王秀梅  潍坊市奎文区政务信息技术服务中心

摘要：随着大数据时代的到来，大数据技术的应用范围逐渐扩大，在档案管理方面发挥出重要作用。在大数据时代，如何把大数据技术应用到档案管理中，是档案管理人员的重点研究课题。大数据技术在档案管理中的应用，可以提高档案管理人员工作效率，提升档案管理水平，实现档案管理信息化发展。本文主要研究基于大数据支持的档案管理信息化，希望给档案管理人员提供借鉴经验，保证档案管理信息化顺利完成。

关键词：大数据；档案管理；信息化

引言：

档案管理是机关和企事业单位内部管理的重要组成部分，对机关和企事业单位的发展有着重要影响。在信息化时代，档案管理信息化能够帮助机关和企事业单位有效地实现管理目标，提高机关和企事业单位档案服务水平，有利于机关和企事业单位稳定发展。机关和企事业单位应当积极利用大数据技术，将大数据和档案管理有机结合，构建信息化档案管理模式，解决档案管理存在的问题。因此，研究基于大数据支持的档案管理信息化，具有重要的现实意义。

一、档案管理信息化的特点

（一）原始性

在大数据时代，档案管理信息化是一个必然趋势，是机关和企事业单位提高档案管理水平的主要途径。随着信息技术的不断更新和计算机的普及应用，传统档案管理模式逐渐失去作用，信息化档案管理模式作用凸显。电子文件相对纸质档案管理而言，档案内容不受档案载体影响，使得机关和企事业单位可以更加灵活地应用档案。机关和企事业单位通过信息化档案管理，可以提取档案中的价值内容，为用户提供高质量信息服务。在信息化档案管理模式中，机关和企事业单位虽然提供的不是档案原件，但档案的原始性依然保存，仍旧可以发挥作用。

（二）盈利性

盈利是机关和企事业单位的最终目的。档案管理信息化，可以为机关和企事业单位赢得更多经济利益，有利于机关和企事业单位长期发展。盈利性主要表现在两个方面：第一，提高机关和企事业单位市场竞争力。在大数据时代，机关和企事业单位数量逐渐增加，市场竞争日渐激烈。机关和企事业单位在档案管理中利用大数据技术，分析市场趋势，掌握市场方向，可以取得市场竞争优势，提高机关和企事业单位综合竞争力。第二，提高机关和企事业单位决策精准度。机关和企事业单位通过信息化档案管理，可以分析出价值信息，了解用户实际需求，做出精准决策，占据更多市场份额，从而增加机关和企事业单位盈利。相对于传统档案管理模式，信息化档案管理模式盈利性更强，有助于机关和企事业单位合理分配资源、有效利用资源，有利于机关和企事业单位实现盈利目标。

（三）全面性

档案管理信息化具有全面性，覆盖机关和企事业单位各个方面，主要表现在两个方面：第一，在信息化档案管理模式中，机关和企事业单位充分利用大数据技术，发挥信息技术的优势，利用计算机处理档案，有利于推动档案管理信息化进程。无论机关和企事业单位生产、经营，还是机关和企事业单位决策、服务，都可以通过信息化档案管理得到有效信息，有助于机关和企事业单位现代化发展。第二，档案管理信息化不仅要求机关和企事业单位将现有档案信息进行信息化处理，还要求机关和企事业单位将以往的档案信息转为电子形式。机关和企事业单位通过转化过程，可以深度挖掘历史档案中的价值信息，能为机关和企事业单位信息化发展提供有效参考意见。信息化档案管理模式，以电子形式为主，能快速处理档案信息资源，满足机关和企事业单位内部发展需求，有利于机关和企事业单位全面发展。

二、档案管理信息化存在的问题

（一）档案管理信息化观念问题

在大数据时代，许多机关和企事业单位在档案管理信息化建设方面取得一定成果，但仍然有一些机关和企事业单位存在档案管理信息化观念问题。主要表现在两个方面：第一，机关和企事业单位领导对档案管理信息化不重视，没有意识到大数据技术的作用，难以达到预期效果。部分机关和企事业单位领导秉持陈旧观念，采用人力管理纸质档案，无法满足机关和企事业单位现代化发展要求，延误机关和企事业单位发展。有些机关和企事业单位领导虽然想进行档案管理信息化建设，但没有制定切实可行的计划，致使建设中途夭折。第二，档案管理人员，受传统档案管理观念影响，无法主动利用信息设备，不能主动应用大数据技术，致使档案管理信息化成效不高。有些档案管理人员将档案管理信息化等同于档案信息存储，难以挖掘出档案中的价值信息，违背档案管理目标。

（二）档案管理信息化建设问题

在大数据时代，档案管理信息化势在必行，对机关和企事业单位发展具有重要意义。部分机关和企事业单位没有做好档案管理信息化建设，无法提高档案管理水平，主要表现在两个方面：第一，物质建设不足。物质建设是档案管理信息化的基础。部分机关和企事业单位在物质建设方面没有进行投入，无法满足档案管理人员工作需求，致使档案管理工作效率始终停滞不前。有些机关和企事业单位虽然投入了一些资金，但是仍然无法满足档案管理信息化建设需要，导致机关和企事业单位发展落后，损失大量经济利益。第二，制度建设不适应。部分机关和企事业单位制定的制度不符合实际情况，无法解决实际问题，同时不能指导档案管理人员工作，对机关和企事业单位发展起不到作用。有些机关和企事业单位制定制度之后，没有及时更新制度内容，使得制度实效性不足，只能短时间起到作用。

（三）档案管理人员自身问题

档案管理人员是档案管理工作的主要执行者，也是档案档案管理信息化的主要建设者。在现实生活中，部分机关和企事业单位的档案管理人员难以完成档案管理信息化工作，无法发挥出实际作用，主要由两个原因造成：第一，机关和企事业单位认为档案管理工作无需投入科技人才，没有招聘技术水平高超的人才，致使档案管理信息化建设滞后。有些机关和企事业单位没有对应聘者进行考核，只通过学历或简历了解应聘者，无法吸纳满足档案管理信息化需求的人才。第二，机关和企事业单位忽视培训活动，没有将培训提上日程，难以提高档案管理人员工作水平。部分机关和企事业单位虽然开展培训，但培训内容和大数据技术毫无关联，无法起到实际作用，致使档案管理人员出现工作问题。

三、档案管理信息化建设策略

（一）树立档案管理信息化观念

树立档案管理信息化观念是档案管理信息化的前提。机关和企事业单位需要从两个方面入手：第一，机关和企事业单位领导应加强对档案管理信息化的重视，主动研究大数据技术，将大数据技术应用到档案管理之中，以此达到档案管理信息化预期成果。领导需要转变档案管理观念，充分利用信息设备，满足机关和企事业单位现代化发展需求，促进机关和企事业单位进步。同时需要加强档案管理信息化建设宣传，引起内部员工注意，并根据机关和企事业单位实际情况制定计划，帮助档案管理人员完成工作。第二，档案管理人员应保持积极、主动的学习态度，主动研究档案管理信息化，肩负起构建信息化档案管理模式的重任。机关和企事业单位应建立监督机制和奖励机制，保证档案管理信息化效果。一方面，监督档案管理人员工作过程，避免其出现思想问题和行为问题。另一方面，对积极参与档案管理信息化建设的工作人员给予奖励，提高其工作热情。

（二）加强档案管理信息化建设

加强档案管理信息化建设是档案管理信息化的保障。机关和企事业单位需要从两个方面入手：第一，机关和企事业单位需要加强物质建设，增加资金投入，保证档案管理信息化建设顺利进行。机关和企事业单位应根据档案管理人员的实际需求购买高质量信息设备，提高员工工作效率，实现档案管理信息化建设目标。机关和企事业单位进行物质建设时，可以通过问卷、会议等形式，了解档案管理信息化建设需求，针对实际情况开展建设活动，从而加快机关和企事业单位发展速度。第二，机关和企事业单位需要加强制度建设，制定高实效性、高适用性制度，推动机关和企事业单位现代化发展进程。机关和企事业单位应根据实际情况制定制度，让员工参与其中，提高制度适用性和实效性。同时，机关和企事业单位可以吸取其他机关和企事业单位制度中的有益部分，结合机关和企事业单位特色，建设特色化机关和企事业单位档案信息化制度，加快机关和企事业单位档案管理信息化建设进度。

（三）构建档案管理人才队伍

构建档案管理人才队伍是档案管理信息化的基础。机关和企事业单位需要从两个方面入手：第一，做好招聘工作。机关和企事业单位应设置明确的招聘指标，严格根据指标招聘，确保招聘的档案管理人员符合档案管理信息化需求。在招聘过程中，机关和企事业单位可以通过考核检测应聘者学历或简历真假性，包括技术考核、素质考核、职业考核等，从而挑选出能力最强、素质最高的应聘者。对于有信息化档案管理经验的应聘者，可以优先招收，避免错失人才。第二，做好培训工作。机关和企事业单位应增加培训活动，利用丰富多样的培训提高档案管理人员的素质、能力，使档案管理人员更快更好地完成工作。机关和企事业单位可以利用考核来检测培训有效性，针对档案管理人员的弱项能力再次开展培训，凸显培训的价值。机关和企事业单位还可以和高校联合培养人才，直接引进高校高素质、高技术人才，满足机关和企事业单位现代化发展需求。

结语：

在大数据时代，机关和企事业单位需要建立信息化档案管理模式，摆脱传统档案管理模式束缚，提高档案管理水平和成效。机关和企事业单位应树立档案管理信息化观念、加强档案管理信息化建设、构建档案管理人才队伍，充分发挥大数据技术和信息设备的作用，加快机关和企事业单位档案管理信息化建设，促进机关和企事业单位现代化发展，使机关和企事业单位获取更多经济利益和社会效益。

参考文献：

[1]田学.大数据时代城建档案管理信息化面临的挑战和途径[J].办公室业务,2018(15)