沈雪梅 国网浙江省电力公司杭州供电公司

摘要:H供电公司电费核算采用营销系统到ERP系统接口的模式，该模式更明细，但同时也导致财物档案数量激增。本文通过对企业内外部环境、电费核算业务的具体特点进行分析，认为在会计档案电子化趋势的条件下，对电费凭证区别情况，采用汇总打印方式，可以在不影响会计档案使用的前提下，大幅减少会计档案，解决大量人力物力耗费及存储空间占用的问题。

关键词:会计档案 电子化 电费凭证

H供电公司的ERP系统与其他业务软件系统联动，这使会计核算更加详细。但同时也导致财务档案数量激增，占用了较多的人力物力和存储空间。其中，电费业务相关会计档案的问题尤其突出。

在H供电公司，目前电费销售侧核算主要通过电力销售业务应用系统（以下简称营销系统）与财务ERP系统接口进行。通过接口集成，营销系统数据转化为ERP系统中的财务凭证。主要凭证类型分为“实收凭证”、“应收凭证”、“资金凭证”。资金凭证需将网上银行数据导入营销系统以生成财务凭证，其他两种财务凭证直接通过汇总归类营销系统相关数据，经接口转换自动生成财务凭证。财务凭证体现汇总数据，明细业务数据在营销系统中，所附附件主要是营销汇总表。目前实收、应收凭证每月大约1100张，耗费A5纸3800张左右。

由于电费相关业务明细业务数据存储在营销系统中，财务凭证记录汇总数据，导致应收凭证、实收凭证能提供信息有限，财务记账凭证无法向审计人员、内部管理人员等提供明细到客户的数据，大量的纸质凭证很少被使用，而这些纸质凭证档案恰恰数量较大，耗费大量人力物力和存储空间。

为解决上述问题，对目前会计档案管理的趋势，企业内外部环境进行分析。

目前，随信息技术的日益发展，会计档案电子化成为一种趋势。

随信息技术的日益发展，许多大型企业在运营过程中使用了各种信息系统支持物料、资金、工程管理等活动，生产运营期间产生的各项会计信息，在产生最初即以电子信息的形式存在。而计算机技术和网络技术，为会计信息化提供了技术支持、为会计信息收集、处理、传递、储存信息化提供了条件。这使会计信息化是成为趋势。而伴随会计信息化成为趋势,会计档案管理也必然随之变化。在会计档案中，电子档案的比例正逐渐增加，并促使企业会计档案管理变化。

同时，随着信息系统应用逐步深入人们的生产生活。例如，电子支付方式的增加，引起以往的纸质回单、现金缴款单的减少；银行通过扫描的方式，银行回单正在逐步电子化。这些变化使人们对会计信息电子化的接受程度逐渐提高。

国家档案局和财政部注意到了会计信息化的趋势，对会计档案管理的新变化提出了相应的管理办法和措施。

2010年，审计署制定了《财经信息技术会计核算软件数据接口第1部分企业》，其中对企业会计软件提供的、国家审计部门需要的电子数据进行了规范。2014年，国家档案局会同财政部修订的《会计档案管理办法（征求意见稿）》，已正式下发征求意见，其中“进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性（对纸质会计档案的替代）”。

2014年，国家发展和改革委员会（简称国家发改委）联合财政部、国家税务总局、国家档案局在中国电信集团公司、中国联合网络通信集团有限公司、中国人民财产保险股份有限公司3家企业中开展了电子会计档案管理和电子发票归档管理的试点。其中中国电信广东分公司负责人表示：“内部凭证取消后，会计档案量减少了50%，会计档案管理费用一年节省约1000万元。

而从H公司所处的国家电网公司和Z省公司来看，档案电子化也是目前的趋势。

从2008年开始，国家电网公司内就有企业开始尝试档案信息化。但是主要是对文档建立信息化管理，以方便查询及使用。档案管理，尤其是会计档案管理方面，尚未脱离纸质文档，实际上并没有解决纸张消耗，以及档案存储空间的问题。并且增加了工作量，

2014年开始，Z省电力公司也开始开展会计凭证电子化工作，其中对电费凭证的要求，主要集中在相关报表上传信息系统、退费凭证附件及银行对账单扫描并上传信息系统。凭证电子化的主要目的是方便监管和查询，尚未对纸质凭证改变相关要求。但同时也透露出，监管和审计等会计档案使用人,更着重于报表的查询。

从外部现状、企业内部情况来看，H公司有环境有理由对会计档案电子化进行尝试。本文对电费业务凭证进行了梳理，认为对电费凭证进行凭证电子化管理，是解决上述问题的途径之一。同时，由于电费凭证的特点，实行档案电子，不仅对档案使用影响小，而且能大量减少纸质会计档案，减少人力物力的耗费和空间的占用。选择电费业务凭证进行电子化管理，是开展凭证电子化的较合理的切入点。

根据目前的《会计档案管理办法》，企业的原始凭证、记账凭证应当保管15年，因而设想采用部分财务凭证进行分类汇总，部分财务凭证按目前方式保留的方式，对现有财务凭证管理进行改进。汇总的方式，对不同凭证的特点进行分析后，本文认为可以采用以下模式：汇总打印应收、实收凭证，保留银行凭证、保留附带有外部原始凭证的记账凭证、保留财务人员录入ERP系统的财务凭证。

（1）汇总应收、实收凭证。由于通过接口模式核算，应收凭证及实收凭证通过信息系统产生，财务人员对凭证内容无法干预，且这些凭证提供的有效信息少，因而可使用汇总凭证，直接打印凭证清单和报表。汇总方式，可以按照日、周、月不同的频率汇总。减少财务凭证打印数量。同时，需做好数据备份工作。

（2）保留银行凭证。银行回单上记载了较多的信息，例如收（付）款方账号、名称、入账时间、金额、备注附言等。这些信息是供电公司的资金往来信息，需要保留。假如未来银行方可提供包含这些信息的对账单，可根据不同的银行，选择保留银行回单或使用银行清单替代回单,采用保留银行对账单作为附件的形式，进一步减少会计档案。

（3）保留附有外部原始凭证的记账凭证，主要是实收凭证中涉及退费的凭证。由于这些凭证数量很少，所附原始凭证包括对方单位的收据或收条、审批单等重要附件，必须保留备查。可同时设立电子档案，以便查询。

（4）保留财务人员录入ERP系统的凭证。目前尚有一部分电费业务凭证为财务人员录入ERP系统的，例如月末调整凭证等。这些财务凭证，目前应当予以保留。

采用上述模式对部分财务凭证进行汇总打印，主要减少的是应收凭证和实收凭证，将大大减少凭证数量，节约对人力、纸张、储存空间的耗费。按月、周、日等不同频率进行汇总打印凭证，预计可以减少的凭证数量及对纸张的耗费如下图所示：

图1：应收实收凭证以不同频率汇总的纸张消耗比较

会计档案电子化，是信息化时代会计档案管理一种可能趋势。在这一趋势下，实施电费会计凭证的优化，将在不影响会计档案使用的前提下大幅减少对纸张、人力、存储空间的耗费，并且为全面凭证电子化提供积累经验。

参考文献：

[1]巩慧．电子会计档案或将正式“登台”——企业电子发票及电子会计档案综合试点取得阶段性进展[J]．北京，中国档案．2015年，（2）：22-24

[2]许蔚君. 内部控制视角下电算化会计档案的管理[J].北京:会计师，2014年,(1):53.

[3]庄明来．当前会计信息化面临的几个问题[J].北京:会计师，2006年,(3):23-27