——以某科研企业“认款平台”、“应收账款线上台账”的应用为例

陈佳音  中国电力科学研究院

摘要：当前，“两金”压控工作是各中央企业财务管理工作的重点，往来账款对企业的资金流动有着重要影响。对往来账款的有效管理能够切实防范控制企业经营风险、提高资金使用效益，减少坏账损失。本文阐述了运用财务信息化手段提升企业往来账款管理的积极作用。以某科研企业实际工作为例，主要论述了企业往来账款管理的现状及存在的问题，“认款平台”、“应收账款线上台账”的主要功能及实践应用，以及通过财务信息化手段，应用“认款平台”、“应收账款线上台账”两大系统对提升企业往来账款管理的积极作用。

关键词：财务信息化；往来账款；管理提升

近年来，从外部环境来看，受经济下行压力加大、市场需求回落等因素影响，部分行业产能过剩、产销衔接不畅、上下游资金紧张，中央企业“两金”占用持续攀升，国资委连续两年在中央企业全面部署开展“两金”压控工作，并将“大力压减应收账款、加快清理无效库存”纳入了中央企业提质增效工作方案及中央企业负责人业绩考核指标体系。从企业内部环境来看，“两金”占用的攀升对企业的资金流动有着重要影响。为了给企业营造良好的经营环境，加强对往来账款的管理显得尤为重要。企业对往来账款的管理要求也日趋规范化、制度化。

对往来账款的有效管理能够切实防范控制企业经营风险、提高资金使用效益，减少坏账损失。为了加强对企业往来账款的管理，运用财务信息化手段，强化对往来账款的实时监督与过程管控是较为先进的财务管理方法。下面，以某科研企业“认款平台”、“应收账款线上台账”的应用为例，分析运用财务信息化手段对提升企业往来账款管理的积极作用。

一、    某科研企业往来账款管理的现状及存在的问题

企业往来账款管理涵盖了企业合同管理、项目管理与财务管理等诸多方面。目前，企业往来账款管理工作不顺畅的原因主要有以下几个方面：

（一）往来账款管理机制不够健全。往来账款管理涉及业务部门和财务部门，各部门职责不清导致往来账款长期挂账，企业各业务部门对到款认领不及时。财务部门收到银行到款后，无法判断对应的应收款项。

（二）财务信息与业务信息衔接不畅，管理部门与业务部门信息互融互通机制尚不完善。以销售业务为例，合同信息、开票信息、到款信息、项目执行信息比较分散，无法集中展现。

（三）应收账款手工台账数据维护工作繁重，且更新数据不够及时、易出错，无法实时掌握应收账款余额变化。

为了有效提升企业往来账款管理水平，某科研企业开发了“认款平台”、“应收账款线上台账”，实现管理信息与业务信息互相融合，形成完整企业价值链。

二、“认款平台”、“应收账款线上台账”的功能及实践应用

（一）通过“认款平台”完善业务、财务信息，实现到款类型多维度查询，为“应收账款台账”的数据集成奠定坚实基础，不断加强往来账款过程管控。

认款平台是一个集到款、认款、记账于一体的数据信息处理平台，业务人员需要到款信息，财务人员需要确认是哪个单位哪个项目的到款并进行账务处理。这些原本无法对接的信息，通过认款平台可以实现共享。财务部将银行到款信息集成发布至认款平台，业务人员登陆认款平台根据到款信息进行认款后触发财务记账。

认款平台注重业务信息与财务数据的相互衔接，站在业务需求角度重新审视银行到款数据。认款时包含销售订单号、成本中心、对应应收账款借方（即对应开票金额）等字段，财务人员可根据这些认款信息进行账务处理，形成银行到款凭证，相应字段由此在凭证中反映。

同时，认款平台能够收集到更加丰富的项目信息，一方面满足了业务单位从成本中心、科研项目角度查看到款的需求，为应收账款线上台账的建立提供了数据支持；另一方面使往来账款清账更加准确、更有依据。

在实际工作中，难免出现各业务部门认款错误的情况。为了解决这一问题，认款平台设计了认款差错率统计功能，通过数据将错误认款的行为摆出来，便于今后有针对性地分析原因、督促改正，逐渐减少甚至避免不必要的认款差错。

认款平台认款流程

（二）“应收账款线上台账”集成业务、财务信息，可按合同、按项目反映应收账款实时进度。

应收账款线上台账通过财务系统自动抓取开票凭证，并与认款平台的数据有效衔接，集成到款凭证相关信息，真正实现了应收账款台账“一键式生成”。

该台账以销售订单为核心，确保每一条台账记录的唯一和完整。销售订单的确定可以对应到具体合同名称、合同金额、合同编号、客户名称、企业内部的销售部门、合同负责人等信息；通过开票凭证，可以集成该项合同每一次开具发票的金额和开具发票时间；通过认款平台，能够集成到款凭证的相关信息，展现该合同每一次到款的金额及到款时间。将这些与应收账款管理相关的信息有逻辑、有条理的融汇在一起，便形成了全方位、多角度反映应收账款实时情况的管理平台。

应收账款线上台账最大的优势在于其时效性和准确性。应收账款线上台账的数据更新几乎与会计凭证的处理保持同步。即开票凭证、到款凭证、往来账款清账凭证处理完毕后，相关数据即时传递到应收账款线上台账，可按合同、按项目反映应收账款实时进度。

三、运用财务信息化手段对提升企业往来账款管理的积极作用

（一）认款平台和应收账款线上台账的应用，进一步明确了企业往来账款管理的规范要求。

通过对往来账款形成的全过程进行实时监控，明确各业务部门和财务部门在业务发生环节、财务核算环节、往来账款核对环节、款项催收环节、往来账款清理环节、坏账处理环节等各个业务流程的主要职责。

由财务部门作为往来账款的归口管理部门，全面负责制定往来账款操作规范及流程，并组织实施；定期组织各部门开展往来账款核对、清理和处置工作。各业务部门是往来账款管理的具体实施部门，其主要负责人是往来账款管理的第一责任人，项目负责人或合同执行负责人为该业务部门往来款项管理的直接责任人。按照“业务归口、谁发生、谁负责”的原则，对本部门业务涉及的往来款项进行管理。

“认款平台”和“应收账款台账”两大系统的实施，促使企业进一步明确各部门在往来账款管理工作中的职责与分工，对往来账款进行全链条管控，形成往来账款管理长效机制。

（二）认款平台和应收账款线上台账的应用，大幅提升银行到款认领的及时性，显著增强企业对应收账款的管控力度。

以某科研企业为例，在以往的管理工作中，由于企业各业务部门对到款认领不及时，财务部门收到银行到款后，无法判断对应的合同及项目，因此，很多银行到款被计入到预收款项中。这样会导致该清理的应收账款没有及时清理，导致企业应收款项、预收款项虚高，整体影响企业的资产、负债。

而自认款平台上线以来，企业认款效率大幅提升。预收账款从4.75亿元减少至0.73亿元，实际减少4.02亿元，下降幅度达84.63%，应收账款清理成效显著，预收账款、应收账款同时虚增的现象得到有效控制和解决，使得企业账务更加清晰、准确。

（三）认款平台和应收账款线上台账的应用，进一步提升了往来账款的对账效率，大幅提升工作质量。

往来账款线上台账的应用，把财务人员从繁重的手工建立应收账款台账工作中解放出来，实现了应收账款电子台账，大大提升了工作质量和效率。在往来账款的内部核对工作中，账务处理完毕后，应收账款线上台账能够实时更新数据，这样，各业务部门可以实时关注往来账款的余额变化，并与部门内部的台账核对，确保一致。大幅提升了往来账款内部核对的工作效率。在往来账款的对外核对工作中，应收账款线上台账涵盖的信息更加完整和精准，使得应收账款账目更加清晰，为后续的函证和催收款项工作提供便利，同时，也提高了往来账款账务清理工作的质量。

（四）通过认款平台和应收账款线上台账的应用，实现企业对财务系统的优化，促进财务服务质量全面提升。

“认款平台”、“应收账款线上台账”两个系统的应用，使财务工作角色由被动记录经济活动数据转变为主动配合业务单位完成相关工作。加强了企业内各部门之间的沟通，实现横向贯通，协调解决问题。以某科研企业为例，该企业收到某部拨付的科研项目经费，由于财务部门不掌握相关经费批复文件等信息，无法判断该项银行到款的归属部门及对应项目。通过认款平台的应用，财务部及时将该到款信息发布，并与项目归口管理部门取得联系，沟通确认了该项经费的所属部门，确认到款并认款后，该业务部门及时开展后续对外单位拨付项目课题经费等事宜。

综上所述，认款平台及往来账款线上台账的应用，充分运用财务信息化手段，将企业财务信息与业务信息有效融合，强化了对往来账款的实时监督与过程管控，有效提升了财务数据质量、提升财务工作效率。将财务信息与合同、项目、订单等业务信息结合起来，实现各部门信息共享，是一种较为先进、全面的财务管理方法和理念。对往来账款管理工作而言，认款平台及往来账款线上台账的应用将对压减企业应收账款，规范往来账款管理发挥巨大的作用。