仝玉强 中石化齐鲁分公司物资装备中心

摘要：加强物资采购管理，降低物资采购成本是任何一家企业都面临着的重要管理工作。因为企业对物资采购投入的成本在企业投资总额中占有相当大的比例，所以加强物资采购管理，有效降低采购成本可以使企业获得更大收益，促使企业效益最大化。以下将会结合实际工作中遇到的问题，以探究加强物资管理，降低物资采购成本的可行性方法与措施，为企业的物资采购管理工作提供一些参考。

关键词：炼化企业 物资采购 采购管理 降低成本

引言：物资采购工作不仅是一项生产前的准备工作，还是开元节流的一项重要工作。 炼化企业要是生产工作平稳运行，就需要持续供应各种生产资料和备品备件，同时还具有计划批次多、技术条件复杂、紧急采购多、采购品种多、数量相对小，难以集中采购的特点。物资采购的资金消耗约占企业产品成本的一半以上。物资采购管理工作的成效直接影响了公司的发展及产品质量。而降低物资采购成本能够降低产品成本，加速资金与库存周转，增加效益，是企业效益最大化的有效手段。

一、采购成本概述

      采购管理是企业管理的重要组成部分，而采购管理是又是采购管理中的重要组成部分，它还是资金消耗最多，最容易失控的环节。采购价格、数量、运输方式、供应商等的决策和选择，都是直接影响采购成本的关键性因素。所以，控制采购成本对企业的经营绩效是至关重要的，尤其是像中石化齐鲁分公司这样的炼化企业。据资料分析，采购成本每降低1%就可以使企业利润提高5%-10%，尤其是在采购资金占平均销售金额比重日益增加的趋势下，降低采购成本的工作更显其重要性，它是炼化企业“第二利润发源地”，还是赢利的基础。

     二、物资采购工作中存在的问题

      在物资采购工作过程中，为了获取个人利益，“托关系，走后门”的现象频发，管控起来有一定难度；另外还有一些供应商采取不正当竞争手段获得企业的供应商资格，但是物资的质量没有保障；现阶段呈现出的买方市场，促使采购人员更加具有选择优势，但是对物资采购的监管力度跟不上，出现损公肥私的现象，为腐败提供了滋生土壤。

      三、影响采购成本的因素

      企业的物资采购工作是一项综合性较强的活动，一般是从采购物资需求的提出到物资到位、物资使用的全过程。物资采购的成本具有多样性和动态性特征，然而影响企业物资采购成的因素主要有采购价格、采购数量、运输方式、存储方式、采购策略和员工素质这几个方面。

     （一）采购价格：毋庸置疑，物资采购的价格是决定采购成本高低的决定性因素，它是企业成本和费用的重要部分。然而决定采购价格的因素有很多，比如市场价格、采购计划批次、采购方式、运输方式、供应商的选择等，这些都会对采购价格产生直接的影响。

     （二）采购数量：采购数量是需要与生产相结合的，采购前要对采购数量做科学的预算，需要建立在批量生产和科学合理的物资核算定额和储备定额基础上的。广义上讲，它还要包括优化采购量、合理平衡库存、控制采购数量等方面。

     （三）运输方式：物资采购的运输是需要花一定的运输费的，因此，采用什么样的运输方式可以用最低的运输费用、在最短的时间内及时无误的运送到制定地点，这也是控制成本的重要因素之一。另外选择合理的储存方式不仅可以节约人力、物力、财力，减少资金占用，还可以有效控制采购成本。

     （四）物流信息：能够及时、准确、全面的分析和掌握物流信息，比如物资性能、质量、价格等。

     （五）采购策略：在整个市场环境下，物资采购与整个采购策略是紧密相关的，有预见性、灵活性的采购策略是有效控制采购成本的重要因素。选择最经济合理的采购方式完成物资采购工作可以有效提高工作效率，如招标采购、单一来源采购、竞争性谈判采购、询比价采购、框架采购等，都是很好的采购方式。

     （六）物资储备及质量控制：物资储备着重于控制人力、财力及尽可能少占用资金等。而物资质量控制的方法有很多，可以选用设备监造、入库检验、分析化验、及抽样频率与数量等方式进行。

     （七）采购队伍：素质高、业务能力强、有丰富经验的采购团队是良好执行采购策略的有力保障；还是决定产品开发。产品质量、采购成本以及产品销售状况的关键。

     （八）非生产因素：即日常采购活动的人工成本和办公费、公共关系费、差旅费等。

     四、控制物资采购成本的根本原则

     （一）全面控制原则

       因为在将物资采购的成本控制落实到实际工作中，涉及的环节较多，所以需要在进行成本管理时全面考虑影响因素，制定适合企业的最优方案，进行最合理的资源优化配置。同时促进工作人员积极为控制成本提出合理化建议，对于采购过程和采购人员进行监管，实现对物资采购的全面控制。

      （二）动态控制原则

       影响采购成本的因素是变化的，所以在控制时也需要结合实际情况的变化进行动态化的控制，把物资采购成本的有关因素按阶段做考评，看和制定的目标是否有差距，如果存在较大差距，就要进行及时调整；如果与目标相符，就可以继续推行相应的控制方法。对意外发生的影响因素要进行科学的分析，以免造成对整体成本控制的不良影响。

      （三）目标控制原则

      把物资采购成本管理计划有步骤、有层次的进行划分，确保整体目标合理，同时小目标切实可行之后，将任务分配到人，责任到人。提高员工工作积极性，保正目标实现。并且设定奖惩机制，成本控制目标达成适当给予参与者以奖励，将控制成本的工作与员工切身利益挂钩，有利于完成目标。

      （四）节约原则

      采购成本控制最核心的一点就是节约原则，任何一个采购环节都应该以节约为导向。科学的实行节约原则有利于完成物资采购成本控制的目标。虽然节约原则很重要，但是不能粗暴的一味制止，而是要对浪费问题采取积极的管理措施。

      五、加强物资采购管理，降低物资采购成本的措施

     （一）制定科学合理的采购计划

      建立健全与采购计划相关的管理制度，明确相关部门工作人员 的权利与责任。在规定时间内将采购计划上报审批，对采购计划的整体工作流程制定明确标准，确保计划的的制定与实施工作合理有序的进行。

      物资采购计划是物资采购的重要环节，它的制定对于后续的工作有这重要的影响，掌握好物资采购计划是有效控制物资采购成本的前提条件。物资采购计划的关键在于提高采购计划的及时性准确性和标准化。需要结合企业实际库存量，制定内容要包含采购品种、采购数量、采购价格及到货时间等内容。根据采购资金，做好预算，对采购资金进行合理的规划和分配。针对炼化企业，还需要做好以下工作：

     1、严控需求计划提报和审批

     炼化企业在采购计划的提报方面仍然存在诸多问题，例如，计划量大于需求量、计划提报物资技术规格大于需求、紧急物资需求计划过多等。那么这种情况下不能确定需求的物资和为落实库存的物资严格控制提报，提报的物资不能按时办理出库，造成库存积压。技术主管单位要对采购计划的技术条件、数量等严格审核。坚决杜绝库存积压现象发生。严格控制提报的计划到了采购部门的变更，加强计划变更管理制度，控制计划变更时间对采购工作带来的不利影响。

     2、掌握好需求的提报时间

     合理安排需求提报时间，有利于采购工作的顺利开展。需求计划提报时间要充分考虑物资采购周期的影响，给物资采购部门留有合理的采购时间；计划提报的时间要进行统一，可以统一安排，集中采购，减少采购成本。炼化企业的需求计划提报可以设定为月计划、维修计划、资本支出项目等投资项目的计划，可以限定提报时间，以便统一安排采购工作。如果提报时间不统一，会造成采购计划不能整合，落实平衡库存难度大，还存在规避招标的风险。

     3、提高需求计划提报的准确性与及时性

     计划提报不准，规格型号、技术要求不齐全，中国石油炼化企业实行物资编码的审批管理，计划提报单位未提供或者未能及时提供相关技术参数，就需要物资采购部门反复落实，并需要集团公司审批，审批需要一定的时间，ERP系统中已有编码的物资需要查找确认，这些都会严重影响采购进度和效率。计划提报出现问题，需要采购部门迅速发现并且及时反馈解决，耗费的大量的时间和精力，影响正常采购程序，因此，必须严格控制需求计划的准确性和及时性。

     4、严格把好采购计划审批关

     平衡好需求计划，可以合理利用库存物资，杜绝出现库存积压现象出现，炼化企业尤其要做好需求计划的平衡工作。物资采购人员要定期到库房掌握库存状况，做好需求计划的平衡工作，从而形成采购计划。采购计划要严格审批，要包含预算价格等方面的信息，以起到有效控制成本的作用。

    （二）严格控制采购总成本

     严格控制采购总成本首先要制定好相关制度，明确控制成本的目标，严格遵守，规范操作以免出现漏洞；其次，化工原辅料采购费用较高，一定要严格判断采购这些材料的必要性，并随时调整化工原辅料的用量和对使用效果进行评价，把好质量关，对比市场价格严格审核；再次，控制重要设备备件的采购费用。采购重要设备备件时要掌握市场价格和历史采购价格后进行核定。在采购时要考虑运输成本、安装服务、压缩单一来源采购数量、采购方式等。另外可以和技术部门沟通，拓宽采购渠道。仔细核算预算价格。

（三）转变企业物资采购理念

     在进行物资采购工作时要将科学合理的采购理念作为指导标准，避免因为盲目进行物资采购工作而给企业带来成本压力。产品销售量不是一成不变的，如果销售受阻，产品积压，企业承受的风险也随之升高。在这种情况下，企业的效益就会受到影响，这个时候，采购人员就需要暂缓采购，避免资金不能及时回笼，最大程度的保证企业效益。另外企业遇到某些计划外的突发状况时，会影响到购货成本，导致购货成本增加。如果储存成本高于购货成本，那么企业还是要采取措施来减少库存，降低储存成本的同时也使企业的整体采购成本降低了。

（四）采用多种采购方式

    合理选择物资采购方式，丰富物资采购方式。采购形式有公开招标、有限竞争招标、询价采购等很多种，也可以不选择单一的某种方式，而是把多种方式通过科学合理的安排，组合在一起。这样可以在不同程度上控制采购价格，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本。

     （五）选择经济、合理的供应商

     供应商选择是物资采购管理工作中一个重要环节。一般情况下，在公平竞争的原则下应给予符合企业要求的各个供应商以相同的竞争机会，使物资采购置于市场经济的环境中，使其获得更好的发展，而且还可以有效控制采购成本。选择供应商时，一定要避免出现单一的供货渠道。需要考虑到不同供应商的采购价格、运输成本等因素。要确保供货及时性，物资质量，控制好物资采购支出。另外，我们也要关注选择供应商的方式。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购在物资采购中，采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的物资，并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。

（六）建立健全业务台账，优化储备管理

建立健全业务台账，有利于动态的掌握需求状态。台账内容包括有计划信息、采购信息、到货信息、出库结算信息。定期更新数据，组织人员对料，增强数据及时性、准确性。以市场规律为指导，提高对物资价格变化规律的预测准确度，为企业的物资采购提供科学参考。此外，物资管理人员还应派专人负责材料、设备的市场调研活动，根据调研情况，计算原材料购买费用、运输费用、存储费用、人工劳务费以及税金等，以此作为计算成本的依据，然后运用成本管理工具对总成本进行分解，制定具有可行性的成本控制方案，从而更好地指导物资采购工作。 

    （七）提高采购人员业务水平，加强教育培训提升综合素质

     企业物资采购是一项专业技术要求较高的工作。它不仅要求采购人员熟悉业务流程，还需要具备交高的业务水平与专业素养。采购人员要全面掌握企业采购政策和对采购质量等要求的书面程序，并且能够严格执行；了解市场动态，熟悉计算机信息技术，对采购物品有基本的鉴别力，能够保证物资采购是物美价廉的。

      同时还要对采购人员加强业务培训，提高员工职业素养。定期开展专业知识技能培训，使采购人员能够及时掌握最新的专业知识。还要定期对采购人员进行相关的法律、经济知识进行培训，闲时可以让采购人员到生产线工作一段时间，以加强采购工作与技术、生产部门的联系。

     加强廉政教育，提升综合素质，面对诱惑，勇敢说“不”。企业可以给员工展示一些以权谋私的典型案例，让采购人员了解其严重后果；内部定期进行思想整顿，保持警钟长鸣；开展道德讨论，弘扬正确的人生价值观。

   （八）建立监督机制

     企业针对物资采购还需要建立出一套与之相匹配的考核体系，核心物资需要针对性、单独的审计方式，另外设立价格监督部门，定期对主要物物资的报价及质量情况进行抽样调查、对比、分析，查找物资偏差，分析原因，督促整改。如此，对于物资采购中面临的不足之处，就能在第一时间内加以解决。考虑到物资的实际资产，也可以选择延伸审计模式，确保采购活动更加合理、更加规范，确保采购的相关信息能够做到透明化、公开化，提升资源的综合利用效率，满足监督管理提出的目标。如果发现物资采购环节存在违纪现象，必须严格处理，并且在制度中查询漏洞、在监督工作中查询不足、在日常监管中查询疏忽，这样才可以将物资采购成本降至最低。 

结束语：中国石化物资装备部在2011年就提出加强物资采购过程管理的要求，各物资供应部门设置过程控制科室。这一工作也取得了小小成绩，在2012年获得了中国石化供应系统技术比武优胜单位和物资储备管理优胜企业的殊荣，近五年在中国石化物资装备部物资供应“比学赶帮超”评比中，齐鲁石化位列八大炼化一体化企业始终名列前三名。这标志着齐鲁石化在需求计划、供应商、储备与库存、采购降本、信息管理等方面成效显著。从而实现最小的物资消耗，取得最大的经济效益。

参考文献：

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