于美智   天津钢管集团股份有限公司

摘要：在采购管理工作中选择使用适宜的数据统计技术，是完善采购管理水平、提高采购效率的有效方法，为此本文就数据统计技术的内涵、如何合理的在采购管理中应用进行了初步探讨。主要介绍了数据统计技术的内涵，探究什么是采购管理，并介绍数据统计技术在采购管理中的应用。

关键词： 数据统计技术；采购管理；内涵；基本含义；应用

  引言：众所周知，随着我国社会市场主义经济的高速发展，我国各行各业竞相发展，纷纷得到质的飞跃，逐渐完成量变到质变的转化。在这样的社会背景下，企业之间的竞争日趋激烈，我们要想在众多企业中异军突起、脱颖而出，从而占据主导地位，作为企业经营管理的首个环节采购变得越来越重要，发挥好采购的杠杆作用，是提高企业竞争力的重要方面，为此就需要合理分类统计采购数据，运用适宜的数据统计技术，达到持续完善采购管理、持续提高采购效益的目的。本文拟就以“数据统计技术在采购管理中的应用”为主题进行探析，并在此基础上提出一些建议，为增强企业核心竞争力贡献微薄之力。

一、 数据统计技术的内涵

数据统计技术能够有效提高企业采购管理质量，并且能够为企业带来一定程度上的经济效益是显而易见的。合理应用数据统计技术能够帮助我们了解到企业在采购管理中存在的变异、发展的趋势，进而能够有效发现问题、解决问题，从而能够提高采购管理的工作效率，并且还能够根据获取数据，运用数据统计技术，进行统分析，不但可以直观地观察到变异，进行修正，而且可以根据分析结果进行准确地预判和决策。随着信息科学计划的飞速发展，数据统计技术也在以迅雷不及掩耳之势飞速发展。统计数据则是指在统计工作活动过程中获取到各种各样资料的总称，本文所称统计数据特指采购业务活动过程中所产生的各类业务数据。统计数据搜集的组织形式多种多样，主要的有抽样调查、重点调查、普查以及统计报表等。将其应用到采购管理中，能够有效提升采购管理水平，提高工作效率以及工作质量。

二、 采购管理的基本含义

  所谓的采购管理，是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。现代管理教育将采购管理的职能划分为三类，即保障供应、供应链及信息管理。其实就是指在提交采购申请开始至采购结算结束的整个过程中，进行科学化以及合理化地管理。采购管理包含有采购计划管理、采购订单管理、物资收货管理以及发票结算管理几个环节。

正所谓“没有规矩不能成方圆。”我们在展开采购管理工作的时候，应该遵循相应的基本原则，主要表现在以下几个方面：1.首先必须建立完善的供应商评审体制:对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等都要作出明确的规定。2.建立采购流程、价格审核流程、验收流程、付款结算流程。3.完善采购员的培训制度，保证采购流程有效实施。4.价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗厢操作。5.规范样品的确认制度，分散采购部的权力。6.不定期的监督，规范采购行为。7.建立奖励制度，下调价格后应对采购员进行奖励。8.加强开发能力，寻求廉价代替品。

  三、数据统计技术在采购管理中的应用

  正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”将数据统计技术合理地应用到采购管理中，能够有效发现问题并能够靶向性的解决采购工作存在的问题，进而提高采购工作质量，提升采购管理水平。在企业开展采购工作的过程中，不可避免地存在一些问题，问题形式多种多样，主要表现在以下几个方面：采购材料的种类非常多、涉及的领域广、紧急采购不可避免、采购人员相对少、采购企业之间系统相对封闭，导致采购业务数据多以纸质人工传输较多，系统需要业务人员分别人为录入，由于系统差异、统计口径及不同企业采购管理要求不同，使企业之间核对到货物资、结算情况、价格等业务数据较为困难。为此，为了有效解决这些问题，我们应该在采购管理中有效应用数据统计技术，不能可以使企业之间核对业务数据简单快捷，而且还可以直观的呈现采购过程中的不足，进而能够将采购管理在企业管理中发挥好排头兵、先锋队的作用，建立起跑线优势，提高企业竞争力。

  数据统计技术的主要功能就是收集采购过程中的数据信息，并在此基础上对收集起来的数据信息进行归纳整理，随后进行统计分析，以此来保障采购管理工作的持续改进持续完善。数据统计技术多种多样，呈现出多元化的趋势，下面将全方位、多角度地进行剖析。第一，在进行数据查找、数据统计与数据求和的时候，我们可以应用数据统计技术中的查找函数来将查询所需要的采购数据；应用统计函数与数组公式来将相应的采购数据进行统计；应用求和函数与数组公式来将采购数据进行求和；应用日期函数来计算相应的业务结算单据，避免手工分类计算出现误差；应用逻辑函数来判断采购风险及供应商的等级，进而结合企业实际情况来做出科学合理地选择。

第二，我们在采用数据统计技术分析采购数据时，应该首先针对采购环节，选取正确的适宜的数据统计技术，并加以分析，进而能够有效提升采购管理水平，提高工作效率以及工作质量。首先在选取数据统计技术方法前，我们需要对收集的采购数据根据需要分析的方向进行分类，进行多字段地分类汇总以及进行多层次的采购数据浏览，并在此基础上开展下一步工作。如：采购金额数据，我们可以从多角度进行分类分析，①我们可以通过按物料进行分类，统计分析，清晰掌握采购总额中各物料的占比，从而抓住重点的关键的物料，控制关键物料的采购价格、采购质量，提高采购管理水平；②也可以按照供应商供货金额分类，通过统计分析，掌握关键供应商，提高采购管理的供应商管理水平，③也可以通过时间分类，掌握采购物资的采购变化趋势。数量和价格的变化趋势，提高采购价格和采购批量的管理水平。最后，采购人员应用数据统计技术来进行模拟运算，并获取相应的结果。

第三，数据统计技术在采购管理的运用中，我们还可以通过数据统计技术对采购物资的质量的影响因素等进行分析。可以运用树图来得出影响企业采购管理质量的因素，并对影响因素进行深度剖析，做到“追根溯源”，进而明确出现的原因，进行具体问题具体分析，采取有效措施来进行改善，以此来保障采购管理工作的稳定运行。与此同时，我们还应该运用数据统计技术中的柏拉图法以及层别法来将采购管理各个环节（计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集以及采购结算）进行分析，进而能够直观地知道是哪个采购环节出现了问题，进而能够针对性地解决问题，避免盲目采取措施来改善问题。除此之外，利用数据统计技术能够将多种多样的采购材料进行有效分类，并且将需要紧急采购的材料进行单独整理，进而能够解决采购人员相对少的问题，还能够促使企业采购管理趋于规范化、科学化以及合理化。并且，在企业采购管理中灵活应用数据统计技术，为后期企业进行核对到货物资、结算情况、价格等业务数据提供便利。

  众所周知，统计数据的类型多种多样，主要包含有定比数据、定序数据、定类数据以及定距数据四种。统计数据的方式也多种多样，主要包含有分级统计、定位统计以及分区统计三种。显而易见的是，对于物资的采购管理，各个企业都有其独特的标准以及要求，但是实际上，数据统计技术在采购管理中的应用方式大体相同，没什么大的区别。下面将举例来进行论述。某个企业在进行物资采购的时候，相应的采购人员应该明确自身的工作目标，即投入最低的成本来购得企业生产建设所需要的高质量材料，进而提高企业的经效益。采购人员为了完成这一目标，在实际工作的过程中，首先就应该结合企业的实际情况来准确填写采购清单，在填写采购清单之前，采购人员应该对此次企业生产建设所需要的产品数量、名称以及规格进行科学合理地统计，做好相应的准备工作。在这个时候，采购人员可以选择分级统计的数据统计技术。这里我们需要注意的是，各种信息数据需要采购人员亲自进行调查，在此基础上做好相应的统计报表。比如，某个企业需要采购回来的材料是XX五百件，能够接受的供货周期是二十天，企业采购人员列出清单之后，M企业与N企业都针对这一采购清单给出了相应的报价，M企业、N企业给出的报价分别为：试制价格七十元、六十五元，批量价格五十元、五十五元，供货周期十四天、十一天。采购人员在面临这种情况的时候，盲目进行选择将会很容易出现错误。鉴于此，采购人员应该灵活应用数据统计技术，进而运用加权公式：S=αP+βQ，公式中的S表示的是加权价格，α表示的是试制价格权系数，β表示的是批量价格权系数，P、Q则分别表示的是企业报价中提出的试制价格与批量价格。通过此公式进行计算，能够明显了解应该选择M企业。然而，这样做出的选择还不够全面，采购人员应该从全方位、多角度地来思考问题，避免决策过于片面化。由此可见，采购人员应该结合社会市场的实际情况，顺应社会发展潮流，掌握市场变化趋势，进而对M企业以及N企业进行评价打分，以两个企业的供货业绩为基础，最后可得N企业较好。综上所述，采购人员最终应该选择N企业作为此次采购活动的供货商，这样选择的主要目的是为了实现企业的利益最大化，并且还能够有效降低采购成本。除此之外，采购人员在进行产品采购的各个环节，都可以应用数据统计技术，进而结合实际情况来科学合理地制定出报表，进而能够对物资采购进行良好的管理。由此可见，在采购管理中灵活应用数据统计技术至关重要、势在必行。

  正所谓“实践出真知。”通过不断地实践证明，将数据统计技术应用到采购管理中，具备至关重要的意义与作用，主要表现在以下三个方面：

（一）能够有效提升监督管理水平。采购人员合理应用数据统计技术能够有效监督采购活动的各个环节，及时寻找到出现问题的环节，并针对问题做出相应的处理措施，从真正意义上做到“对症下药”；

（二）在一定程度上能够控制采购成本。企业采购人员能够结合实际情况来选择合适的供应商，明确采购风险的等级，进而采取有效措施来降低采购成本，提升企业的经济效益；

（三）促使采购账单非常清晰直观。采购人员应用数据统计技术能够制定出相应的统计图，统计图的形式多种多样，非常直观，能够避免出现资金漏洞的不良现象。

四、 结束语

  综上所述，随着国民经济的高速发展，我国科学信息技术以迅雷不及掩耳之势飞速发展。在这样的社会背景下，众多企业在不断地发展。显而易见的是，企业前期的生产建设离不开采购工作，企业后期的经营活动也与采购工作息息相关、紧密联系。由此可见，相关部门及个人应该重视物资采购工作，做好采购管理，进而合理应用数据统计技术，有效提升企业的经济效益，大大降低成本投入。并在此基础上，保障企业的可持续发展。

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