李星  贵州财经大学

资助项目：贵州省科技基金项目（黔科合J字[2013]2089号）;国家科学基金项目（14CJY002）；贵州省教育厅自科项目（黔教合KY字（2015）378号）

摘要：烟用物资管理是烟叶生产的重要环节，加强烟用物资的管理监督，确保烤烟生产烟用物资的有效供应与质量水平，是当前烟草企业的重要任务之一。本文在分析贵州省烟用物资管理制度与工作流程建设、烟用物资的采购管理、烟用物资的发放管理，以及烟用物资管理的信息化建设现状基础上，指出了目前烟用物资管理存在的问题，并提出了相应的管理策略。

关键词：烟用物资；管理制度；采购管理；发放管理；信息系统

1引言

烟用物资管理是烟叶生产的重要环节，加强烟用物资的管理监督，确保烤烟生产烟用物资的有效供应，是当前烟草企业的重要任务之一。而随着贵州省烟草朝着做大、做精、做强的方向前进，对烤烟生产烟用物资管理更要精细化、高效化，需通过优化管理来达到高效、有序保障。因此，如何更加规范贵州省烤烟生产烟用物资管理，以提高烟叶产量与质量、增加烟农收入、维护烟农利益、促进烟叶生产的稳步发展和烟叶原料保障能力等方面具有重要现实意义。

为更好了解贵州省烤烟生产烟用物资管理现状，我们对贵州省烟草公司、部分市（局）公司、县局（公司）以及烟叶站点进行了实地调查，拟通过调研来找出目前烟用物资管理存在的问题，进而提出烟用物资管理的改进策略，以期为相关部门提供借鉴和参考。

2 烤烟生产烟用物资管理现状分析

（1）烟用物资管理制度与流程建设

通过调研我们发现，在烟用物资管理制度方面，各市、县分公司均制定了烟用物资的相关管理办法，但侧重点与细化程度存在较大差异。在市烟草公司层面，部分市烟草公司制定的烟用物资管理办法中明确规定了烟用物资相关职能部门的工作职责、以及烟用物资管理方面的相关管理办法。但部分制定的烟用物资管理办法较为简单，对烟用物资管理的整个链条并没有作出明细的规定。在县分公司层面，部分公司详细制定了基层站点烟用物资管理办法、明确了基层站点的工作职责、仓库管理、物资发放等方面的要求，但部分公司只是制定的管理办法比较简单。在基层站点，各烟站均没有另行制定烟用物资管理的相关制度，但均表示在实际操作中严格按照上级烟用物资管理办法来执行。

在烟用物资管理流程方面，各层级制定的相关管理流程极少，而且均没有另行制定专门的物资管理工作流程。在市烟草公司层面，只有少数市烟草公司制定了物资采购管理程序，但尚未制定其它物资管理工作流程。在县分公司，也只有极少数公司在制定的物资管理办法中涉及到了物资发放程序。在基层站点，没有任何烟站制定了物资管理相关工作流程。

（2）烟用物资采购管理现状

贵州省烟草公司为规范企业采购行为，加强对物资采购的管理与监督，起草了采购管理实施办法，进一步完善了“采购管理办公室”等机构设置事项的落实；要求各级烟草公司做好关于内部采购管理的有关制度的建设，进一步细化、明确和执行，同时要求抓好管理程序信息化建设等相关配套工作，确保文件精神得到贯彻落实。

从实地调研的情况来看，省烟草公司对烟用物资的采购实施非常严格地控制与管理。大宗物资由省烟草公司统一采购，小型物资由市烟草公司自行采购，烟用物资采购实行申报制度。在烟用物资采购需求计划的制定方面，是由基层站点、县烟草公司、市烟草公司、省烟草公司四个层级实现层层上报汇总来合理制定。在烟用物资采购方式方面，根据不同情形可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式。另外，在供应商的选择方面，烟草公司通过综合评价建立合格供应商库，通过对供应商的动态管理，定期对其产品与服务质量等方面进行动态评估，以充分保障供应商的供应能力。在烟用物资采购过程中的质量管理方面，全省烟用物资质量实行四级管理。其中，一级质量管理单位为省烟草公司；二级质量管理单位为烟用物资生产企业；三级质量管理单位为市、州、地烟草公司；四级质量管理单位为（市、区）烟草分公司。

（3）烟用物资的发放管理现状

在烟用物资的发放方面，各层级在烟用物资管理办法中均有明确了物资发放管理制度，对烟用物资相关部门的管理职责、发放过程管理、发放程序、发放纪律都均作出了明确规定。

在烟用物资发放的流程方面，由省烟草公司将烟用物资采购计划下达给市烟草公司，市烟草公司将烟用物资采购计划又下达给县级烟草公司，县级烟草公司将各站点具体烟用物资明细发给厂家，厂家直接将各烟用物资运输到各站点，各站点对烟用物资进行抽检和核对后，将烟用物资入库单交到县级烟草公司，然后由县级烟草公司报送给市烟草公司。

在烟用物资发放过程的质量管理方面，烟用物资质量进行四级管理，包括省烟草公司、市烟草公司、县烟草公司和各站点都会对入库后的烟用物资进行验收和检测。在烟用物资的补贴管理方面，每个市烟用物资补贴标准的制定依据是不一样的，但一般都会根据对生产投入的控制、经济收入状况、烟农的积极性等方面。而在烟用物资补贴的发放方面，也都严格对物资补贴的发放程序与发放纪律做出了明确规定。

（4）烟用物资管理的信息化建设

通过调研发现，目前全省用的都是海晟软件公司开发的信息系统，虽然各个地市所用系统名称有所不同（如毕节的《毕节市现代烟草农业信息管理系统》、贵阳的《贵州省烟叶基础软件增强版》），但实际上只是系统外壳界面的区别，内部功能和源代码都一样的。

信息系统中“物资管理”按钮下面有很多二级子菜单，如“物资需求”、“基础信息”、“报表查询”、“物资仓储”、“需求摸底”、“采购分配”、“物资入库”、“物资出库”、“报表查询”。而二级子菜单下面又有很多三级子菜单，如“物资需求”下面有“需求模板制定”、“物资需求填报”、“物资需求汇总”、“代购申请”等；“物资仓储”下面有“业务库存查询”、“实物库存查询”、“初始盘点”、“物资盘点”等。通过这些按钮可以实现一定程度上的“物资管理信息化”。

目前各地市都是利用信息系统来上报需求的，上报途径是烟站—>县公司—>市公司—>省公司。上报物资内容包括：用途、数量、规格、型号、交货时间、价格、产地、预计供货厂家等。

3 烤烟生产烟用物资管理存在的问题

（1）烟用物资管理制度与流程

 1）烟用物资管理制度与流程制定的不完整与不规范

 在烟用物资管理制度方面，对于省内相同层级的市烟草公司、县分公司、各基层站点而言，他们在烟用物资管理方面履行的职责应该是相同的，但他们实际制定出的烟用物资管理办法却存在较大差异，而且很多烟用物资管理办法并没有将所有的管理环节涵盖进去。同时，几乎所有层级在烟用物资管理方面都缺乏对物资管理工作流程的制定。

2）烟用物资管理的实际执行与制定的烟用物资管理办法有出入

在访谈的过程中，我们发现部分交流结果与制定的烟用物资管理办法有出入，这说明工作人员在实际操作中并没有严格按照烟用物资管理办法来执行，导致制定的烟用物资管理办法形同虚设。

（2）烟用物资的采购管理

1）采购决策不规范，透明度不高。部分烟草企业的物资采购部门尚未与监督机构建立起规范、顺畅的沟通方式和监督制度，致使监督行为不能全方位、全过程地介入到企业的物资采购工作中去。由于监督与管理的脱节，监督机构对物资采购工作的多数环节都缺少监督。

2）物资仓储管理不到位。一些基层烟站的仓库仓储能力较小，加之环境条件极不适于保管化肥、农药，烟叶物资一般都先集中存放在分公司仓库保管，生产需用季节前再短途运输到烟站仓库组织调拨，调拨结束还要对剩余物资进行清点集中到分公司仓库保管，以解决烟叶收购场地问题，增加了装卸运输费用。

（3）烟用物资的发放管理

1）烟用物资存放的仓库面积或是数量有限

在对各站点进行实际调研过程中，我们发现存放烟用物资的仓库主要存在以下问题：一是有些站点的烟用物资的仓库面积较小，当配送物资较多时就放不下，就只能放到其他地方。二是烟用物资的仓库数量有限，有些站点只有1个仓库，而且面积较大的仓库往往不是只存放烟用物资，有时候还会用来堆放烤烟。

2）烟用物资发放工作人员较欠缺

在调研过程中，我们发现很多烟站均只有一名工作人员，而该名工作人员要身兼数职，一个人同时要做几个岗位的事情，既要搞行政、库管，还要负责烟用物资的发放，这样就会大大降低对烟用物资的质量管理效率与发放效率。

3）烟用物资安全管理存在隐患

 在调查中，我们发现烟站的很多仓库都很简陋，有些站点仓管员都是兼职的，虽然有的站点配有一名仓管员，但往往只有一些简单的安全消防设施，一旦发生安全隐患，将给烟用物资带来较大的损失。

4）烟用物资发放过程管理尚未信息化

在调研中，我们发现很多烟站在执行整个烟用物资的发放过程中，均还是使用人工记录，并没有使用信息化系统，有的烟站即使已经装了系统，但由于工作人员不会使用或是系统存在问题，仍然没有使用信息化系统。

（4）物资使用管理信息系统存在的问题

1）由于烟田合同常有增补的情况，故经常有实际化肥用量大于上报原始数量，但是信息系统中化肥用量上限是市级公司设定的，县级公司无法修改，这样一来就导致实际用量录入时有出错提示，无法录入。

2）信息系统经常出现无法保存、死机问题，导致操作人员重复劳动。

3）目前各地市都没有信息系统的规范的操作手册，更没有定期对系统操作人员进行业务知识培训，导致操作人员对如何使用系统一知半解，反感甚至厌恶去使用信息系统。

4）在数据信息安全方面存在隐患，一是采用LINUX开发，源代码较为开放，黑客较容易篡改数据信息，二是数据库采用SQL，开发接口较为开放，黑客可以通过外部网络从接口进入。

4 烤烟生产烟用物资管理策略分析

为更好地规范贵州省烤烟生产烟用物资管理，提升烟用物资质量，提高烟用物资管理效率与水平，针对调研中发现的烟用物资管理存在的问题，我们提出如下管理对策：

（1）制定一套覆盖省、市、县、站的烟用物资管控体系

 一方面，在现有各层级制定的关于烟用物资管理相关办法与制度的基础上，出台专门针对全省统一的烟用物资管理办法或制度。明确省公司、市局（分公司）、县局（分公司）以及基层站在烟用物资管理中的职能定位与管理职责、相同的烟用物资管理办法或制度，从而便于省公司对烟用物资的统一管控。另一方面，针对目前烟用物资管理工作流程的缺失，同样需要针对烟用物资管理中的业务活动制定出完整的工作流程，以提高烟用物资管理工作效率。

（2）建立一套严格的烟用物资采购管理监督体系

一是对烟用物资需求采购计划制定的监管。由于烟用物资需求计划实施的是层层上报再汇总，因而重点是要对烟用物资需求计划制定的源头（即基层站）实施严格管理与监控，各层级的烟用物资相关管理部门需对上报的烟用物资需求计划进行反复调研论证，不可简单汇总后直接上报。二是严格对烟用物资招标采购进行监管。烟用物资的招标采购过程必须严格按照省公司制定的烟用物资采购管理办法，对供应商的选择需建立一套客观科学的评价体系。三是对烟用物资验收付款的监管。要严格控制资金使用，对大宗烟用物资验收付款的监管，原则要求是必须先验收货物，确定货物合格之后，再支付货款。同时烟用物资的验收入库需严格按照省公司制定的烟用物资质量管理办法来执行，烟用物资管理的各层级必须在烟用物资的检测中履行好其职责。四是建立一套完整的烟用物资采购管理制度。包括对供应商的选择机制、采购的实施、验收与仓储等方面的相关管理规定，从而有效规范烟用物资的采购管理工作。

（3）制定一套完整的烟用物资发放的监管机制

一是要严格烟用物资的供应，突出完善服务功能。基层站要严格按照上级烟用物资主管部门下达的要求，做好烟用物资发放工作，为烟农提供各种优质服务，让烟农真正满意。二是要严格按照烟用物资标准发放。在发放过程中，烟用物资发放的数量严格按照烟农种烟面积和大田管理标准执行。三是严格执行烟用物资发放制度，做好痕迹化记录。基层站保管员或辅导员在发放物资的过程中，要严格遵循烟用物资发放程序与发放纪律，做好物资发放情况统计与存档。四是严格执行责任追究，确保物资发放真实。严禁将烟用物资发放给没有签订种植合同、收购期间不向烟站交售烟叶、私自出售给其它单位和个人烟叶的烟农。

（4）完善烟用物资管理的信息化平台建设

 一是针对目前的烟用物资管理信息系统存在功能不完善与系统缺陷问题，需进一步对烟用物资管理信息系统进行改进，真正使烟用物资的计划管理、入库管理、库存管理、出库管理实现信息化，以提高各层级相关管理部门烟用物资管理效率。另一方面，加强对各层级烟用物资管理部门的工作人员关于烟用物资管理信息平台的培训工作，使相关烟用物资管理人员能够真正熟练运用该系统，提高工作效率。

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