张志云 张哲 中国石化集团国际石油勘探开发有限公司

摘要：文章在分析传统采办的各种弊端后，按照采办具体工作的顺序，从物资需求的提出、招投标过程、合同管理及执行、库房管理及财务支付四个方面对采办过程中的各项工作提出了信息化的具体实施方法。并对采办数据信息化后的具体应用从供应商管理、数据的统计分析以及采办管理三个方面进行了阐述。

关键词：采办；信息化；实施方法

一、引言

在传统的采办过程中，采办人员的首要目的是在符合相关采办程序文件的前提下尽量保证公司的顺利运转，因此传统的采办过程如下：（1）相关使用部门根据生产需要，提出物料需求；（2）物料计划员在考虑原物料库存后制定出物料采办计划或书面请购单，经领导审批后转发至采办部门作为采办业务依据；（3）采办人员收到领导批复后的物料采办计划或请购单后，根据相关采办流程选择公开招标、邀请招标或者其它采办方式；（4）经过漫长的标书制作、招标、投标、开标、评标等流程后，如果有合适的供应商，便制定合同，开始执行；如果没有合适的供应商，再重新进行一遍上述流程，直到选定合适的供应商为止；（5）供应商生产完毕后发货。如果是国内供应商便进行验收入库、付款等流程；如果是国际供应商还得进行国际运输、清关等手续后再进行验收入库等流程。

二、传统采办的弊端

传统采办过程在控制上是严密的，但由于分工过细，导致管理信息沟通上的困难。一个传统物料采办过程要跨越使用部门、采办部、财务部、库房等部门以及外部货运公司、清关公司、供应商等。在此过程中，信息为单线式沟通链，采办人员只起到了在中间传递信息的作用。信息传递准确性取决于每个环节负责人对信息的理解程度，一旦沟通不能一致化，最终结果就是信息严重失真。且由于采办周期过长，采办计划又不稳定，为了维持现场生产正常运转、不致因为缺少物料而停工，便会不断的加大库存，而现场损坏的备件未必是我们事先预想的，极易形成库存积压和缺货停工的两难状态。

同时，由于物料采办是跨部门和组织的过程，每一步都需要手工记录和发送，这首先导致采办人员必须花费大量的工作时间与精力做文本处理工作，极大地影响了采办人员的工作效率，转移了其工作重点，造成公司资源的大量浪费。其次，重复劳动，信息利用率低，且采办合同、收料信息、发料信息等不能实现共享，造成各个环节都需要重新完成各种业务文档处理。再次，采办业务实施全面动态监控较难。采办的整个过程人为因素较多，并且难以排除，导致不必要的资源流失。最后，缺乏合理的供应商评估系统，对供应商的服务、交货、价格、质量等信息无法充分利用，缺乏对主要供应商的管理能力。

三、采办流程的信息化

鉴于传统采办过程所存在的种种弊端，需要对采办流程进行信息化改造。采办流程的信息化改造可以从物资需求信息化、招投标过程信息化、合同签署及执行过程信息化、库房管理及财务支付信息化四个方面进行。

（一）物资需求信息化

物料员在得知物料需求后，查看库存状态，如果库房中有相应物资，则根据物资需求时间申请物资出库；如果没有相应物资，则在公司办公系统上填写物资请购单，报部门经理审批后转财务预算管理人员。如果为预算内需求，通过审批报总经理部，总经理审核通过后完成物资需求审批；如果为预算外需求，财务预算管理员注明为预算外需求后返回使用部门经理，使用部门经理加入添加相关说明后报总经理部决定。报批流程见图1。

图1 采办需求审批流程

物资需求信息化旨在完成内部请购单的提交、审阅与批准，以电子化的请购单代替传统采购过程中使用的各类单据，可以减少信息传递的中间环节，加快了信息流通的速度。

    （二）招投标过程信息化

建立一套从网上公告、开标、评标到文件归档以及会议室多媒体展示的电子招标平台，使信息流管理达到安全、规范、高效和先进的目的，是招投标过程信息化建设的关键之所在。目前国内已经有专门的电子招标网上平台供企业使用。如果企业不想使用公用的电子招标网上平台，也可以自己搭建电子招标平台。

物资需求在内部办公系统中总经理部审批后转到采办部，采办部根据预算金额、按照相关采办程序文件的规定决定采购方式（也可以将相关标准嵌入内部办公系统，由系统直接确认采购方式）。如果选用招标的方式，使用部门会同法律部门制作招标书，如果需要采办部或者QHSE等其它部门配合，相关部门应予以支持，对于大型的招标，也可以成立专门的委员会制作招标书或者委托第三方机构代为制作。

在制作招标书的中后期，采购部或者招标委员会（针对大型的招标，下同）与合作的媒体或网站联系，刊登招标公告，进行采办信息的发布。招标公告中应注明电子招标平台的网址，强调所有的招标过程均在此电子招标平台上完成，要求有意愿投标的供应商在指定时间前到相关平台注册，否则无法完成接下来的投标事宜。供应商按照相关规定在电子招标平台上注册后，可以索取或者购买招标书。采购部或者招标委员会将相关招标书通过电子招标平台发给已经索取或者购买的供应商或者提供相关密码及对应网址由供应商自行下载。

投标人提交投标文件也是在指定时间前将其投标文件以加密的方式上传至指定的电子招标平台。在开标日时，由所有投标人代表同时在线操作将投标文件进行解密，并在线参与接下来的唱标等环节。开标后，将电子投标文件发送给总经理部或者招标委员会指定的评标委员会成员在线评标，评标意见直接在电子招标平台上填写提交，评标结果在电子招标平台上公布。

整个招投标过程全部在电子招标平台上完成。因此电子招标平台的选取或建设维护至关重要。

（三）合同签署及执行过程信息化

授标工作完成后，采购部或者招标委员制作合同，制作合同的过程中将供应商信息（名称、银行信息等）、货物信息（清单、数量、单价等）由内部办公系统自动提取并与财务、库房管理等部门共享。合同文本在内部办公系统会签后，发送给供应商签署。合同签署完成后，进入合同执行阶段。

催交催运是合同执行中采购方的主要工作。对于签署长期框架协议或者建立战略关系的供应商，在条件允许的情况下，与他们建立起网络连接，甚至是库房信息的共享。一旦实现，则系统将自动生成供应商计划表或采办定单，并由网络发至供应商，供应商确认后，可实时监控定单的完成情况。同时，这些信息将被传输到财务信息系统及供应商的仓储系统和财务信息系统，以便完成后续财会和库存工作。这样一个信息化系统将节省大量的人工，避免人为出错，减少采办提前期，降低仓库量，改善材料质量和运送可靠性，最小化交易成本，提高公司对顾客服务水平。

对于非上述情况的供应商，供应商联络人与采办部联络人用合同约定的方式（目前最常见的是周报、双周报或者电子邮件等）进行沟通，供应商将货物的生产、准备情况随时共享，采购方可以随时查看备货状态，根据合同中规定的进度表及时间点进行催交催运。一旦发现供应商的进度与合同不符，采购方便可进行督促，要求供应商整改，使供应商的整个备货过程可查、可控。可以较大程度的避免由于供应商不按期交货对采购方造成的损失。

供应商如期将物资交付给承运人后，承运人将订船（航班）信息、船期（航班时间）、集装箱信息等传输给采办部门，采办部门便可根据上述信息跟踪货轮、飞机甚至某个集装箱的运动状态，从而了解货物的方位及到港时间。目前，这些信息可以随时通过互联网获得，仅需要承运人告知准确的信息并将互联网信息纳入公司的采办信息化管理系统即可。

（四）库房管理及财务支付信息化

货物到达库房后，库房管理人员可以在内部办公系统内调取物资需求清单及合同中规定的物资清单（除非有错误发生，否则这两个清单应严格一致），与供应商的发货清单、货物一一对应，并会同物料使用部门一起完成物料的初步验收工作及物料入库工作。如果货物数量不符或者质量不符合合同规定的要求，应转采办人员协调供应商进行解决，问题解决前，相关批次货物无法进入支付环节或者无法正常释放相对应的质量保函（保证金）。

使用部门需要领取物料时，需在内部办公系统中进行领料申请，审批过程为物料员发起，使用部门经理、采办部经理审批，对于部分重点物资，需要总经理部的审批方可领取。审批通过后，物料人员去库房领取物资，库房管理人员同时做好出库记录。

相关人员可以在内部办公系统上随时查阅库存状态、出入库情况。

在上述采办信息化过程中，在采办合同生成过程中，供应商信息、物料信息等已经提取并与财务部门共享，且在仓库收货确认作业中又对上述信息进行了核准，帐务处理作业中将支付单据中展示的相关信息与上述信息进行相配检验。只有通过信息系统的进帐发票才能进入财务处的应付款系统，之后再进行帐龄匹配，到了付款日期的发票由财务人员进行支付作业。

四、采办数据信息化

采办过程信息化后，期间产生的全部数据也随之信息化。不但大幅度的缩减了工作人员的工作量、提高了工作效率，信息化后的数据也可以及其方便的进行共享、传送、汇总、分析和利用。

（一）供应商管理方面的应用

供应商管理是采办的重要一面，良好的供应商管理可以和供应商保持共同发展的良好势态，达到双赢的目的。在上述采办过程信息化完成后，提取与供应商相关的信息并对同类型产品或服务的供应商情况进行对比、评价和打分，形成供应商管理数据库。总体上讲，目前的整个采办信息化管理能够不断地、持续地进行供应商评估筛选工作，对现有供应商的供货业绩进行记录、监督，以便于采办人员从中剔除无法满足公司要求的供应商，并将业务集中到优秀的供应商处，以建立起长远的、共同发展的战略伙伴关系。

利用网络将各战略供应商连接起来，使其成为整个生产体系的一部分，以便供应商能及时得到供应和生产需求信息，加强长期合作。如此不仅可以减少供应商数量、降低成本，也有利于获得长久的竞争能力。

（二）采办信息统计及分析

采办完成后，提取采办时间、合同号、所购物品的品名、型号、价格、供应商、售后服务情况等采办信息，汇入采办信息数据库。采办人员在需要时可以随时进行查询,方便快捷地查询相关物资的最低价格、最优质供应商等。这不仅是对采办制度的一种评估方法, 也可以配合检查预算的执行情况。另外，将采办的各项效益评价指标如节约指标、费用指标、赢余指标等加以量化，通过系统对采办记录等电脑资料进行整理和比较, 方便、快捷地进行采办效益的计算和评价，对于科学地评价采办工作、制定正确的决策、促进采办向纵深发展等具有重要的意义。

（三）采办管理方面的应用

上述采办每个过程的信息化，必须在采办内部管理信息化的基础上进行，如果仅仅进行具体操作的信息化，而管理方式不变，无异于将所有的汽车备件进行更新而保留古老的发动机。上述采办过程信息化后，整个采办的状态在采办信息化管理平台上一览无余，所有的数据、信息可以随时被调用、整理、汇总，从而产生各种图表。使用部门随时可以查看所需物资的库存情况以及新采购物资所处的采购状态，减少了公司内部部门之间相互沟通造成的时间成本；管理层除了随时可以调看所有的采办状态、了解整个物资的整体情况外，还可以在各种数据分析的基础上作出各种决策并制定之后的工作计划。

参考文献：

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