张志云 中国石化集团国际石油勘探开发有限公司

摘要：随着计算机与互联网技术的进步，采办信息化发展速度非常快，实现重大意义的同时，建设标准不统一、人才队伍建设明显滞后、信息及数据安全等方面的问题也变得越来越突出。文章在分析上述问题的基础上，针对性的给出了相关的解决方法。

关键词：采办信息化；问题；解决方法

传统采办过程由于分工过细，导致管理信息沟通上的困难。同时，由于物料采办是跨部门和组织的过程，每一步都需要手工记录和发送，效率非常低下，且重复劳动，信息利用率低。随着计算机信息技术的迅猛发展，采办信息化管理越来越普及。

采办信息化管理就是构建系统的信息化采办解决方案，实现整个采办各个业务环节的信息化，构建一个统一、共享的电子采办平台。按照统一领导、统一标准、统一规划、统一平台、统一组织实施的原则来执行。该系统完成后, 就可以在网上完成从申报到验收, 从支付到物流全方位采办流程, 同时, 还可以在网上对协议采办履约情况实行全程监控和立体监管。

一、采办信息化管理的意义

采办信息化管理可以实现采办成本低、效率高，维护公平竞争和透明公开等目标。

（一）增强采办的透明度

传统采办方式下采办信息基本用手工记录和发送，透明度不高，较为容易避开各种控制、法规、审查, 从而达到寻求或维护既得利益的目的。采办信息化管理后，首先，所有的采办环节都在内部系统或互联网上进行，减少了人为操作，实现了整个采办过程的公开透明。且具有相应权限的人包括审计部门可以更加容易地通过内部系统或者互联网获取有关采办的信息，起到监督的作用，有效地防止了采办中“权力寻租”行为的产生,抑制了一些腐败现象；其次，减少了纸质文件容易出现的模糊、延误以及其他可能的人为因素等问题，实现了计算机与互联网技术和公司管理的结合，使采办活动更加安全、快捷。

（二）打破地域限制,增加有效供应商，降低采办成本

采办信息化管理后，公司通过网络、媒体一体化的方式进行招标公告，消除了地域限制，丰富了公司的供应商资源，有利于进一步了解相关物资和产品的市场供求情况。公司通过采办信息化管理的专业数据库的帮助，整合供应商资源，可以跳出地域、行业的限制，找到更多、更合适的供应商。

所有供应商都有平等机会参与全国甚至世界市场竞争.有效供应商的增加可以使竞争更完全、更充分，从而使公司获得更为合理价格。同时可以通过网络完成一系列采办程序,采办人员可以从成堆的纸质文件中解脱出来，供应商也减少了出差时间和费用等销售成本，从整体上大幅度降低了交易成本和管理成本，节约人员和办公费用。

（三）提高采办数据分析能力，增强采办管理的科学性

所有采办信息汇入采办信息数据库后，采办人员可以随时进行查询,方便快捷地查询相关物资的最低价格、最优质供应商等。这不仅是对采办制度的一种评估方法，也可以配合检查预算的执行情况。另外，将采办的各项效益评价指标如节约指标、费用指标、赢余指标等加以量化，通过系统对采办记录等电脑资料进行整理和比较，方便、快捷地进行采办效益的计算和评价，对于科学地评价采办工作、制定正确的决策、促进采办向纵深发展等具有重要的意义。

采办信息化后，整个采办的状态在采办信息化管理平台上一览无余，所有的数据、信息可以随时被调用、整理、汇总。使用部门随时可以查看所需物资的库存情况以及新采购物资所处的采购状态，减少了公司内部部门之间相互沟通造成的时间成本；管理层除了随时可以调看所有的采办状态、了解整个物资的整体情况外，还可以在各种数据分析的基础上作出各种决策并制定之后的工作计划。

二、采办信息化目前仍然存在的问题

采办信息化管理是现代企业管理不可或缺的一环，随着计算机信息技术的普及，取得了长足的发展，得到了大量的应用。但从整体发展水平来看，目前采办信息化管理仍然存在着一些亟待解决的问题。

（一）采办信息化管理体系标准化建设落后、共享能力不高

采办信息化管理已经兴起多年，但迟迟没有行业中普遍接受的统一标准。体系开发公司独立开发，封闭发展，由于工作流程不一、技术能力高低不同，造成发展水平良莠不齐，管理机制与执行办法各有千秋。体系采用单位多由财务部门或采办部门申请引入，而其它部门配合度不高，使用愿望不够强烈，信息共享程度不高。“信息孤岛”问题和低水平重复建设的问题严重。进一步导致数据库中的数据不够全面、真实，甚至存在错误，无法反映采办活动的真实情况，影响管理层对下步工作的决策。

（二）原有采办人才队伍无法满足信息化管理的需要

由于采办信息化对管理人员在计算机、网络应用方面的能力要求比较高，原有的采办人才结构很难适应发展采办信息化管理的要求。对于采办人员来说，采办信息化管理是一种全新的工作模式，要求管理人员不仅要具备全面的国际采购知识，还必须具备较高的计算机网络专业水平及相关业务素质。如果缺乏采办管理的专业管理和业务人员，采办活动中难免出现采办程序不规范问题。缺乏计算机与网络的应用能力，采办信息化管理就没有办法真正的进行。能力方面的缺失导致原有采办人才队伍对采办信息化管理的抵触，致使很多企业的信息化进度放缓、甚至废止。

（三）参与采办活动的外部单位的协同管理问题

参与采办活动的外部单位很多，供应商、货运代理、船公司、清关公司、保险公司等在采办活动的不同阶段参与其中，单位性质复杂。同时夹杂着许多政府部门，如海关、税务等。如果想实现采办活动全过程信息化管理与数据共享，必须协同所有参与采办活动的单位及部门参与进来，难度可想而知。且这些单位和部门的技术实力、人员水平、配合程度、合作意愿都不一样，无法一蹴而就，促进各个参与单位及部门的协同发展是采办信息化管理的一个重大课题。

（四）计算机网络技术发展水平对采办信息化管理的制约

采办信息化管理依托计算机及网络技术来实现。采办信息对于每个公司都是保密信息，且保密级别较高。而现在的网络安全问题层出不穷，技术漏洞导致的信息泄露案件时有发生。信息安全便是摆在采办信息化管理面前的一个非常巨大的挑战。如果信息安全出现问题，采办管理的信息化的程度越高，对公司造成的危害越大。

参与采办活动全过程的单位和部门处于不同的国家和地区，计算机网络发展水平不一，如果想推进采办全过程管理的信息化，必须依仗计算机网络技术在全球的进一步普及与发展。

三、采办信息化存在的问题的解决方案

（一）统一采办信息化建设标准，疏通采办信息共享渠道

尽快建立统一的采办信息化建设标准。统一各个参数的定义，整合市场上千差万别的采办信息化平台。随着市场的发展，各个体系开发公司之间的竞争增大，为了扩大市场，各开发公司必须考虑自己的系统与其它公司的兼容对接问题。在开发自己系统的同时，完成与其它公司相关体系的衔接，促进整个行业的发展。

体系平台的整合是一项系统工程，本身受到各种因素和环境的影响和制约。但可以肯定的的一点就是在规划阶段就必须开始考虑各方面的整合问题。在基础信息的数据采集和数据整合过程中，必须考虑到采办信息化平台的数据共享和互联互通。尽早进行科学的整合，其调整的成本就会大大降低。

完成了体系对接、平台整合后，数据才能有效的共享，从而做到采办信息化应该带来的便利。

（二）整合采办队伍，实现采办人才迭代

加强和扩大采办培训范围，实行分类培训。采办是一项政策性和专业性很强的工作，而相关的知识更新速度很快，为了保证采办人才队伍的不断提升，对应的培训必不可少，且实行采办信息化管理还需要工作人员熟练运用信息技术。因此，要大力加强对采办工作人员的培训，努力打造一支既掌握采办专业知识，又熟悉信息技术的高素质人才队伍，为采办信息化工作提供人才支撑。在加强采办专业人员培训的同时，也要同步的对采办领导、财务人员、供应商进行采办基本知识的培训，实现从上到下整个体系的知识、认识的对等，从而确保采办队伍的专业化、职业化。

从行业管理的角度看，应尽快建立适合现在和以后的采办培训制度和办法，实行持证上岗，推行资格认定制度。确保岗位上的每个人都具备承担相关责任的能力。

现在相关知识的更新迭代速度非常快，无论是原有的传统性采办人员，还是后期填充到其中的的人员，对于专家、专业的指导都是急需的。同时，采办信息化后远程办公与指导变得越来越方便，采办部门将能跨越地域的障碍，获得各个领域大量专家实时的具体指导。利用便利的网络沟通渠道，这些专家可以全程参与项目的前期准备、中期市场分析和审定与评标后项目实施监督等整个采办项目实施过程。

（三）积极协调外部单位、调动其参与的积极性

优选参与采办活动的外部单位，全面扩大公司战略合作伙伴。积极寻找符合公司发展要求、具有信息化管理水平的供应商、运输公司、清关公司等外部单位，与之建立长期的合作关系，并要求其主动的与采办信息化管理工作对接、服务；对于暂时不具备信息化管理水平的外部单位、政府部门，如果对方有意愿，应从长远的、发展的角度着眼，协助其培训人员、建立系统。

（四）加强公司信息化管理技术团队的建设、加大项目网络建设的投入

采办信息化管理的实施，必须基于计算机信息与互联网技术，利用计算机信息技术进行采办信息化管理系统的搭建，通过互联网技术与外界相连并将协作单位的数据传入汇总到公司的采办信息化管理系统中来。

对于采办信息化管理系统，明确系统中每个人的职责及权限至关重要。可以规范系统的运行，增强系统的安全性、可靠性、实用性。

图1采办信息化管理系统人员权限

如图1所示，操作层人员可以添加、生成、删除、修改与自己业务相关的内容，但是没有审核的权利，并且也无法查看各种数据分析、汇总的结果；审核层只能对系统传送过来的信息进行审核，通过或者拒绝，可以填写相关理由，但不能对基础数据或内容进行修改；管理层可以查看所有数据，并生成各种汇总及分析结果，但是不能修改基础数据或者内容；维护层可以对各种流程进行修订，并对整个系统进行维护与管理，但是不能查看具体的数据及相关信息。

采办信息化管理平台执行后，会连接本公司的绝大部分业务，系统的稳定、安全与否，直接决定着公司的运转。公司整体的采办信息化管理系统需要非常专业的系统开发、维护人员的参与，公司应在积极建立相关技术团队的基础上，主动的寻找专业公司的协助。

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