柴冠 吉林省四平市规划局

摘要：新经济形势下，现代企业特别是处于转型期的国有企业越发意识到档案管理在推动企业持续健康发展上发挥着重要作用，为此本文在简要阐述档案管理在企业发展中的重要意义，针对当前国有企业档案管理中存在的问题，提出了相关的建议，以期对国有企业深化体制提供借鉴。

关键词：国企体制改革;档案流失;建议

1、国有企业档案管理的重要性

企业档案，是指企业在各项活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的，对企业生产、经营、管理具有查考利用价值的各种不同形式、不同文字、不同载体的历史记录。国有企业档案管理是国有企业资产中一个不可或缺的组成部分，它记录着国有企业生产的产品，使用的设备以及其他的有形的国家资产，同时还记载着国有企业创造的商标权、专利权等无形资产，可以说是企业的信息资源，是国有企业改革的依据，为国有企业资源的开发和整合提供信息和数据支持，具有很高的参考与使用价值，因此国有企业的档案管理成为企业管理的重要内容，档案管理的优劣直接影响着企业改革的方向，若档案管理管理水平较高则能够使为国有企业自身进行科学生产管理提供重要依据，同时还可为其他相关国有企业的改制和发展提供借鉴和参考。

近年来，企业的改革工作在不断深入，其中国有企业向股份制方向改制是改革的核心内容，改革的方向为实现产权分离，对企业自身的部分资产实施出售、拍卖、兼并、租赁等，其目的是使国有企业重新焕发活力，呈现多元化的发展趋势，在改革的过程当中,随着经营权、产权的变化,企业对相关的档案管理工作也提出了更高的要求。当前我国国有企业的档案管理工作与我国社会经济发展需求还具有较大距离，档案管理工作改革势在必行。

2、现阶段国有企业档案管理中存在的问题

近年来，我国国有企业的档案管理工作取得了一定的成绩，但与新形势下对档案工作的新任务新要求相比还存在不相适应的地方，档案管理工作还存在着如下问题：

2.1对档案工作总体认识不高

当前人们对档案的认识仍停留在个人信息的原始阶段，企业档案管理工作者仍只是扮演保管员的角色，只是被动的接、收档案，尚未真正意识到档案在国有企业深化改革中的作用，由于对档案及档案工作的不了解，国有企业存在着忽略档案管理工作的现象，导致档案信息资源开发不足，档案利用率偏低。

2.2档案管理体系不够完善

档案管理工作是一项系统性、专业性的工作，需要专业的档案管理人员具备相应的专业知识及强烈的职业道德、责任心方可完成，现阶段部分国有企业的并未建立相应的部门和工作岗位，导致权责不清，管理职能难以落实。企业的档案并不是一个独立的个体，它与其他部门有着密切的联系，但是现阶段我国国有企业档案管理与其他部门相脱节，以人事档案为例，人事部门很少将新入员工的信息交予档案部门整理保管。尽管有些国有企业有着档案管理的意识，但是对于哪些档案要归档、如何归档没有具体的标准，有些档案资料的保管是遇到实际问题后才注意收集，基本未实现集中、规范化管理。

2.3、档案管理硬件建设亟需改善

部分国有企业档案管理意识淡薄，未将档案看作企业的信息资源，对档案工作重视度不够，未将档案管理工作纳入工作规划当中，造成档案管理资金投入严重不足，馆室紧张，库房容量不足，基础条件差，建设不规范，有些国有企业因条件限制，无法落实专用档案库室，导致部门档案分散在各职能科室，还有些档案室地方小、通风差，存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合档案管理标准。

2.4档案管理信息化工作发展缓慢

信息技术的快速发展为社会带来全方位的变革，正深刻地改变着人们的生活、工作方式和思维模式。相比传统的纸质文档，信息化建设在完善档案管理，使分类、整理、保管等管理环节上的工作大大简化，提高工作效率的同时，也节约了仓储空间及费用，电子信息的可操作性使其利用价值大幅提升，推动国有企业改革中发挥着重要作用，档案的信息化建设可以创新传统的档案管理方式，实现高效管理，随着国有企业改革的不断深入，对信息化应用要求的不断提高，档案管理工作也日益复杂，现阶段由于种种原因，基本还采用手工收集、检索，档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一等问题普遍存在，档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋，档案信息化工作处于无标、无序状态，档案信息化程度不高，发展较为缓慢，不利于档案的收集、利用和开发，无法为国有企业进一步深化改革提供很好的支持。

2.5档案管理队伍亟待加强

档案管理人员的素质直接影响着企业档案工作的效率、质量和水平，目前我国国有企业档案管理人员队伍存在着文化程度不高，专业水平有限的问题，部分人事档案管理人员专业知识老化、计算机和英语水平不高，还停留在传统的档案管理的观念上，未能正确意识到档案管理的重要意义，缺乏敏锐的信息意识，不能运用现代高新技术工具，不愿花费时间来学习新知识、新技能，极大的制约了国有企业档案管理工作的创新与发展。

3加强改进档案管理工作，满足国有企业深化改革的要求

3.1建立档案管理组织体系

随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求国有企业要切实转变档案管理工作观念，牢固树立档案管理法制观念，进一步加强对档案工作的重视程度，结合国有企业的实际，高度重视档案综合管理工作，要从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理。加强与其他部门的密切配合和协调，建立档案管理部门安排专业的档案管理人员，建立档案管理台账，建立健全档案管理制度，提出管理档案的要求，重点检查档案是否丢失、档案资料齐全、原始资料是否真实，认真核实发现的问题，细致做好资料查漏补缺，严格为下一步整改工作打好基础，使档案管理工作不断推进。

3.2加大监督检查力度。

按照“从严再要求，力求再规范”的标准，开展档案工作的督促检查和现场稽查，指导和开展档案验收工作，全面提升档案组卷质量。同时强化档案形成前端控制，规范档案整理全过程，由事后检查转变成事前和事中综合控制。

3.3强化档案实体建设。

高度重视档案管理配套硬件建设，建立专门的档案库房，配套较为齐全的工作设备，及时做好文件资料的形成收集和归档工作，确保档案资料得到科学存档。积极探索新思路、新方法，把档案管理纳入国有企业发展战略当中，加大资金投入力度，不断补充完善各项硬件设施。通过多种方式、渠道积极吸引高层次档案专业人才到档案部门工作，为档案工作补充高素质人才。加强档案配套设施建设，不断加大对档案管理工作的投入，投入大量人力、物力、财力，设置档案专用库房，购置密集架、微机、自动化装订机和防磁柜等设备，为档案的保管与利用提供极大方便。

3.4开展档案信息化建设

档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段，为此要不断提高对信息化建设的重视程度，确保信息化建设落到实处，加快档案信息化建设步伐，成立档案信息化建设工作组，将原有纸质文档通过数字档案加工存档到存储设备，使用电子文档替代堆积如山的纸质文档，完成电子文档的整理、归档、维护保管和科学应用，保证文档一体化的顺利推行。拓宽信息渠道，提高源头信息的数量和质量，夯实基础信息化建设的根基，为使档案信息化工作顺利开展，保证档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，国有企业要加大投入，通过招标方式采购服务器、投影仪、大图扫描仪、复印机、除尘机、装订机、电脑等设备，完成档案管理信息系统开发、安装、调试、试运行等工作，健全档案目录体系，建立档案信息服务平台，优化信息化系统设置，建成档案管理信息系统。加强网络安全，进一步明确网络和信息安全保密工作的领导责任、部门责任和使用责任，推进档案网络和信息安全管理工作规范化，明确规定对联网设备入网、出网、维修、报废和使用管理等方面进行严格管理。

3.5提高人员队伍综合素质

高度重视档案人员素质提高，针对档案管理中出现的新情况、新特点、新问题，采用“请进来、走出去”的办法不断加强档案管理人员的学习与交流，遵循实际、实用、实效的原则，注重从实际出发，丰富培训学习形式，积极为档案管理人员搭建各类培训平台，组织有丰富经验专家对档案管理人员进行业务培训，进一步提升他们的整体业务素质，通过培训增加档案管理人员服务意识，加快他们融入工作的步伐，对档案人员进行数字化工作业务培训，确保每一位档案管理员都能上岗操作，除此之外每一个档案管理人员在新技术面前，都要努力学习以适应新时期的要求，激励自己去不断努力奋斗，从而完成每项工作，通过强化人员及业务流程培训，对促进档案管理水平的提高将起到积极的作用。

4、结语

档案管理工作作为企业生产、经营信息化的重要组成部分，是一种无形的资产，是企业宝贵的财富，在防止国有资产流失方面发挥着重要作用，为此国有企业要与时俱进，把握整体经济发展脉搏，做好档案管理工作，在经济转型时期，把握机遇，借助经济规律迅速壮大。

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