曹雷  平湖市公共资源交易中心

摘要：政府采购能有效提高财政资金的使用效益，维护国家和社会公共利益，还能够有效保护政府采购当事人的合法权益，并从源头上抑制贪污腐败现象的发生，促进廉政文化建设。构建政府采购档案则是全面完整记录政府采购形成、过程和结果的重要手段，是保障一切采购行为合法合规的重要依据，也是有效推进政府采购行为规范化发展的重要举措。因此，加强政府采购档案管理规范化建设显得尤为重要，本文将结合工作实践，分析如何科学构建规范化政府采购档案管理工作，以有效提高政府采购档案管理质量。

关键词：政府采购、档案管理、规范化、 构建

政府采购是秉承着公开、公平、公正和诚信的原则，按照既定的规定程序开展的，可见，政府采购行为是在公开透明的环境下合法合规操作的，完全杜绝私相授受和黑幕行为，能最大程度地提高财政资金的使用效益。而政府采购档案则是完整清楚记录采购结果形成的重要经过，既能充分维护采购人的合法权益，使采购人在面对质疑和诬陷的时候，能有效证明其采购行为的合法合规；同时，构建政府采购档案能有效推进政府采购活动中反腐倡廉意识的落实，从而规范自己的行为，做到廉洁自律，防止在第三方的档案构建中被核查出纰漏和问题，所以完全依照相关法律法规和程序完成采购活动。可见，构建政府采购档案具有相当的监管作用；构建政府采购档案也能有效说明与供货商之间的约束条款，并对供货商的商品质量、服务质量和诚信质量给予充分的证明，为下一次的采购活动，选择供货商提供重要的参考依据。因此，构建政府采购档案的作用是非常重要的，但是由于在政府采购活动中，从报批、审核、招标到中标以及后期的器材维护等系列活动中，所涉及的程序复杂，档案内容繁多，从而导致档案收集整理难度增大，再加上，随着政府采购活动的增多，导致政府采购档案管理出现诸多不完善、不规范的地方，需要不断优化和创新，以有效推进政府采购档案管理工作规范化发展，充分发挥其积极科学的功能作用。

一、加强政府采购档案人员素质建设

构建规范化的政府采购档案管理，必须明确档案管理人员在其中的核心作用，一方面必须明确自身的职责，需要以严谨认真、客观公正的工作态度尽善尽美的完成每一项采购档案的归档工作，主动去发现档案中不完整的、不准确的地方，通过大量反复的沟通收集完善，对其中不清楚的地方进行明确标注，保证每一份采购档案的完整性、规范性和准确性。在实际的政府采购档案建设中，会遇到很多的实际性问题，比如在收集政府采购合同等的验收资料时，有的公开招标采购项目运转的周期长，服务的有效期限就是3年，其验收的期限也要等3年，对于这种情况就存在两种可能性，一是当年的政府采购人员变动快，档案管理人员已经找不到他了解情况和收集资料进行归档了，导致档案收集难度增加，二是档案管理人员已经忘记对验收资料的收集归档了，导致档案内容不完整；还比如在采购人与供货商签订成交通知书后，采购单位可能因为这样那样的问题，延迟使用采购的货物服务，致使合同也跟着延迟签订，导致中心无法及时对政府采购档案进行资料备案和整理等等。在政府采购活动中，类似的延迟和延缓档案收集的情况很多，都需要我们从事业务人员认真对待政府采购项目收集并整理资料，不断进行沟通了解，逐步完善档案的归档工作。因此，加强政府采购档案人员素质建设是推进规范化政府采购档案管理工作的重要内容。

另外，加强政府采购档案人员素质建设需要从多方面入手，一是加强在职档案管理人员素质能力建设，通过加强档案管理专业理论的实践经验的培训和交流，不断提高自身专业技能，不断熟悉政府采购程序和内容，才能有效保证档案的完整性和准确性，防止在归档时，遗漏重要资料内容而不自知，对以后的档案查询造成不必要的麻烦；二是全面考察和科学衡量，合理安排工作岗位，政府采购档案管理工作需要与多方面的部门进行沟通交流，所以在安排岗位时，需要充分考虑工作人员的基本沟通协调能力，同时，档案管理工作应充分考虑其工作岗位的稳定性，不应该频繁更换工作人员或临时抽调工作人员，应建立长期稳定的工作机制，方便政府采购档案管理工作的跟进以及后期的查询；三是引进具有先进思想理念和档案管理能力的复合型应用人才，政府采购档案管理随着工作的不断开展，项目内容也越来越多，如何方便和快捷的开展档案管理工作，需要不断结合时代发展，加强与互联网等新媒体的科学整合，所以需要更多的应用型技术人才，在档案管理领域内不断开拓和创新，更加规范政府采购档案管理。毫无疑问，人才建设是根本，只有从根本加强人才素质能力建设，才能有效推进档案管理工作的规范快速开展。

二、完善政府采购档案管理内容整合

政府采购活动是需要会同多部门工作人员共同完成，包括财务、采购，所以在整合内容时，需要与多部门人员进行沟通，确保采购资料的完整性，顺利完成归档工作。对于采购程序中形成的文件资料，一定要严格把握资料的形式，对必须要求保存原始文件的，一定不能用复印件代替；对必须要求领导及相关负责人签字确认的，一定不能漏掉或含混过关；对于资金流向的发票单据，包括款项日期、内容和金额都需要准确完整地进行整理归档，且要求对发票的真实性和规范性进行甄别；对于采购活动中形成的修改内容和补充内容都要进行收集归档，保证档案内容的完整性；在与供货商完成采购行为后，要及时建立供货商诚信档案，为之后的政府采购选择供应商提供参考依据。

档案管理内容完善与否、准确与否直接决定着档案管理的质量，是科学保障采购行为合法合规的重要依据，也是有效监督采购人廉洁自律行为的重要手段。档案管理内容的整合需要严格遵守相关的程序和内容收集要求，对于内容缺失或内容造假的现象一律不能归档，需要以强烈的工作责任感，积极收集和完善政府采购档案内容，保障档案内容的完整性、准确性和规范性。因此，积极完善政府采购档案管理内容整合是有效推进规范化政府采购档案管理工作的重要举措。

三、加强政府采购档案管理制度建设

建立政府采购档案，是明确记录采购行为和采购过程的重要载体，充分体现出每一个采购环节的公正性、透明性和合法性，既能有效保障采购人的切身利益，使一切采购行为都有据可查，防止采购人被质疑和诬陷，也能全面接受社会的监督。但是在政府采购过程中，涉及到的文件内容众多，很多采购人对招标文件、评估报告和采购合同未按照文件类型科学分类，导致采购文件混乱，查询起来程序繁琐复杂；有的甚至对采购文件未按照《政府采购法》妥善保存十五年，而中途有保存不当或者损坏，导致政府采购档案保存不完善；对项目合同中存在的补充和修改内容未进行及时存档。所以，加强政府采购档案制度建设显得尤为重要，需要从如下几个方面入手：一是建立完善的政府采购档案管理规章制度，切实按照《政府采购法》相关法律法规，贯彻落实档案管理内容，保障档案资料的收集、整理和归档内容都真实完整；二是对政府采购档案进行科学分类，按照不同的性质特点进行归档保存，对采购前期文件资料，中途的修改和补充内容，以及后期的合同验收证明、问题投诉处理等都进行妥善的分类保存；三是加强政府采购目录的信息化保存和检索，实行电子档案为主，纸质档案为辅的管理形式，将纸质文件资料扫描成电子文档保存，能有效防止纸质档案在长时间的保存条件下的字迹模糊、纸张损坏等现象发生；四是建立完善的档案查阅制度，对于有关保密档案需要相关领导的签字才能查阅，并及时登记借阅时间、档案目录，借阅人等详细信息，并在归还时严格检查档案的完整与否，防止档案丢失和遗漏；五是建立诚信档案，规范交易主体行为。采购人是政府采购活动的责任主体，对采购活动能否依法公开、公正、公平地进行起着决定性的作用。因此，在办理招标委托时，政府集中采购机构要严格按照市财政局《政府采购计划执行建议书》所规定的采购内容、规格、技术参数、数量、采购预算、采购方式进行操作，并对供应商的资质、经营范围、身份资格等进行严格把关。同时建立供应商诚信档案，规范市场交易主体（采购人、采购供应商）职业道德，对不良行为进行记录和公示；通过考核与管理，规范有形市场主体行为。因此，系统完善的政府采购档案管理制度是有效推进档案管理工作的规范化、科学化发展的重要途径。

    综上所述，科学构建规范化政府采购档案管理工作是有效保障财政资金效益最大化，采购人员自身权益合法合规化的重要举措，也是加强党风廉政建设有效落实的重要手段，同时也需要在以后的工作实践中不断探索创新和优化发展。

参考文献：

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[2]尹艳.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技信息，2014.14

[3]曲刚.关于政府采购档案管理若干问题思考[J].办公室业务，2014.11

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