陈静远   中国神华煤制油化工有限公司法律事务部

摘要：近年来，大量的企业开展了合同管理信息系统的建设，信息化水平得到了快速提升，但是很多企业在合同管理信息系统建设过程中，也会存在一些问题。本文拟从合同管理人员的角度，探讨企业合同管理信息化过程中存在的一些问题，提出相应的对策，对于信息化背景下的合同管理由粗放式向精细化管理转变具有一定的意义。

关键词：合同管理；信息化

近年来，大量的企业开展了合同管理信息系统的建设，信息化水平得到了快速提升，合同管理由原来的手工管理、粗放管理向信息化管理、精细化管理转变，但是很多企业尤其是大型集团公司在合同管理信息系统建设过程中，也会存在一些问题。笔者拟从合同管理人员的角度，探讨企业合同管理信息化过程中存在的一些问题，提出相应的对策，对于信息化背景下的合同管理由粗放式向精细化管理转变具有一定的意义。

一、合同管理信息化过程中存在的问题

（一）未实现全流程信息化

合同管理大致可以分为几个阶段：合同立项、合同寻源、合同签署、合同履行、合同归档、争议解决、合同评估。在信息系统建设过程中，很容易忽略前面立项管理和寻源管理环节的设置，从合同起草阶段开始，而合同立项、合同寻源依赖于传统的OA系统，合同采购依据和寻源依据如果无法在合同信息系统中直接体现，不利于为决策提供依据；而合同履行管理模块的设置未与财务系统连接，无法履行进度和收付款的控制；合同分析统计功能未根据企业自身的需求和合同管理的特点，设置多元及相对灵活的统计维度。

（二）集中开发与个性化的矛盾

近年来，越来越多的公司采取集团公司的发展模式，集团整体业务呈现多元化、国际化趋势，而旗下公司业务在多个领域都有涉足，分布于全国多个省份。为了更好的实现全集团内部资源配置，提升全集团管理水平，有些集团会统一建设ERP、SRM、CRM以及合同管理系统等众多系统。然而在建设过程中，集中开发与个性化的矛盾是在统一建设信息化过程中的不可回避的问题。

例如，根据统一建设系统的要求，一些分子公司需要停用一些功能重叠的应用系统，一定程度上造成了资源浪费；部分分子公司主营业务与集团主营业务并不一致，或是分子公司旗下各生产单位与科研单位、工程建设单位主营业务各不相同，在建设系统过程中并不能够全面实现自身的需求，满足应用要求；集中建设的合同管理系统虽可实现自主配置审批流程，以及合同类别等基础信息的配置，但是无法新增或减少相关字段或模块，一定程度上影响了各分子公司管理的精细化程度。

（三）未能及时实现数据共享及传递

在开发合同管理信息系统时，需考虑到该系统与企业其他系统的衔接。在信息化系统建设的浪潮下，很多企业会同时有ERP系统（该系统是对企业人力资源、物资资源、财务资源、信息资源管理实现全面一体化管理的软件）、SRM系统(该系统是寻源及供应商关系管理系统，部分物资采购合同通过该系统开展寻源工作）、CRM系统（该系统是客户关系管理系统，与ERP系统同步建设， 其中销售类合同通过该系统开展寻源工作）、OA系统（办公自动化系统）、档案管理系统等。物资合同与销售合同需从SRM系统与CRM系统流转到法务系统实现后续的审批环节。ERP预算模块、财务收付模块需与法务系统实现数据传递。用户需在OA系统中接收待办任务和一键登录。因各系统与法务系统的开发时间、公司不尽相同，可能会涉及系统之间的数据共享及传递问题。在协调不畅或开发成本过高的情况下，很容易造成合同管理信息系统与其他系统无法联通的情况。

（四）未能实现全面信息化

“软件信息系统是指维护企业信息系统运行的全部规章制度、办公流程、价值观念、文化伦理、权力信息流程和能力信息流程等无形的联结方式和指挥手段的总称”。合同管理信息化应是全方位的，如果我们把开发系统本身看作硬件信息系统的话，那么与该系统相配套的用户主体、制度、流程、标准化建设、观念、文化等便可看作是软件信息系统。

首先，就合同管理制度而言，需有立项制度、寻源制度、签署制度、履行制度、归档制度、争议解决制度、评估管理制度等。而公司在信息化过程中，立项、寻源、履行、评估管理方面的具体制度以及流程缺失或不健全，致使在开发系统时处于边开发边补充制度或流程的现象，或是先开发后补制度和流程的情形，系统开发后会导致部分信息化功能无法及时应用，依赖传统纸质审批方式。   

其次是信息化的观念未深入全员，合同管理信息化主体包括公司及各所属单位高级管理人员、中层领导、信息化人员、合同人员、一般用户等。信息化过程中，需要这些人员参与规划、需求分析、反馈意见、规范使用，而在建设过程中可能会存在该类人员意识上对信息化不够重视，缺少信息化知识，致使工作推进遇阻或系统应用不顺畅,部分员工依赖传统的管理方式，从观念上抵制系统的应用，不利于信息化系统的应用。

再次是合同管理标准化建设滞后。标准化建设包括信息系统应用规范、合同范本、合同审查指引等建设。合同范本建设可以有效提高合同起草效率，减轻工作量，防范法律风险。合同审查指引可以为各职能部门提供审查的标准，防范风险，确保合同依法合规。系统上线运行后，为进一步提升合同管理效率，标准化建设显得尤为迫切。

（五）未实现合同法律风险防控的信息化

着力完善企业法律风险防范机制是国资委提出的央企法制工作第三个三年目标要求之一，合同法律风险防范是其重要组成部分。在当前信息化背景下，停留在纸面文件的合同法律风险防控手册无法实现对风险的动态监控，应将合同风险防控与合同管理行为相结合，在合同全流程信息化过程中嵌入风险防控体系，实现在线动态提示风险。一些企业在建设合同管理系统时，系统设计缺少风险防控的功能。

（六）需求分析不到位

需求分析是否全面搜集业务需求，并将需求在信息化系统中有效的实现直接关系着合同管理信息化水平的高低。需求分析阶段，既需要信息人员的参与，更需要企业对明确拟达到的信息化目标，需要合同管理人员全面参与，优化合同业务流程，并以最有效的方式传达给开发人员，将其以计算机语言的形式予以实现。这一过程应经过几次循环往复，不断优化。而一些企业合同管理人员以及与系统相关的使用部门人员未充分参与需求分析讨论及调研，待系统正式上线运行后，才发现已开发系统存在的一些问题，修改系统的难度大大增加。

（七）信息化支持决策的作用未充分体现

合同管理信息化应能够实现对合同数据的统计分析，最终统计结果可以反映一个时期内某企业的不同类别合同的业务量及费用，还可以比较同类企业同类合同支出的高低，不同寻源方式为企业节约的资金或创造的收益。合同是企业收入或支出的载体，通过几年的合同数据比较，可以有效的反映企业的资金流向，收入状况等。合同管理信息化还可统计某一单位合同立项、寻源方式的合规率和违规率，倒签合同的比率，迟延履行比率，合同违约比率等，从而有效的防范法律风险。这些数据均可以为企业经营决策提供支持。作为合同管理信息化十分重要的模块，却未引起足够重视，部分企业合同管理信息系统未建设信息统计分析模块，或是统计分析功能不够健全，或是在开发完成后对此功能的应用不够重视，支持决策的作用不能够充分发挥。

（八）宣传培训工作不到位

合同信息化系统开发完成后，一方面需要从技术层面对应用单位的IT技术人员进行培训，以方便各分子公司根据自身情况将有关流程进行配置。另一方面，也需要对使用该系统的用户进行全员培训。如果培训宣传工作不到位，那各企业在自行配置系统流程以及应用时，效果就不理想。而系统开发商如不愿意提供更多的培训或技术支持，后续系统配置过程中的问题，只能依赖自身的IT人员，系统进一步推广便会遇到较大的困难。而在应用过程中，因信息化必将对传统业务流程及习惯进行变革，也会存在用户积极性不够高的问题。

（九）运维工作未引起足够的重视

信息系统上线后，需要对系统进行运行和维护的管理。其主要内容有：“运行管理包括对系统的日常运行管理、情况记录、结果分析、安全管理。系统维护主要包括硬件和软件维护。其中软件维护包括纠错性维护、适应性维护、预防性维护和完善性维护等。其中完善性维护是需要用户和技术人员互动反馈来实现，占整个软件维护工作的50％－70％”。若与合同管理系统开发商约定的运维期较短，结束后依靠自身的IT人员对该类系统进行统一维护，将面临较大的挑战，维护人员较少，业务量大，解决问题周期较长，无法快速解决问题，一定程度上会影响信息化系统的使用效率。

二、提升合同管理信息化水平的对策

（一）系统功能规划阶段

从企业的角度来看，在建设合同管理信息化初期，开展系统功能规划时，应从以下几个方面着手：第一，从全流程信息化的角度出发，统筹规划，从合同立项环节开始，到合同履行完毕评估，实现合同全流程闭环管理。第二，还应充分考虑集中开发与个性化之间的矛盾，建议进行充分的调研，在整体开发的基础上，根据集团旗下企业的业务性质，进行一定程度的个性化开发，或是为各分子公司留出较大的二次配置权限，统筹兼顾需求。第三，在开发合同信息化系统前，应充分调研，做好系统接口开发的可行性评估。第四，合同管理系统中合同立项、合同寻源方式审批、合同授权管理、用印审查子模块均涉及到上下级公司之间的审批、反馈、数据上报功能，因此有必要提前规划开通数据上报通道，提高管理及报送的效率。第五，企业在开发系统前，需整合修改现有制度，实现制度在合同立项、寻源、签署、履行、归档、评估全流程的覆盖，并全面梳理优化企业内部横向及纵向审批流程。

（二）需求分析阶段

在需求分析阶段，企业内部应做好相关人员的动员配合工作，采取问卷调查与召开研讨会相结合的方式，在应用该系统的公司总部、二级单位、三级单位开展充分的系统需求调研，合同管理人员、本单位IT技术人员、系统开发人员全员参与讨论，尽可能完善系统功能，方便用户使用。此外，应重视以下几个功能的需求分析：

1.建议针对公司及各分子公司自行寻源的合同，开通寻源审批模块，对于应公开招标方式转其他方式的审查、各类采购方式文件的审查、过程的审批、结果的批准等，实现全面在线审查。该模块上线后，公司总部可以通过统计分析，了解各分子公司合同各类采购方式的份数、金额、招标方式转变经审批的份数和金额、合同签署时可查验是否改变寻源结果等功能。

2.增加风险防控功能

随着合同管理信息化的发展，合同管理逐渐由线下手工管理变为了在线管理。合同管理中不可避免得会产生一系列风险，主要体现在：（1）合同立项阶段，合同立项未按公司规定的权限进行立项审批或超越权限进行审批。（2）合同寻源阶段，工程建设类合同达到国家法律法规规定的招标额度却未公开招标的；其他类合同达到总公司规定的应招标额度却未招标，也未经过相应级别会议审批的，或者虽经审批，但审批级别不够；采取除公开招标以外的其他方式寻源，但理由不符合国家法律法规或公司制度规定的条件的。（3）合同签署阶段，合同起草时使用对我方不利的对方合同；在系统上录入相对方资质时缺少关键信息；合同履行开始时间早于合同起草时间；合同审查时，职能部门未进行实质审查，流于形式；合同签署时，分公司无权或越权签署合同；合同签署日期早于实际日期；合同用印未按要求进行审批等。（4）合同履行阶段，合同履行期限已满，我方或对方完全未履行或未按要求履行；随意变更、终止、中止合同，未按照公司规定的流程开展等。（5）合同归档阶段，合同归档材料不完整；承办人将合同签署或履行档案丢失；借阅合同后未按期归还等。（6）合同评估阶段，无权限人员随意进行合同统计分析，修改数据等。

针对以上合同管理过程中的风险，合同管理有必要形成信息化和风险防控相结合的理念，将风险防控功能嵌入合同管理信息系统，实现以下需求：

（1）合同立项模块，将合同分级，分为一般合同和重大合同，分别配置审批权限与流程。对于根据类别定义重大合同的情形，合同类别为必填项，可将一般合同的合同类别去掉重大合同类别，通过系统控制，使得承办人员在一般合同模块无法选择重大合同类别；对于根据金额定义重大合同的情形，如超过1亿为重大合同，则可在一般合同流程中设置一定的额度上限为1亿，如输入金额超过1亿时，出现提示：“该合同属于重大合同，请在重大合同立项模块进行审批”。在审批过程中，流程设置需根据本单位实际情况进行配置，通过系统设置障碍，不允许承办人员跳环节进行审批。对于分公司无权签署的某类合同，在合同类别中将该类合同去掉，无法提起立项流程。

（2）合同寻源审批模块，该模块设定正常程序和应招标转非招标审批程序两个子模块。正常程序中,采购方式选项，设置公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判、直接委托等方式。每一方式根据公司制度配置不同的审批权限和流程。采购方式需要承办人员自行选择，系统通过额度判断选取的采购方式是否适当并提醒。

（3）合同签署模块，该模块在合同起草子模块中，应链接合同范本库，信息从寻源模块流转到合同签署模块时，可以根据承办人所填制的合同名称关键字，检索已有合同范本，并予以提示。在选择相对方时，需要链接已有供应商名单库，从其中选择，如没有，则需要承办人员录入企业相关信息，并由管理供应商名单库的部门进行审查，审查通过后方可选择使用。合同履行期限开始日期如早于合同起草日期，系统应出现倒签合同的风险提示。合同审查阶段，对于财务部、法务部等常规审查部门，应在系统中嵌入风险提示和审查标准，方便在审查时予以对照。如果录入的签署日期早于当前日期，应出现风险提示。

（4）合同履行模块，完善进度管理、财务付款等子模块。在进度管理模块，设置审批流程，由承办人员录入合同履行进度，填写每一阶段付款/收款时间或条件并审核，避免随意填写。系统增加提醒功能，对于付款、收款时间届至的的合同及时进行提醒，如超过履行期限未录入履行信息则进行预警，需承办人员选择延迟原因，是迟延录入还是我方/对方迟延履行，并进行定期统计。如前一进度信息未录入，则无法流转到下一进度。由此进行履行情况的有效监控，降低违约风险。

（5）合同归档模块，应在合同签署后规定的时间内进行扫描归档，对于超归档期的合同，系统可实现定期发信息给承办人员提醒功能。对于超过一定期限未归档合同，系统可实现自动撤转至承办部门负责人功能，并定期通报。

3.增加统计分析模块

依靠人工统计合同情况，效率较低。建议在合同系统重点设计该模块，统计公司总部和各分子公司合同立项情况、签署情况、寻源情况、履行情况。以下表为例：                 

（1）合同签署情况统计如下表：

表1按资金流向统计表

（2）合同寻源情况统计如下表：

表2 合同寻源情况统计表

（三）加强试运行阶段的沟通反馈

系统建成后，应保留至少半年的试运行期。在该期限内，由信息管理部门会同合同管理部门在全公司系统内对于系统运行过程中的问题进行日常搜集，对于可及时解决的技术问题需在24小时内会同开发人员进行解决。对于涉及到系统功能调整的问题，则可采取每周与合同管理部门进行讨论的方式，集中解决存在的问题。

（四）加大宣传培训力度

系统建成后，应开展多次培训。从合同管理和系统应用两个角度出发，分别针对公司总部及各公司高级管理人员、合同管理部门领导、合同管理人员、IT技术人员、一般用户进行培训。针对不同应用群体确定培训重点，如下表：

表3 系统培训表

（五）重视运行维护工作

 应与开发商协定至少一年的运行维护期。在该期限内，对系统运行情况进行记录，处理系统故障，分析安全性及运行结果，对系统软硬件进行维护，完善系统功能。并请本公司IT人员及合同管理人员充分参与，方便运维期结束后的交接和后续维护工作开展。

（六）加强信息化主体及合同管理标准化建设

在企业各级企业配备专职合同管理部门、人员及IT管理人员，加强人员横向和纵向交流。针对公司高管、中层人员、合同管理人员、IT技术人员开展合同管理及信息化知识培训，为提升本单位合同管理信息化水平提供强有力的人才支持。

合同管理标准化建设主要包括合同范本建设、合同文本格式规范、合同审查指引、合同管理信息系统应用规范等。企业应抓住信息化的契机，加快该项工作的开展，全面提升合同管理信息化水平。

合同管理信息化是当前信息化时代背景下的必然要求，很多企业近年来开展了一系列合同管理信息化建设工作，然而由于多种原因导致信息化建设和系统应用仍存在不少问题。本文主要从企业合同管理人员的视角，研究信息化过程中的问题，并应用合同管理、信息化、风险防控等知识提出了解决问题的对策，对于后续企业在开展合同管理信息化工作方面具有一定的借鉴意义。

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