张巧华   河海大学

基金项目：本文系江苏省教育厅2016年度高校哲学社会科学专题研究项目基于BSC和AHP分析法的高校专项资金管理和绩效评价研究（2016SJA630008），2017年中央高校科研业务费专项资金“互联网+”时代的高校网络报销模式研究（2017B33144）部分研究成果

摘要：“互联网+”与税务结合，产生了电子发票。电子发票具有降低成本、提高效率、提高会计信息有效性等优点，但全面推行电子发票也存在一定的障碍。电子发票的广泛使用，不可避免将对高校财务报销带了新的机遇和挑战。本文探讨如何构建一个自动采集报销信息，自动审批、凭证自动生成以及无现金的高校报销系统，并提出在软硬件设施、制度、安全以及人员方面给予保障建议。

关键词：电子发票；无纸化；自动审批；无现金支付

一、引言

在互联网应用创新的蓬勃发展和电子商务的迅猛推进下，“互联网+”与税务结合，产生了电子发票。电子发票是一种符合税务局发票开具标准，具有统一编码和防伪识别功能的以电子方式存储的交易凭证。它的开户登记、发票开具以及数据传输都在互联网上进行的网络发票。目前，借助电子发票服务平台，移动、京东、顺丰等企业已经可以在网络平台完成电子发票的高效开具和传递，对付款方也支持多途径电子发票的接收。

（一）与使用纸质单据相比，电子发票的使用能够带来如下积极影响

1、降低成本。使用电子发票，既能节约发票印制、领购、传递和储存等直接成本，也可节约如系统维护、发票认证、统计以及遗失处理等管理成本，从环保角度来说，电子发票的推广，能够节省大量的纸张，这也是发展绿色经济、节能减排、建设资源节约型社会的要求。

2、提高效率。电子发票具有数字化开具、网络同步传输的特征，能够保障开票数据在交易双方和税务机关之间实时共享，让守法者简便操作，更有利于保护消费者权益；让不法者麻烦不断，无所遁形；让税务机关能够通过税收大数据对涉税信息进行税源监控，扩大了税基，规范了纳税行为，提高纳税征管水平：

3、提高会计信息准确性。在传统经费报销模式下，需要财务人员手工操作把原始发票信息转化为记账凭证，转化为会计语言后不可避免的隐藏了一些有用信息，导致了一定的信息衰减。电子发票能够实现将存储的发票号码、数量、单价、金额、开支内容、收付款单位等各种信息通过一定的技术手段直接转化为记账凭证，通过记账凭证能够直接调阅到原始凭证的内容，提高了会计信息的准确性。

（二）虽然使用电子发票具有诸多的优点，但当前全面推行电子发票还存在一定的障碍

1、存在安全隐患。电子发票以数据电文方式存储，信息篡改不留痕迹，如果只是改变发票开具内容或者金额的话，不容易辨别真伪，可能会存在虚假报销、虚假入账的风险。此外，电子发票的开具、流转，使用等诸多环节依赖于互联网，里面包含大量的个人和企业的商业信息，一旦遭受网络攻击，可能会造成商业机密的泄露和经济损失。

2、全程无纸化实现困难。目前电子发票开具仅为增值税普通发票，对于可以抵扣进项税的增值税专用发票尚不能开具电子发票。同时财务报销系统与电子发票平台要想实现对接，对软硬件和技术水平要求高，资金投入量大，真正实行有各种困难。因此目前电子发票仍需打印纸质版报销，但对于财务人员来说，甄别真假电子发票难度大，对于是否重复打印和报销也需要建立电子发票台账来判断工作繁琐。所以当前电子发票只纸质发票的一个延伸，并未发挥出电子发票的真正价值。

3、电子档案保管尚未规范。2016年1月1日施行的新《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，但目前对电子发票传递接收、审核验证、会计核算等尚未出台法律规范，对电子会计档案管理尚未出台实施细则，对于电子档案的保存、移交、销毁和利用的具体要求还需要进一步规范。

4、缺乏一个统一的电子发票管理平台。各地电子发票平台种类繁多，标准不统一，不能融合贯通，信息共享有难度，造成与财务系统的接入困难。因此，需要建立一个接口安全便捷的全国统一的电子发票平台，负责对电子发票的管理、维护和推广，能够对每张发票的开具、流转及报销的各个生命周期都有一个完整的记录，为电子发票的查验和财务核算创造条件。

二、基于电子发票的网上报销模式设想

网上报销是将互联网技术与会计思维相互结合，能够解决传统报销模式流程复杂、审批效率低、预算控制差、会计信息滞后等弊端，创新会计报销模式，全面提升工作质量和流程效率。具体流程如下：

（一）利用电子发票实现自动采集会计信息

在传统（包括电算化）会计核算模式中，比如报销科目、支出项目、数量金额、经办人、负责人、审批人等基础信息都需要手工采集。而在基于电子发票的网上报销模式下，采用移动终端APP，将电子发票系统和支付宝、微信支付、网上银行等支付手段集成起来，与网上报销系统相连接，个人在购买商品和劳务时开票端可以自动生成电子发票，并连同支付记录、订单详情等辅助材料，加密传送至经费报销处理数据库。需要报销时，由经办人核实发票信息，填写经费开支事由、款项支付信息，从经费报销处理数据库选取需要报销的电子发票，由系统提取电子发票信息实现报销信息的自动采集。

（二）利用电子签名实现网络自动审批

报账师生在信息采集端提交报销数据后，通过单据网络智能审批系统自动检测发票报销疑点，并与嵌入的项目分项预算进行比对分析，对于超支超预算以及有问题的报销发票自动退回；审核通过的发票则根据经费来源、金额大小自动按照各级审批权限送至相应的负责人处审批，并及时发送提醒信息，使负责人能够合理安排审批时间，登陆网上报销系统终端审核业务后进行电子签名审批。网络自动审批，突破了时间和空间的限制，可以有效解决报销中的签字难问题。审批完成后及时通知报销人和财务人员。

（三）利用会计标准化实现记账凭证自动生成

通过将具体的会计准则和财务规则细致化和标准化，将电子发票的开支内容与会计科目直接设置对应关系，利用信息技术设置自动程序，通过从电子发票中提取信息，实现经费报销信息向会计信息的转变。由系统自动生成记账凭证代替了会计人员的手工录入，难点在于发票信息与会计科目之间的准确对应问题，对于涉及到人为判断的地方还是需要会计人员的调整。虽然不能尽善尽美，但很大程度上使会计人员从繁琐的对纸质发票的整理、分类、汇总、记账、装订等低效劳动中解放出来，将工作重心转化为对凭证的复核和对会计数据的分析，由记账会计向管理会计转变。

（四）利用网络技术实现无现金支付

现金报销具有不易携带，安全无法保证，支付痕迹无法追踪查询等缺点，网上银行支付操作简单，资金到账及时、支付风险小、查询容易等优点，实行无现金支付是大势所趋。网上支付系统支付系统可以从电子发票中提取对公转账单位信息，与支付人提交信息进行匹配，核实其准确性；对本校师生的支付可以利用工资号或者学号建立数据库，直接从数据库中提取银行卡信息；对于支付过的账号开户行等信息可以实现自动保存，在第二次支付时自动提取。因为网络支付资金能够及时达到，因此资金支付之前要自动执行内控检查，对大额款项要财务负责人或相关领导审批后才能支付。

 三、构建基于电子发票的网上报销模式的配套措施

（一）构建适合高校实际的网报系统是前提

构建网上报销系统，设立专门的组织机构和人员负责对网上报销体系的建设、维护和推广，是确保网上报销实施成功的前提。首先需要将本校的财务报销制度、预算控制标准、经费审批流程、资产合同管理办法进行细致梳理，对报销的单据、种类、标准以及审批权限进行规范。其次需要将梳理好的本高校的报销指南和内控预算标准与网上报销系统进行融合改造，确保设计出一套适合本校实际的网上报销系统。再次网上报销系统需要与电子发票平台设置接口，确保能够调取电子发票信息，但是目前尚未存在一个接口安全灵活的统一发票管理平台，许多高校只能采取将电子发票扫描和拍照上传网上报销系统的过渡方式。

 （二）完善法律法规和制度是基础

 针对电子发票的开具、流转、储存、报销、入账以及存档，需要《合同法》、《税收征收管理法》、《网络发票管理办法》、《会计档案管理办法》等出台更细致、更具体的管理办法，为电子发票的全面使用保驾护航。全面推行电子发票实名制，加强对电子发票经手人身份信息的验证，加快对电子发票机密防伪技术的研发，加强电子发票网络安全，降低电子发票被伪造的可能性。加强网络经济下的会计立法，为网络财务会计的发展提供健全的法律环境。加强规则、制度标准化建设，使电子发票信息能够跟会计科目相匹配，翻译为会计信息，为自动生成会计凭证提供基础。

（三）建立网络信息安全保障体系是保障

首先要有专门维护网络安全的机构和高技术人员，设立严格网络安全管理制度，加强身份权限管理。对系统设备应安排专业人员进行专门的维护和保养。其次设置网络防火墙，加强对漏洞的检查，对病毒的查杀。对重要文件要加密处理，对数据要及时进行备份，防止数据丢失和篡改。其次要建立一套专门为报销系统设置的多级防病毒管理体系，对于外来u盘，光盘，要预先查杀病毒，确保财务报销信息一直处于安全防护之中。最后，要加大对网络报销系统使用者安全防范意识教育，让大家把安全放在第一位，营造一个安全、稳定的网络环境。

（四）提高财务人员和报销人员素质是关键

高校应当健全财务人员继续教育制度，经常开展培训交流，确保财务人员能够与时俱进，更新报销观念，提高业务水平，为顺利开展网上报销做好准备。网上报销是一个新兴事物，在使用的最初，要通过校园网、信息门户、学校论坛、财务处网站、微信公众号以及举办讲座等多种渠道进行宣讲和推广，发放报销指南和传播报销视频，针对教职工提出的疑难问题耐心解答，让教职工充分认识到网上报销系统的必要性和方便性，打消疑虑，自动学习网上报销技能，熟悉网上报销流程，为顺利进行网上报销打下基础。人员素质的提高也是网上报销系统顺利实施的关键。

参考文献

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[2]周荪.基于电子发票的经费报销模式构建分析[J].行政事业资产与财务，2017（3）:77-79

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