的唯一性，可以很好地减少依靠人工编制电子发票使用备查簿所增加的工作量，避免发票重复报销。打通业务系统和税局系统，保证数据一致性；业务数据和发票可关联穿透，发票可补充业务信息，降低发票溯源时间；支持发票推送财务系统入账，保证企业发票数据安全；提醒进项发票及时抵扣避免因人为疏忽造成的不必要经济损失，简化原有发票盘点、专业发票认证繁冗的对账环节。发票智能闭环管理系统有助于规避传统发票管理中可能产生的税收管理风险，从而提高工作效率，降低企业发票管理成本，提升企业风险管控能力。利用“互联网+”搭建“一个池、两个环”系统能够实现发票智能管理，提高发票管理能力，效防范资金风险，对提升财务精益化管理水平有较大的参考价值。

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