———以首财宝为例

钟琮 杭州师范大学审计处

摘要：数字技术的飞跃发展为整个会计行业带来了巨大的变革，对代理记账企业的冲击非常大，数字化转型势在必行。文章首先分析传统代账服务模式如何阻碍了代账企业的快速发展；其次通过分析代账企业数字化转型的需求，并结合财务共享服务的优势，探索传统代账企业与数字技术相融合的方式，提出代账企业成为客户企业的财务共享中心，是代账企业数字化转型的最佳路径；最后进行了案例分析，为更好地重塑代账企业经营模式，变革代账企业基本管理职能提供思路。

关键词：数字化转型；代理记账；财务共享

一、引言

2021年2月，浙江省召开了数字化改革大会，明确了数字化改革是‘数字浙江’建设的新阶段，随着“大智移云物区”等数字技术的深入发展，无论从政策导向层面还是从企业管理转型升级的需求出发，数字化转型成为企业保持活力的必然选择。近期，财政部印发的《会计改革与发展“十四五”规划纲要》中明确指出财务数字化的重要性。对于代理记账（以下简称代账）企业而言，虽然拥有海量财务数据，但他们数字化转型的目的只是希望提升会计核算和管理工作的效率，实现成本降低，没有认识到数字化带来的企业经营商业逻辑和外部竞争环境条件的改变，这也是导致企业数字化转型屡屡失败的重要原因之一。

代账企业想要在数字化转型中获得竞争优势，就必须放弃局部业务单纯的技术升级，而要针对企业的整个业务链进行数字化转型。共享是数字经济时代的重要特征，也是企业数字化转型过程中要遵循的重要理念和模式^[3]。代账企业应该以“共享”的思维，通过打造财务共享服务中心，成为客户企业的数据中心，通过数据统一、实时、在线，实现客户企业业务链的全面贯通，进而为其提供更为个性化的需求。

二、传统代账服务模式阻碍了代账企业的发展

传统的代理记账服务，其实质是简单的财务外包，通过对客户企业（有代账需求的企业）人员的沟通和培训，将一部分业务（例如资金管理、报销等）交给客户企业人员自行处理，并将其他会计业务集中代账企业处理，实现了一定程度的标准化。但是由于技术的限制、代账企业本身管理水平等问题，这种传统的代账服务模式出现了诸多弊端，阻碍了代账企业的加速发展。

（一）注重核算、忽视数据管理

传统代账企业服务对象是业务量非常少、成本核算不规范，甚至是“零申报”的企业。上述企业本身的会计服务需求处于基础阶段，生存力较弱，对服务需求的持续性较差，可能只要做好报税工作即可，根本谈不上深入的财务规范、财务管理的工作。虽然当前的代账企业大多数已经实现在线会计服务模式，但是大部分还停留在只是利用SaaS，节约了会计软件的购买以及升级维护费用，哪怕更进一步也只是尝试使用较为智能的在线会计软件，实现半自动化做账报税，降低人工成本而已。由此可见，代账企业主要是利用信息技术来提高核算的效率、利用财务机器人实现一键报税等。这种服务模式容易让代账人员的工作思维停留在重核算、轻管理，只是关注财务数据的报告，而忽视财务数据的分析，难以为客户企业提供有效的财务管理服务，更谈不上为客户企业实现价值创造。

（二）业财信息割裂，无法实现协同效应

如前所述，由于代账服务的范围有限，能实现的财务功能较为单一，代账企业的财务工作往往是独立于客户企业的其他业务的，财务和业务是完全割裂的，业财信息集成性弱，导致代账人员进行账务核算时准确度不高，无法实现协同效应，很难将数据及时交换和信息有效共享。这种财务信息是准则导向、披露导向，而非业务导向、管理导向的做法，容易导致财务信息片面、失真，口径无法满足管理需求。当客户企业一旦业务规模扩大，就会选择终止代账合同，聘请专门的财务人员从事财务工作，导致客户流失率高，代账服务范围受限。

（三）“信息孤岛”现象严重

代账的财务系统与客户企业管理系统无法兼容。目前多数代账企业使用的财务软件仍然是沿用了手工会计流程转化而来的，其主要目的是通过会计电算化提高会计核算效率，它与企业的采购与付款、销售与收款、生产循环、资产管理、工资薪金管理等管理系统相互分割，同一业务的相关数据可能分别存放在代账企业和客户企业，容易形成信息孤岛（数据割裂），弱化了财务系统对企业决策的支持功能。

总之，现代企业的发展，不再满足于财务只是进行财务核算、资金结算、报表编制、税务申报等基础的会计工作，它需要财务提供更多企业运营数据、全面预算管理、企业业绩分析、企业绩效管控等方面的决策和支持。而这些目标的达成，依赖于统一的标准数据、高效的数据交互，进而实现数字资产沉淀、支撑业务快速响应和探索创新。因此，代账企业在推动数字化转型上要明确，一方面利用新技术提高工作效率，降低成本，另一方面更要依托数字技术，从客户需求、业务全局出发，探索新的管理和运营模式，使数字技术驱动代账企业的业务实现质的飞跃。

三、代账企业数字化转型需求分析

传统的代账企业只是单纯地接受客户将财务相关业务外包，来达到为客户提高效率、降低成本、稳定企业人员结构的目的。代账企业的财务功能简单且低层次，无法深入企业的业务规则、标准和流程，无法满足企业整合资源、再造流程的需求；而数字化技术为代账企业提供了必要的技术支持，通过新兴数字技术，代账企业对原有业务、流程进行整合，进而达到统一标准、降低成本、提高效率的目标，并依托更为专业的个性化财务服务实现拓展业务范围的目的。那么深入分析数字化转型的需求至关重要，这关系到转型模式的选择。

（一）寻求规模经济

代账行业随着人力成本的增加，利润空间一再被挤压，微利运营是不争的事实。这就需要利用数字技术，通过集中处理同质性、重复性较强的经济业务，形成规模经济，从而降低企业的成本。

（二）寻求统一标准

每一个行业都有自己的服务标准，而代账企业能够遵循的服务标准包括会计制度、会计准则、税法等。这些制度和准则对于实际业务而言存在着滞后性，且很难对不同业务单位中的非标准化业务进行规范。因此，如何利用先进的数字技术，规范流程、统一操作模式、执行统一标准，是代账企业数字化转型的基础需求，统一的标准才能真正实现降低管理的成本、扩大服务的规模。

（三）以客户需求为导向

以客户需求为导向是当今企业必须遵循的运营模式，代账企业通过服务协议确定服务范围，满足客户企业不断变化的需求，提高客户满意率。代账企业的目标客户群体就是中小企业，而中小企业财务数字化转型是很难独立完成的，想要获得成功，必须通过购买数字服务商的服务来完成。因此，代账企业的数字化转型模式要站在客户企业的角度，将业务处理变成服务，把服务变成商品，以服务为中心，明确提供服务的内容、时间期限和质量标准等，成为中小企业的“数智财务服务商”。

（四）数据的沉淀与积累

在数字时代，代账企业若想抓住商机，与客户企业产生黏性，就需要对内部数据和外部数据进行融合与使用。代账企业要在客户企业一开始进入服务体系时，就利用标准化的流程和操作规范，从源头上保证所有基础数据遵循统一的逻辑规则。这样做的好处在于使数据与数据之间的对接、组合、整合变得更加容易，通过对数据进行沉淀和积累，形成数据资产，最终成为客户企业的数据中心，为客户企业提供报告和决策上的数据支持。

（五）数字技术的支持

代账企业要完成上述需求，需要依赖的信息技术包括ERP系统、语音系统、图像管理系统、文件管理系统、客户服务系统等。而现代数字技术的广泛应用，为代账企业的转型升级提供了可能。

通过上述分析，可以明确的是，代账企业在数字化转型过程中的需求特征与财务共享服务不谋而合。对于集团型企业而言，财务共享是企业组织内部的共享服务，是数字化转型应用的具体层面，是财务部门数字化转型的具体实践[6]。而对于代账企业，财务共享是典型的外包服务，是对财务共享实践的延伸。代账企业作为中小企业的财务服务工厂，其流水线的工作模式非常契合财务共享中心的运营模式。因此，可以将代账企业的客户企业看作是一个个子公司，并形成一个集团，而代账企业就是“集团”中重要的财务共享服务中心，为客户提供专业化的共享服务。

四、财务共享服务为代账企业提供了最佳的数字化转型路径

传统代账企业从表面看，和财务共享服务非常类似，都是将分散的资源和业务集中处理，但是两者的管理模式存在本质的差别。传统代账的财务外包模式，会计的原流程、标准不变，代账企业只是事务处理者的角色，很难发挥会计监督、财务管理的职能。财务共享是一种依托信息技术，以财务业务流程处理为基础，以优化组织结构、规范系统流程、提升流程效率、降低运营成本、强化决策支持、创造企业价值为目的，以市场视角为内外部客户提供专业化、标准化服务的管理模式。

虽然到目前为止，财务共享中心主要应用于集团型企业，但其高级运营模式是作为独立的经营实体，参与市场竞争，它的服务对象可以是内部客户，也可以是外部企业。代账企业选择财务共享服务模式来实现数字化转型，可以从成本、标准化、服务质量、风险、数据拓展性等方面为代账企业和客户企业带来价值。

（一）降低双向成本，实现加速发展

对代账企业而言，成为客户企业的财务共享中心，通过智能识别（OCR+AI）技术，在经济业务产生时，就由客户企业将经济业务的相关单据扫描录入到财务共享中心，再由RPA机器人分业务流程进行批量化处理，并完成做账报税的基础工作。整个过程，业务数据不需要代账人员二次录入，保证了业务数据的准确性，财务机器人24小时工作，减少了代账人员的重复劳动，不仅提高了工作效率，还避免了人为失误所造成的损失，代账企业的人力成本以及违约成本可以大幅下降，获得快速发展的机会。

对客户企业而言，利用代账企业的财务共享中心，可以将更多复杂的经济业务交由代账企业处理，而前期的单据扫描录入工作可以由客户企业的业务员等泛会计人员处理，不需要再配备初级财务人员，节约了人力成本支出。还可以利用财务共享中心强大的数据分析能力、更专业的财务管理服务，获得更多有效、高质量的决策信息，降低企业管理成本，实现客户企业在业务增长、企业扩张道路上的健康成长。

（二）消除低效沟通，提高获客能力

传统代账模式下，由于财务外包的模式，无法及时与客户沟通，代账人员不了解企业业务，为了提高工作效率，往往是“猜着做账”，存在实际业务和账务处理“两张皮”。客户不懂财务、代账人员低效沟通、碰到稍微复杂的业务就无法应对，这大大阻碍了代账企业扩大服务范围，获取优质客户的能力。利用财务共享服务，对业务流程和规则进行标准化管理，优化流程，剔除重复、非增值的作业，使沟通协调更为顺畅，客户满意度获得提升，让客户企业节约财务方面的人力成本的同时，获得更优质的服务，这样有利于代账企业树立良好口碑，拓展服务范围。

（三）利用标准化降低客户企业财务风险，提升客户企业价值

中小企业财务不规范的关键原因之一，在于缺乏专业的财务人员以及财务标准流程。而财务共享服务通过统一财务处理口径和尺度，最终实现业务高度标准化。业务的高度标准化有利于实现企业的流程再造和持续优化，在代账企业的财务共享中心中，客户企业的业务由于高度标准化，而产生复刻性，基础员工从事标准化业务；高级员工专注客户企业流程的持续优化。另外，异地票据传递、影像系统、打破时间和空间限制的网络报销系统、银企互联系统等，这些高效工具在集团财务共享中心中已得到较为广泛的应用，也为代账企业数字化转型提供了强有力的技术支持，使上述标准化成为可能。

当财务共享中心运行成熟后，标准化、专业化的运营，可以将财务共享扩大为大共享，共享服务可以延伸到人力资源管理、信息系统支持、供应链和采购、客户关系管理等等，建立智慧财税服务平台，支持客户企业集中精力和时间专注于高增值的核心业务活动，降低客户企业财务风险，提高其存活率，完成自身数字化转型的同时，增强客户企业竞争力，努力为客户企业创造价值。

（四）财务共享中心成为企业数据中心

作为企业的财务共享服务中心，各类业务数据不断汇聚代账企业，随着数据数量的递增，代账企业对大量碎片化数据进行有效管理，实时进行整理、清洗、分析及报告，满足客户企业财务管控、战略决策的需要，发挥数据的真正价值，致力于成为中小企业的数智财务服务商，成为客户企业成长的重要动力，并为其提供更多的商业机会。

五、财务共享服务模式分析——以首财宝财税科技为例

杭州首财宝财税科技有限公司是一家快速成长的专业财务及代理公司。公司自成立以来，已为13000多家中小企业提供了代理记账、税务筹划、财务顾问、工商注册、工商变更、工商注销等专业服务。近几年，随着代账企业竞争日趋激烈，首财宝积极探索数字化转型路径，但是如果没有清晰的路线图，只是单个应用的升级，那么数字化转型将会变得复杂而具有挑战性。首财宝尝试利用财务共享服务模式，将客户企业中分散、重复的财务核算和账务处理业务予以标准化、流程化，进而形成数据中心，通过数据挖掘，为客户企业提供实时、智能的财务服务。

代账企业财务共享中心将客户企业与代账企业的财务职能进行了重新划分（如图1），代账企业依托自身专业优势，利用数字技术为客户企业提供更为专业、更具延展性的财务相关服务；客户企业主要负责财务的起点（资金结算、票据上传等）和终点的业务（会计档案管理等），可以更聚焦自身业务，实现企业的加速发展。以下为首财宝在实践过程中，关于代账企业财务共享中心建设的总体思路。需要明确的是，代账企业的财务共享中心实质上是其客户企业的财务共享中心，而不是代账企业自身的财务共享中心，其核心是成为客户企业的智慧财务共享平台。

（一）财务职能重新划分，个性化功能拓展业务范围

与集团企业建设财务共享中心最大的不同，在于代账企业的财务共享中心中的每一个企业都是独立的核算主体，因此在财务职能划分上会有所不同。

1.客户企业聚焦业务，会计核算更加规范

对于客户企业而言，现场资产管理、成本费用监控、银企维护、纸质档案管理、业务支持等财务职能都需要客户企业来完成。特别是资金，作为企业的生命线，其管理的起点和终点必须由企业自己负责，但由于缺乏专业人员，又缺乏资金管理意识，没有相应的监督机制，最终导致会计信息失真，而无法为决策服务。财务共享中心的作用就是为中小企业提供资金管理的利器，首财宝利用数字技术实现了规范化、智能化的资金管理。客户企业的员工根据规范的费用报销管理流程，利用OCR技术拍照、扫描等方式上传原始凭证，在线填写报销单据，通过与金税系统的自动比对，确定发票真伪并进行合规性审核，企业领导审核后，由企业出纳付款。而这个过程已经同步上传到财务共享中心，代账企业根据相关票据自动识别入账，资金凭证自动形成，从源头上控制原始凭证的移交工作，避免出现遗漏，有效提升凭证填制的效率和准确性，可以有效解决中小企业会计核算不规范的问题，中小企业的内部控制也会得到大大加强。

图1 代账企业财务共享职能划分

2.代账企业升级服务功能，扩大财务职能和服务范围

首财宝运用RPA技术，通过开发财务机器人，来完成基础功能模块中的部分技术含量不高且重复劳动的工作。这样代账人员就可以从繁琐且重复的做账、报税等工作中脱离出来，更节约了人力成本；另一方面也可以解决传统财务人员服务意识较为薄弱的问题，更加以客户为中心。

中小企业发展是一个循序渐进的过程，在企业初始阶段，对财务管理的需求是比较低层次的，而随着企业的发展，对财务的需求也是不断进阶。首财宝财务共享中心的升级服务模块，包括全面预算、成本控制、风险内控、投资管理、融资管理、财务分析、进销存管理、信息技术支持等模块。这些属于企业财务管理和管理会计的范畴，客户企业可以根据发展的需要，按需选择相应模块，得到更为专业的代账服务，而首财宝也实现了服务对象扩容的目的。

（二）利用数字技术，使财务共享服务更为智能化

首财宝积极探索智能财务，开发相应交互软件，为客户企业提供“智能数字助手”。当今社会，企业为了增加自身竞争力，赊销在所难免，因此往来款的管理是中小企业的资金管理痛点之一。“智能数字助手”对企业的往来款项进行识别，区分是否属于应收账款，并进一步与客户信息匹配，帮助企业清分各项往来款，加快款项的核销等账务处理。

未来，首财宝还将把语音识别系统应用于智能财务，可以实现语音交互、人机协作，财务语言不再那么晦涩难懂，非专业的中小企业主也可以随时了解企业的财务情况。例如：企业主只要打开手机APP，语音要求了解还有多少款项没收回来？APP就会自动将还没有收回的应收账款详细列明，包括欠款单位、账期、金额等；甚至可以分析单位平均账龄有多少，哪些单位可能不适合长期合作等。这样的智能数字助手，可以增强客户体验，增加客户黏性，解决以往代账企业无法留住客户，低价恶性竞争的困境。

（三）数据中心以数据赋能业务，实现数据驱动数字化转型

财务共享中心将客户企业的财务数据进行沉淀、标准和共享，再对这些数据进行连接、整合，才能实现为客户企业的服务，因此代账企业在进行财务共享中心的架构时，必须同步建设统一的数据中心。与传统的财务信息化架构相比，引入大数据技术后，数据中心的数据内涵发生了变化，结构化数据和非结构化数据变得同等重要。数据中心通过采集数据、对接数据、存储数据，对结构化和非结构化数据进行相应管理，实现利用数据展示业务的进展及方向，用数据推动客户企业业务的发展、管理的提效。

数据中心专注数据整理分析，标准统一，且可视化数据有效减少信息沟通不顺畅、沟通成本较高的问题。通过财务共享中心，代账企业将共性业务服务和技术予以沉淀，客户企业可以及时向代账机构的专家表达自己的诉求，实时查看会计服务工作进度，实时查询企业会计核算结果以及财务结果，了解企业的成本费用的发生、收入的增长情况与利润的形成。代账企业人员不仅能发挥财务管控和监督职能，还可以利用较高的数字化程度，获取企业详细数据，给予中小企业更为专业的服务，实现高效、快速的反馈机制，提高客户满意度，减少客户的流失。例如，通过大数据分析，建议中小企业控制某一方面的成本开支，因为这一部分的成本在同行业中是偏高的，等等。当客户企业快速成长时，代账企业依托数据中心能够提供相应的数据支持，使代账服务更具有延展性，提供例如进销存管理、成本控制、风险内控、财务分析等升级服务时，也会更加顺畅。

六、结束语

数字化转型的主要目标是达到代账企业智能化和差异化。智能化是为了建立数字化业务流程、实现降本增效的效果、提升客户满意率、增加客户黏性，最终实现扩大服务范围、提高收入的目的；差异化是为了利用对业务的重塑与创新，实现数据驱动业务，为客户企业提供更具竞争力的产品与服务。代账企业通过打造财务共享中心，构建数据平台，通过数据赋能业务，实现规范客户企业的业务流程、业财的深度融合，进而实现事前、事中的服务与管控，最终实现代账企业与客户企业的数字化转型。

参考文献：

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[5]刘梅玲,黄虎,佟成生,刘凯.智能财务的基本框架与建设思路研究[J].会计研究,2020(03):179-192.

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