韩叶1   蕾蕾1  周梦韵2

1.中石油西南油气田分公司开发事业部  四川成都 610016

2.中石油西南油气田分公司勘探事业部  四川成都 610041

摘要：随着企业的发展,规章制度存在数量多，种类杂，但质量不高的情况，管理者在制度建设中常常会忽略制度给企业带来的效用价值，也不会在乎制度建设的效率问题。文章从企业制度建设出发，分析企业制度建设中容易忽略的问题，提出改善建议，促使制度建设管理同时注重结果和过程，做到制度效果与制度效率二者并重，实现制度建设全过程管理，达到企业提质增效的目的。

关键词：规章制度；合规；PDCA；流程管理

一、前言

企业的规章制度是各项法律法规在企业内部的延伸，是企业合规管理的重要渊源。当前许多调查研究发现，长盛不衰的高龄企业一直保持竞争优势的关键之一就是坚持制度管理，坚持在改革创新中不断完善制度体系。从长远来看，企业发展不仅需要资金、技术、人才的支持，更需要制度的保障。企业想更具有竞争优势，光依赖“人治”的模式是难以长久的，只有制度才能发挥更加广泛持久的作用，实现企业高效运转。

制度建设对企业而言是一项重要的基础工作，建立科学完善的规章制度并非一朝一夕，是一个艰巨和漫长的过程。鉴于此，文章有必要针对制度建设中的问题进行探讨，提出相应的对策，促使企业在经济新常态背景下，最终形成适应社会竞争、适应企业需求、适应员工发展的制度体系。

二、制度建设对企业发展的重要性

科学完善的制度体系对于企业的重要性表现在以下三个方面：

一是保障企业规范化运转，为提质增效营造氛围。规章制度既是对员工的行为约束和价值导向，同样也是对管理者自身的一种规范。制度建设能够帮助企业把权力关进笼子里，让企业管理有章可循、有据可依。通过制度明确企业利益相关者的权利义务，固定工作标准，落实工作责任，打造责任、权利、利益结合统一的长效管理机制，为企业规范经营建立良好的发展环境。

二是打造凝聚力的团队，建立提质增效的组织保障。员工是企业管理的核心要素，企业从维护绝大多数人的利益和重视员工价值追求出发，建立以人为本的管理制度，体现出人性化的关怀，便于制度在执行中获得员工的支持，提高员工的执行力，保障制度的真正落实，激励员工为企业创收创效。

三是降低成本和风险，实现提质增效的目的。发挥制度在企业管理中的指引和调控作用，帮助企业管理层合理衔接生产经营各个环节，充分利用人、财、物各种要素，强化各个业务部门互动配合意识，实现对企业相关活动的决策、组织、实施及协调控制，以尽量低的经营风险和消耗成本实现企业的提质增效的最终目的。

三、制度建设需要重视的问题

（一）制度建设的时效性和适用性

首先，切忌生搬硬套、流于形式。在构建制度体系过程中，企业一般会借鉴相似企业的规章制度，有些下级单位甚至直接全盘接受上级单位的规章制度，虽然整体上看来拥有较为完善的制度体系，但实际并未达到高效管理的效果，反而由于制度的不适用影响工作效率，导致工作停滞不前。还有部分制度流程繁琐冗余，审批执行效率低，制度出台时间过久导致工作懈怠，或者制度内容晦涩难懂，不能体现制度本身的重点，难以理解和掌握失去执行力。

其次，部分企业的制度建设缺乏系统性、前瞻性。制度建设偏于应急式管理，有的企业规章制度甚至万年不变，只有当生产经营中出现了问题，造成了损失，才会提高对制度建设的重视程度。企业必须转变观念，而不是走一步看一步，没有规划和方向，必须认识到未雨绸缪的管理方式远胜于亡羊补牢，要着眼于长远发展，最好用前瞻性的视角考虑制度建设，适当超前，思考未来制度建设中可能还会出现的问题，以及目前的制度是否能够解决。

（二）制度建设的稳定和严谨

制度建设是连续性的工作。新制度的修订要在吸收旧制度合理部分的基础上进行，在出台之前，旧制度要继续延续其效力。制度建设在一段时期也具有相对稳定性，企业已经形成固定的管理模式，具有自身明显的管理风格，每个员工都不约而同按照既定的标准去工作，这种管理状态不会因为管理层发生变化而改变。然而部分企业频繁变更制度，甚至朝令夕改，不仅降低了制度的影响力，浪费了企业大量的精力，还可能造成工作没有固定标准，让员工无所适从的混乱局面。

究其原因主要有两种：一种是被动式，因为制度前期缺乏充分的调研基础，管理层把握不住重点，舍本逐末，导致制度的可操作性太低，员工不接受不认同，以至于制度出台后难以推广执行，迫使企业要不断进行修改；另一种是主动式，这是由于企业一味盲目追求制度创新，没有以发展需求为动力，过度追求制度建设精益求精，在一定程度就变成了吹毛求疵，制度细节中稍有不完美就全盘否定，进行大刀阔斧的修改。制度的执行效果需要经过一段时间才能体现出来，而员工对制度的消化和理解也需要一个过程，制度的改革创新一定要以可操作性为原则，把握好制度创新的尺度，不能轻易动摇制度的稳定性。

（三）合规性审查的重要性

企业管理过程中常常会忽略法律合规部门的前置性审查作用，导致合规管理部门没有话语权、主动权，未对制度进行有效的合规性审查，造成企业制度与国家法律法规、行业规范相抵触，或者与上级单位相矛盾，导致规章制度难以理解执行。制度制定的具体业务部门由于其自身业务范围、角色的局限或者利益得失等问题，可能会与制度建设的整体协调性产生矛盾。

其次，企业的合规性审查过于片面，仅停留在形式上、文本上，未将规章制度的合规性审查融入到生产经营的具体业务中，没有深入了解所涉及的责任科室和业务流程，没有评估制度的合理性、可操作性。法律合规部门是复合性的管理部门，不应局限法律领域的一亩三分地，造成法律知识与实际经营的脱节，无法充分发挥法律合规的审查监督职能。

（四）制度的检查和考核

由于企业对制度建设过程不够重视，容易出现有头无尾、头重脚轻的现象。企业为了应付检查，花了大量精力制定规章制度，却不督促执行，导致制度制定与执行分离，让制度成为摆设。企业制定的考核标准不够客观合理，员工制度执行的结果也没有得到体现，影响了员工的积极性，还有部分管理者对于制度执行标准不一致，制度考核不公开不公平，不仅降低了制度的效力，也会让员工质疑制度的权威性，造成执行效果大打折扣。

执行的效果来源与员工对企业制度的严谨恪守。由于缺乏制度监管机制，企业没有定期监督制度的执行情况，等到遇见问题才会着手制度的监督检查，还有部分管理者不够重视制度执行的监管力度，忽略了制度执行的效果也会影响企业的管理成本和效率，认为只需要关注企业核心生产业务，不应该把精力投放到制度管理中，从而也会在一定程度上造成企业整体执行能力下降，引发员工工作消极懈怠。

（五）制度意识的培养

部分企业只注重规章制度的制定和执行，忽略制度培训，没有发挥规章制度的指引、教育作用，导致员工不了解、不知晓，直到遇到问题，甚至违反规章制度才开始关注。依靠员工个人的自觉意识来实现规范运作是不可靠不长久的，只有把规范标准通过制度固化下来，影响和督促企业中的每个人自觉地去执行遵守。因此，制度建设必须打牢制度教育基础，统一员工思想。对员工而言，制度培训有利于引导员工主动根据规章制度对行为的合规性进行预测，预见行为可能带来的后果，有利于改变自己的工作观念，指导工作方向，形成新的工作习惯；对管理者而言，制度培训可以帮助管理层掌握企业员工的思想状态，了解企业制度建设进展的大体情况和可能存在的管理漏洞。

其次，制度建设不应让员工处于一种被动接受的状态，容易使得效果适得其反。企业应该努力打造制度文化，鼓励员工参与到制度建设的共同研讨与完善中，充分调动员工的主动性，既能避免管理者拍脑袋做决策，又能激发员工对制度建设的认同感、归属感、信任感，尽可能降低制度执行的阻力，将企业的各项举措真正落到实处。

四、制度建设的相关建议

（一）“量体裁衣”，提高制度建设适应性

首先，做好规章制度的前期调研，从解决问题的目的出发。在制度制定时可以考虑采用5W2H分析法，考虑制度的目的，解决什么样的问题，能够达到什么样的效果，有助于企业全面思考问题，可以在一定程度上保证制度建设的目的性、针对性。对于能够借鉴的制度，企业并不能直接照搬照抄，管理层必须基于对企业的宏观把握进行因地制宜，抓住自身业务的重点，将其转换为本企业可操作的具体制度、操作手册或工作流程，形成拥有自身鲜明特点的企业制度体系。

其次，不断优化完善制度，保证制度与时俱进。制度建设是连续性、阶段性的，企业要对不合理的制度进行修改，对不完善的制度进行补充。当前的规章制度主要致力于解决目前存在的问题，随着企业的发展进步，必然会出现新的问题，或者无法预知的困难。企业要处理好继承和创新的关系，把握“立、改、废、释”四字原则，建立制度清单，确保制度建设日趋完善。

（二）将制度建设与流程管理相结合，提高制度建设的可操作性

一方面，制度设计可以以流程管理为基础，借鉴标准化流程管理经验。工作流程中对员工做什么工作、怎样开展工作做出具体的规定和指导，帮助员工防范岗位风险，明确工作方向。因此，可以将员工具体操作中好的经验方法固化下来，将高质高效的工作流程转化为具有指导性、可操作性的具体制度或行为手册，在提升制度建设质量和效率的同时，实现制度、职责、风控、流程的有效融合。

另一方面，规范的流程可以帮助制度落地，促进工作高效率。流程管理可以帮助员工树立标准化工作理念，固化员工的意识，逐渐将按流程执行变成一种工作习惯，建立标准化和秩序化的工作模式，为制度的执行落实奠定良好基础。流程管理还可以明确工作职责，落实主体责任，降低各个环节的沟通成本，帮助企业解决部门制度之间交叉重叠、冲突矛盾、协调性差等问题，增强企业制度建设的系统性、整体性和协同性，最大程度整合企业资源，提高企业的整体竞争能力。

（三）完善合规评价机制，提高制度建设的合法合理性

规章制度的合规性评价已经成为企业风险管理的一项重要内容。一方面，企业应将合规性评价作为制度体系运行监控的有效手段，根据自身规模、性质和业务类别，选择适宜的评价标准、评价方式方法、以及评价流程，从多个方面和多个维度来评价规章制度，最终形成合规性评价结果。通过合规性评价全面准确地反应制度体系实际运行状况，确保管理层获得违规风险的评价信息，力求将法律风险防控前置，及时纠正不合规事项，满足企业合法合规的承诺。

另一方面，正确定位职能角色，提高合规工作地位。法律合规部门要转变思想，统一立场，着重于利用法律思维帮助业务部门解决内部运营中的问题，为领导决策提供精准化指引和有力的帮助，而不是站在业务部门的对立面，执着于查找工作漏洞和法律风险，这样既能帮助企业改变事前发现问题而非事后解决问题的工作模式，又能让业务部门更加认可和理解法律合规部门的工作。法律合规部门还可以定期进行行业的法律动态宣传和案件分享，帮助各业务部门了解法律合规工作，宣传依法合规的理念，强化法律合规部门的存在感。

（四）严格考核机制，提高制度建设的权威性

制度执行是制度建设的根本保障，制度的效用和价值都要通过执行过程来体现。因此有必要建立完善监督考核机制，以制度检查和考核为手段来检验制度执行的效果。首先，管理层要以身作则，认识到管理层既是制度的制定者也是制度的执行者，制度面前无一例外，确保每个员工都处在制度约束范围。还要加强制度的执行力度和深度，将制度检查融入日常管理，将制度检查日常化、规律化，确保制度意识内化于心、外化于形。例如，可以考虑将制度检查与内控测试、领导干部述职或党风廉政建设等工作结合起来，提高制度建设的关注度、影响力，还可以利用监督检查帮助管理者寻找运行中的管理漏洞，收集信息和问题反馈，便于开展制度的后续评估和修正工作。

其次，健全制度执行的考核机制，把监督与激励手段有机结合，将执行结果与绩效挂钩，体现制度的赏罚分明。例如，把制度管理作为业务部门、员工绩效考核，评先选优，提拔晋升的重要内容之一。公示目标考核结果，及时兑现考核奖惩，既达到严惩无视制度、打擦边球行为的目的，又能让员工敬畏制度，自觉崇尚制度，营造良好的企业执行文化。

（五）重视员工参与，提高制度建设的可接受性

员工执行力的培养并非一朝一夕，企业要站在员工的立场，利用各种管理机制促使员工主动投入到制度建设中，实现员工执行力的不断提升。一方面，企业可以创新制度宣传推广方式。例如，开展“学制度、守制度、用制度”的主题系列活动，扎实推进“制度建设年”“制度落实年”系列活动，为员工参与制度建设提供便捷条件和资源，让员工更加了解企业制定制度的意图，从而获取员工思想上的认同，缓解制度强制性要求带来的压力和阻力，保证制度执行不走样。同时还可以以制度测试、制度知识竞赛等方式检查制度推广的力度和深度，检验制度落实的效果，提高员工对制度的关注度力和执行力。

其次，企业还可以充分利用意见箱，拓宽管理层与员工沟通渠道，同时又能最大限度的保护员工的隐私，收集到最真实有效的信息，促使员工从制度的对立到制度的参与，进而转化为实际工作中的支持。企业还可以多采取积极正面的鼓励措施，例如举办“制度有奖建议征集活动”、“合理化建议”、“金点子”等活动，对提出有效建议的员工给予实质性的奖励，从而激励员工为企业发展出谋划策。

（六）引入PDCA循环模式，实现制度建设闭环高效

PDCA循环是质量管理的基本工作程序和方法，它是美国质量管理专家休哈特博士首先提出，由戴明采纳、宣传普及，所以又称戴明环。PDCA循环分为四个阶段，即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查) 和 Action(改进)。由于制度建设的连续性、时效性，制度建设不能一蹴而就，也不会一劳永逸，它的发展是随着企业变化而变化，这一特点使制度建设与PDCA的管理模式不谋而合的。因此，企业可以利用PDCA中循环提升的思路对制度进行动态管理，从提出制度计划—制定制度方案—检查制度执行—改进制度体系四个阶段开启持续循环模式。

PDCA循环不限于同一水平层次的循环，它通过每一次循环去解决管理中存在的问题，取得制度建设的阶段性成果，然后又在新的管理基础上再次循环往复，再次提升管理，这样螺旋式上升的管理模式能够促使企业制度建设循序渐进，能够帮助企业解决在不同发展阶段的矛盾，保证制度中的条款与企业实际发展相对应，从而发挥制度应有的管理效用。

（七）借助信息化手段，提升制度建设运行效率

规章制度的获取途径和查询效率也会影响制度的执行效果，企业规章制度分类多、数量多、更新快，制度建设应紧跟时代发展，创新管理技术与管理手段，通过“互联网+”打造信息化的制度管理模式。例如，建立规章制度管理平台或者基于网页形式的制度管理界面，参照企业规章制度体系框架，按照模块、业务类别将制度归类，将规章制度的建立、收集、存储、查询、评价等功能集成在一起，通过管理与信息技术融合，提升企业在规章制度、工作流程方面的管理效率和质量，实现制度的信息化管理。

同时，作为一个互动平台，管理层和员工不仅可以掌握和查询企业制度建设的基本情况，实现制度透明公开，提高受众面和影响力，还可以通过平台对制度执行提出建议和意见，推动员工有效参与制度建设工作，避免制度制定的盲点，帮助企业寻找管理短板，提升管理水平，从而达到提质增效的目的。

五、结束语

制度建设是带有根本性、全局性、稳定性、长期性的建设，是企业生产经营管理中一项关键工作。好的制度能事半功倍，坏的制度能造成恶性循环。因此，随着内外环境以及各种客观因素的变化，企业要不断推进完善制度建设，发挥制度建设在企业生产经营中的最大价值和效用，为企业的发展提供强大的内驱力，以制度建设引领企业高效化发展。

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