王怀志 万全县烟草专卖局

摘要：要加强烟草基层办公室的规范管理，就应当结合烟草基层办公室工作特点，积极更新办公室管理人员的工作理念，增强管理人员的专业管理能力和综合素质，积极引进优秀人才，加强对管理信息化建设的重视，改善软硬件设施建设，提高信息化建设队伍水平，不断提高管理有效性，使烟草基层办公室管理工作逐步趋于科学化、规范化和合理化，提高办公室的工作效率，为促进烟草公司的整体发展奠定坚实基础。

关键词：办公室；工作管理；管理

烟草基层办公室的管理事务是办公室工作的重要内容，如何加强对办公室工作的规范化管理，完善榜公示信息化建设已经成为目前办公室人员亟待解决的问题。针对办公室管理现状，提出一些行之有效的应对措施。

一、烟草基层办公室工作特点

其一，执行性。办公室不属于是领导部门，因此其工作的最大特点就是对领导命令执行，这就要求办公室全体成员全面贯执行党的方针政策，同时还要对企业各级领导具体指示进行执行。同时还要注重对其执行工作的实效性进行提高。

其二，协调性。办公室具有行政管理的职能，因此其常被作为是上级和各部门联系的纽带，其具有重要的沟通协调作用。其不但要对上级部门的指示接受并落实责任，同时还要积极督促下级对工作完成，因此说办公室工作具有协调性，其对烟草企业各项工作具有直接影响。

其三，服务性。服务性本是各机关部门工作的重要特点，其在办公室工作中尤为明显。其具体管理实质上就是和服务工作紧密相连的，办公室人员必须要对领导班子决策提供服务，同时还必须要具有为全体员工服务的意识，以顾全大局，对其管理效能进行最大化提高。

二、烟草基层办公室管理现状

（一）管理意识薄弱

基层办公室信息化建设是不可更改的发展趋势，是提高医院管理水平的重要手段，但在进行信息化建设过程中仍然存在诸多问题，其中之一就表现在对于信息化建设的重要性认识不足，信息化建设项目没有得到相关管理层的重视。

信息化建设的关键在于管理高层的重视，在高层的重视与引导下，能够很容易实现信息化建设中所需要的各种资金、技术支持。但实际情况是在推进医院整体信息化建设过程中，办公室部门的信息化建设以及管理工作不够深入，没有得到高层领导的足够重视。

（二）信息化队伍建设有待加强

烟草基层办公室信息化建设需要由具有较强专业能力的管理人员来完成，不仅需要具备从事信息化建设所必需的各种专业技能和知识，熟悉办公室工作管理的各项流程、具备扎实管理理论，而且能够熟练运用计算机软件操作系统、具备较强的手工操作能力。现阶段，烟草基层办公室信息化建设过程中并不具备这样全能型、高素质管理人才，很多从事管理工作的人员都不是专业的，对于管理学的知识和能力参差不齐，给办公室工作信息化建设造成了一定的阻碍。

（三）信息化建设缺乏统一、有效的管理标准

实施办公室信息化建设必然要遵循一定的管理标准，才能够保证建设任务的顺利推进。但当前烟草基层办公室在进行信息化建设的过程中，始终没有形成一套固定的、有效的管理标准，而是根据各部门、各科室人员的工作经验制定的某种具有广泛共识性的规范；在进行信息化建设过程中有时还采用自行开发、引进的方式的来完成管理系统的构建，如后勤事务管理系统等，从而造成了分散的管理模式，降低了管理效率。

（四）信息化建设缺乏相应的资金投入

烟草基层办公室信息化建设过程中，始终存在着资金、设备投入不足的现象，严重影响了办公室信息化建设的推进。档案硬件设备投入不足，缺乏统一、有效、规范化的管理，由于资金投入不足，导致办公室机器设备并不能够及时应用于信息化建设中。在缺乏足够的资金支持的情况下，检索工具落后，不利于办公室信息资源及时、快速的被查找。

三、烟草基层办公室的规范管理

（一）强化管理意识，加强信息化管理力度

办公室信息化建设必须受到重视才能够保证建设项目的顺利开展和落实。办公室工作信息化建设质量的好坏直接取决于高层对于信息化建设工程重要性的认识程度，因此必须从多个方面加强和引起管理高层对于信息化建设重要性的肯定，并给予大力支持。只有获得了高层对于信息化建设的重视，才会在人力、物力、财力等方面给予必要的支持和投入，办公室信息化建设过程中所需要的种种资金和设备才能够得到落实，才能促进公司的发展。

纸质信息在重复利用过程中往往会发生载体受损而引起的信息数据丢失、不全的现象，无法保证信息资源的原始性和可持续利用，因而必须实现办公室信息资料的信息化建设，对于纸质信息资料进行数字化扫描、复制为电子档案，以计算机方式实现资料的借阅和查询，以有效减少纸质信息的重复使用中所产生的种种损坏，延长纸质信息保管和使用的寿命，做到对原始信息的合理、科学保护。加强信息化管理力度，实现办公室资源的现代化管理。

（二）加强办公室管理人才的综合素质

人才队伍建设对于办公室信息化建设具有重要意义，高素质的人才队伍是实现信息化管理的保证，因而，烟草基层办公室在进行信息化建设过程中，必须加强人才引进，保证有专业型的人才负责管理。公司必须加强对管理人才的引入与培养，定期组织管理人员参与业务知识培训，提高管理人员的业务素质、服务水平。现代管理人员必须具备本科以上学历，拥有管理学学士学位，具有扎实的管理基础理论知识，熟悉计算机软件操作系统，以更好的服务于现代办公室信息化建设，提高办公室工作管理的效率。

四、结语

随着我国烟草事业的发展，烟草基层办公室的管理工作引起了越来越多的关注。在办公室工作中，尤其是管理这部分内容占据着重要的地位。目前，办公室管理取得了一定的成效，逐步实现了信息化建设和管理，但其中仍存在着一些问题，管理流程的规范性、科学性还有待提高。以上本文就在对其管理现状分析的基础上，提出了相应的规范措施，以能够为同行工作提供一定的参考资料。

参考文献

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