刘彦红 开滦唐山矿业分公司

摘要：社保档案是确定参保者享受社会保险待遇的重要依据。档案数字化管理是依托现代化的信息技术对档案实行的新型的管理模式。以数字化形式存储的档案，查询方便、快捷，易于保存，间接提高了社保业务人员的工作效率，提升群众的满意指数。社保档案数字化管理实施需要一定的物质保障。

关键词：社保档案；数字化管理；保障

档案管理作为社会管理的一部分内容，历来受到政府和社会各个方面的重视。社保档案作为一种重要的民生档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保者享受社会保险待遇的重要依据。2011年7月1日，随着《中华人民共和国社会保险法》的正式实施，社会保险制度的覆盖面在不断加大，参保人数快速增长，社保业务的规模也越来越大，而与社保业务相配套的社保档案管理工作就成为了人们关注的焦点。随着我国信息技术的不断成熟，档案的数字化管理也就成为必然。

一、档案数字化管理的含义

   档案数字化管理是随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型的档案信息形态，它把纸质的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现各地的资源共享。

二、档案数字化管理的必要性

   随着社会保险业务的迅速发展，社保业务档案呈现海量增长的态势，社保档案管理工作更是贯穿于社会保险参保登记、社会保险费征缴、社会保险业务统计、社会保险待遇核发等社保业务经办的全过程，与社会保险各项业务经办紧密关联，相辅相成。传统的社保档案管理模式已经不能满足现代社保事业的需要，所以，建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存的社保档案管理系统是工作中的重中之重。档案数字化管理是档案管理的必然趋势。档案的数字化管理并不是取消纸质档案，而是通过计算机系统的处理，建立更加规范的电子档案目录，为原始档案的查询建立准确、方便、快捷的计算机平台，实现社保档案的永久保存。

三、档案数字化管理与传统档案管理模式的比较

（一）查询方便、快捷。

各级社保经办机构要依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。在传统的管理模式下，在查询档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。就参保职工的养老保险缴费情况来讲，查询一个人的信息要耗费几个小时甚至几天的时间，而且历史档案发黄、污染，在翻阅、复印过程中很容易造成破损，对查询工作带来了很多不便。社保档案实行数字化管理后，通过计算机信息查询，只要输入职工的唯一的社保号码，职工历年的缴费情况、政策性补缴的信息便可一目了然，查询工作短短几分钟便可完成，无需调取实体档案原件，即可通过计算机检索查阅扫描图片，实现打印复制等功能，真正将“死档案”变成了“活信息”。

（二）易于保存。

传统的档案保存方式，纸质档案经过装订后放在铁质的档案柜里，占用空间大，查询困难，管理难度也大，夏天怕受潮霉烂，冬天怕火星点燃。随着档案的日益增多，档案管理的不规范、不标准引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，管理成本极高；档案数字化管理将这些纸质的资料信息转化到计算机信息系统中，只需要加强网络维护，及时制定防范风险的配套措施，及时对软件进行升级更新，便可保证信息的安全可靠，从而大大降低因档案管理不当引起的潜在风险和档案管理成本。

（三）提高社保业务的经办效率。

在社会保险业务经办窗口中，出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，这些资料的数量会是非常庞大的一个数字。而办理一项业务需要多次翻阅审核参保人的这些信息，档案数字软件代替实物查询后，把工作人员从低效、繁重、重复性高的手工录入及查询工作中解放出来，对参保人员的信息瞬间可知，减少了参保人员东奔西走的搜索、复印各种信息，社保业务人员处理业务也会得心应手，降低了社保业务人员的经办压力，大大提高了工作效率，提升了群众的满意指数，维护了社保文明服务窗口的形象。

四、档案数字化管理的实施保障

（一）加强档案工作的基础建设，建立专门的档案管理工作机构

要建立专门的档案管理工作机构，提高档案管理工作中硬件设施投入的比重。档案管理要有固定的场所，内部设施要符合档案管理规定，库房、阅档室、办公室要设置分明。档案室要配备专职的档案管理人员，并对档案管理人员定期组织培训，提高管理水平。

（二）要有一套完整规范的的社会保险档案管理体制

新的工作要有新的制度保障。2009年人力资源和社会保障部与国家档案局联合发布了《社会保险业务档案管理规定》，为社保档案管理提供了可靠的制度保障。实施档案的数字化管理，要将社保业务档案工作列入经办业务流程和经办人员的岗位职责，实现全员参与档案管理；要有一套完整的收集归档工作管理制度；根据档案类别，设置不同的档案管理方法；制定业务经办和档案管理双向制衡的工作流程，每笔业务自动生成相应的档案编号，利用系统工作流程规范人工操作，将内部控制贯穿于业务经办和档案形成的每个环节，进一步防范风险。

（三）建立档案系统与业务信息的无缝对接

社保档案是为参保人员查询信息和业务经办人员办理社保业务服务的，实行档案数字化管理形式，就要创建档案管理系统与业务经办系统的联网功能，实现档案查询和窗口岗位服务的有效对接，档案入库只需计算机查询一次，利用高速扫描、智能分类、和真空塑封技术，实现将大量传统的纸质档案信息高速转化成数字化、影像化的档案信息。

（四）建立完善的系统风险防范措施

档案的数字化管理所生成的电子信息，既然和网络相连接，就存在着一定的风险，这种风险不是主观的，而是客观存在的。企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。所以，要在档案实施数字化管理全面分析的基础上，积极地制定详尽的风险防范措施，尽最大努力把风险掌控在一定范围之内，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，危险降至最低水平。

参考文献：

[1]孟明建.电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用.中国社会保障,2011（03）

[2]唐霁松.开创社保经办工作新局面.中国社会保障,2013（01）

[3]中国法制出版社编.中华人民共和国社会保险法案例注释版.中国法制出版社，2013