薛茜文 李昆 南京审计学院

基金支持：江苏省公共工程审计重点实验室专项基金；江苏省优势学科“审计科学与技术”建设项目基金；国家自然科学基金（项目编号：71072039）。

摘要：企业的生产经营过程包括供、产、销三个阶段，其中采购与付款业务是整个生产经营活动的起始点。这一过程出现问题，将会严重影响企业的生产经营活动。目前国内很多企业的采购与付款业务存在，诸如不相容职务并存、结算违规操作等问题。本文以A公司的采购和付款业务流程为例，从内部控制视角进行分析，对其采购和付款业务流程的缺陷及风险进行了识别，并以此为基础提出了增值性优化建议。

关键词：内部控制；采购与付款业务；优化

采购业务使企业获得生产所需要的物资，同时在采购过程中必然伴随着企业经济利益的流出，即付款业务。因此，采购与付款业务是密不可分的。对这两个环节进行良好的内部控制，不仅可以使得企业得到必要的生产资料，保证生产经营活动的有效运行，而且可以减少在采购和付款业务过程无谓的损失。目前，国内大多数企业的采购和付款业务存在：“不相容职务并存、验收不合规定、采购业务没有计划可循、结算违规、供应商选择不合理（张月馨，2013）”等现象。为了让企业的生产经营活动有效进行，对这两个环节内部控制的研究显得尤为重要。目前，国内学者大多数研究某一个行业的采购与付款业务，具体案例研究比较少。本文基于具体案例，对企业的采购与付款业务进行研究，为其他相关企业提供参考。

一、A公司的采购及付款业务

A公司是位于某市高新园区内的一家服装制造公司，创建于1991年。是一家集设计、开发、生产、销售于一体的服饰公司。公司具有世界先进工艺的生产流水线48条，年生产能力530万件（套）。A公司生产产品需要采购布料、皮料等材料。其采购和付款流程，如下所述：

(一）采购业务流程

①使用部门提出采购申请，填写采购申请单之后，交给采办员。申请单一式三联，分别交给生产部门、采购部门和供应商。接着由采办员将申请单交给采办部门的采办主管进行审批。审批合格后，由采办员选择分供方。

②在选择完分供方之后，接着进行三级审批，分别是由采办主管、主任或事业部经理、公司分管部门或中心管理部门进行审批。合格后，由采办员进行询价、收报价、比价、谈判、确定中标方。

③在确定了中标方之后，采办员将价格报给使用部门，使用部门对报价进行审批，审批完成后由甲填写物资订货审批表或者起草合同（同时，合同号由分公司或上级公司编制），再进行一次三级审批，分别是主任或事业部经理、中心管理部门或公司分管部门、分公司或上级公司的审批。审批完成后，最后由采办员进行到货验收，填写验收单，验收单一式两联，分别交给财务部门和验收部门保管。对于验收过程中发生的异常情况，负责验收的人员在验收完毕后通知有关部门，并作出处理。

 (二)付款业务流程

①到货验收合格之后，采办员着手准备付款的工作。首先由采办员填写付款申请单，填写完之后进行二级审批。先由采办主管进行审批，审批合格之后由中心管理部门或公司分管部门进行审批。

②二级审批结束后，由采办员统计采购数据，同时将付款凭单联通供应发票及时送交财务部门。财务部门收到只附供应商发票的付款凭单后进行账务处理，完成采购报销的工作。最后由采办员进行资料备份存档工作。

二、从内部控制角度对A公司采购和付款业务进行分析

公司的采购和付款业务主要有请购、采购、验收和付款四大阶段，下面就从这四个方面对A公司的采购和付款业务进行分析。

（一）请购阶段

请购采购过程的起点。A公司主要请购的是布料、皮料等生产资料。在这一过程中，可设立采购申请单制度。生产部门根据年度计划等填写需要采购资料的数量等信息。采购单应一式多联，以供采购部门、财务部门以及供应商等使用。A公司设立了采购申请制度，同时其申请单是一式三联。请购阶段，A公司设立了一定内部控制制度。

（二）采购阶段

在采购阶段，主要的工作有确定供应方、确定供货的价格以及何时订货等。在这一过程中要主要存在不相容的职务分工。对于供应方的选择和确定、询价和供货商的确定、采购和验收工作均不可以由一个人同时进行，否则容易出现徇私舞弊的行为。而A公司却将这几项不相容职务，同时交给了采办员来进行，这样会造成缺少对采办员工作的牵制，从而出现中饱私囊的现象。

对于确定供应方的工作，应该设立资质审查制度以及汇报制度，防止内部关联企业进入给公司带来损失；同时对于选拔的结果要及时向上级报告。通过汇报制度，可以有效减少在选择过程中的舞弊行为。而A企业并没有建立相应的汇报制度，只是建立了单一的审批制度，存在下级部门收取贿赂选择关联企业，同时上级在不了解供应方真实情况的前提下，做出错误判断的可能性。

对于何时订货的问题，应该设立多方参与的机制。这里的多方参与是指在涉及范围之内的多方，通过集思广益，以及根据成本效益的原则，确定订货的数量、运送的方式等等一系列的问题。A公司将订货的工作全权交给采办员，难保不发生舞弊的行为。

同时应该和供应商签订采购合同，为了保证采购的资料质量合格，结算方式合理，在合同签订过程中，应该有物资的使用部门和财务部门一起参与制定。A公司将合同的起草交由采办员负责，由于采办员不能完全照顾到其他部门的利益，可能出现考虑不周，而使合同存在漏洞的可能性。

同时《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》也规定了，企业的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。而A公司并没有做出类似规定，时间久了很可能因为管理漏洞出现效率低下、成本增加的情况。

除此之外，对于审批报价的工作也不应该由使用部门来进行，由于使用部门缺少相关的专业人员，对于报价的审批工作不能很好的完成，可能会影响物资的质量。在一定程度上来说，A公司在采购阶段采取了一定的内部控制措施。

（三）验收阶段

在验收阶段，应该充分保证验收人员的独立性，即验收人员应独立于申请采购部门、采购部门和财务部门，这样才能验收工作顺利公正的进行。企业可以建立验收抽查制度以及与供应商签订相关退货协议来对验收阶段的工作进行内部控制。在经过独立的验收人员验收之后，合格的产品进行入库工作，填写入库单等，不合格的产品则根据退货协议，将其退给供应商，并且根据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中的规定，验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。在生产资料入库之前，应该对已经验收的生产资料进行抽查。对于抽查不合格的产品，除了退货之外，应该对验收人员采取惩罚制度。A公司的验收工作仍然由负责采购的人进行，不能很好的保持验收人员的独立性，存在发生舞弊的可能性。

同时还可以采取多种方法共同验收的制度。通过不同的方法对同一件产品的验收，比对验收的结果，判断其是否符合公司的需要。为了保证物资的质量，还可以聘请相关的生产技术专家进行物资的验收，并且企业还应该制定相应的制度，如采取验收产品挂钩制度，即生产技术专家验收多少产品，在保证质量的前提下，给专家相应比例的报酬。通过类似方法提高专家们的工作积极性。而A公司将产品交由采办人员验收，由于其专业知识程度有限，不能很好的保证购买物资的质量，一定程度上会影响后期的工作。因此，在验收阶段，A公司的内部控制措施存在漏洞。

（四）付款阶段

在付款阶段，企业应该采取措施加强对该项工作的管理，完善整个付款的过程。要严格审核相关的预算、合同、凭证等内容，在审核无误后，按照签订的合同选择合适的付款方式。

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中的规定，企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。

A公司在采购流程中，对于采购规模的大小问题，采购员会通过采办主管、主任/事业部经理或者中心管理/公司分管部门来审批，但是在付款流程中却只有采办主管和中心管理/公司分管部门审批的工作，两个流程不能做到一一对应，会造成工作的紊乱。此外，在付款业务中，财务部门根据只附有供应商发票的付款凭证即进行账务处理，可能因无法核实采购工作的真实性，从而出现错误的账务处理。而对于在采购业务过程中发生的凭证、记录、资料等的真实性没有相应的部门进行审核。由此可以看出，A公司在这一阶段的没有建立良好的内部控制制度。

四、流程优化建议

（一）采购阶段

⒈在A公司中，向供应商进行生产资料的询价和确定中标方，生产资料的选择、确定和验收，生产资料的使用和审批报价等工作不应该由同一人或部门进行。根据不相容职务分离的原则，可以将这几项工作做一下处理：

①将供应商的选择和确定的工作分成两个人或部门进行。原先这两项工作都是有采办员来进行，优化后将中标方的确定交给采办主管来完成。

②由于仅由使用部门来进行审批报价会影响到采购物资的质量，所以对于供应商的报价审批引入第三方专家来进行，同时使用部门和财务部门也要参与到审批报价的工作中去，确保获得最优的报价。

③因为到货验收不应由采购方来进行，所以引入了仓储部门，有他们负责对货物的验收。除此以外，也要充分发挥第三方专家的作用，适当的向他们咨询，最终获得质量最符合公司要求的物资。

⒉A公司规定，“对于验收过程中发生的异常情况，负责验收的部门或人员应在验收完毕后及时通知有关部门”，这一做法不恰当。根据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中的规定，验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。此时，采办员可以向上级审批部门，即主任/事业部经理反映，以得到及时的处理。

⒊在到货验收之后，应增加一项货物使用情况调查的阶段，通过对货物使用的跟踪调查，及时对物资的使用情况进行反馈，可以在第一时间发现遗漏的不合格品，并于供应商进行沟通，进行退换货或其他处理工作。

（二）付款业务流程

⒈根据A公司目前的情况，应新添加一级的审批制度，使得付款的审批层级与采购业务一一对应，有利于工作的开展，减少工作中可能出现的紊乱情况。

⒉在付款业务中，如果只凭供应商发票这些相关信息，而不与订购单、验收单等进行核对的话，就可能出现无法核实采购工作的真实性，从而出现错误的账务处理。此情形下，可以将会计记录、仓储信息以及供应商反馈的资料汇总整理交到财务部门，可以多一个角度确认相关财务资料的真实合理性，从而确定合理的付款方式，保证公司资金得到最优化的使用。

⒊在采购业务过程中发生的凭证、记录、资料等的真实性没有相应的部门进行审核，而对于凭证、记录、资料等的真实性的审核，可以有效的减少舞弊现象的发生。可引入内审部门，对付款业务中的相关资料进行后续审计，让内部审计部门参与到该项工作中来，发挥内部审计的监督作用，从而进一步保证财务资料等的合理性和真实性，避免舞弊情况的出现。

五、研究结论

根据国内大多数企业在采购与付款业务中普遍存在的现象，结合A公司的情况，企业在加强内部控制规范企业采购与付款业务行为的过程中，应注重以下几点。

（一）在企业采购与付款业务中，存在许多不相容职务，如向供应商进行生产资料的询价和确定中标方等。根据不相容职务分离原则，要将这些工作交由不同的人或部门进行。

（二）建立健全的反馈制度。对于在采购和付款业务中出现的问题，如材料验收问题等，可以得到及时反馈解决。同时，在解决问题的过程中，也要进行跟踪调查，及时反馈进度以及遇到的障碍等。

（三）在采购与付款业务中，要合理设置公司的职能部门，相关联的工作做到职能一一对应，使得工作有条不紊的进行下去。

（四）设置明确的结算制度。在结算时，相关凭证应进行多方汇总，保证核对一致后，才能进行下一步的付款工作。

（五）有条件的企业应引入内审部门，并充分发挥内审部门的作用。对于相关凭证、记录、资料等，由内审部门进行审计。除了后续审计外，内审部门还可以进行跟踪审计。

参考文献：

[1]林立兴.浅析企业采购与付款业务的内部控制[J].中国商界，2009（7）

[2]傅桂林.企业采购与付款业务内部会计控制探讨[J].工业会计.2003（3）

[3]戴小芳.采购与付款业务的内部控制[J].冶金财会.2011（1）